Puantaj kayıtları doldurulurken dikkat edilmesi gerekenler

Puantaj cetveli üzerinde yapılacak herhangi bir yanlışlık, çalışanların maaş hesaplamalarında karışıklığa neden olmasının yanı sıra işveren ve çalışan arasında haksızlıklara yol açar. Bu nedenle sağlıklı bir puantaj takibi oluşturmak için puantaj kayıtlarının doğru ve dikkatli tutulması büyük önem taşır.

Puantaj kayıtları nedir

Peki puantaj kayıtları nedir? Puantaj kayıtları, bir çalışanın iş yerindeki çalışma sürelerini, varsa izinlerini ve eksik günlerini belirten resmi dokümanlardır. Bu kayıtlar personel yönetimi ve bordro adımındaki maaş hesaplamaları için gereklidir.

Puantaj kayıtlarının önemi

Puantaj kayıtları, çalışanların ne kadar süreyle iş başında olduklarının, fazla ve eksik mesailerinin, mola zamanlarının ve izinlerinin tek bir tablo üzerinde görselleştirilmesidir. Raporlu gün sayıları, fazla mesai saatleri, yıllık izinler, idari ve özel izinler, iş giriş çıkış saatleri gibi detayları içeren puantaj kayıtları, toplam çalışma süresinin doğru hesaplanmasını sağlar. Böylece, işverenler hem personel performansını ve verimliliği değerlendirebilir hem de maaş hesaplamalarını eksiksiz bir şekilde yapabilir.

Puantaj kayıtları neden tutulur

Puantaj kayıtları çalışanların günlük çalışma sürelerini takip etmek ve mesai sürelerinin doğru bir şekilde hesaplanmasını sağlamak amacıyla tutulur. Bir işletmenin hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmesine yardımcı olur hem de çalışan performansını izlemesine olanak tanır. Maaş hesaplamalarında finansal doğruluk sağlamasının yanı sıra SGK tarafı için zorunlu kayıtlardır.

Puantaj kayıtları nasıl tutulur

Puantaj kayıtları nasıl tutulur sorusunun genellikle tercih edilen iki yöntemi vardır. Kayıtlar elektronik sistemler veya manuel cetvel ve tablolar aracılığıyla tutulur. Bu süreçte, her çalışanın günlük çalışma saatleri, izinleri ve eksik günleri ayrıntılı bir şekilde kaydedilir. Puantaj kayıtları, puantör tarafından tutulur ve takip edilir. Peki puantör nedir? Öğrenmek için yazımıza tıklayın.

Peki puantaj kaydı tutmak zorunlu mudur?

Puantaj usulüne tabi bir çalışan için işveren her ayın sonunda puantaj kaydı tutar ve işçi, çalıştığı günlerin ücretini alır. Bu süreçte, işveren ayrıca çalışanın sigortasını da SGK'ya, çalışılan günleri bildirmek zorundadır. İşverenlerin, SGK'ya aylık olarak, çalışma süresi 30 günden az olan işçiler için eksik gün bildirimi yapmaları gerekmektedir.

💡 Puantaj usulü ile çalışanlar için, SGK puantaj kayıtları "07- Puantaj Kayıtları" koduyla yapılır.

2013 yılında Resmî Gazetede yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği değişikliği ile (102'nci maddenin on ikinci fıkrasının (d) bendi) aylık prim ve hizmet belgelerinde "07-Puantaj Kayıtları" seçilen sigortalılar için SGK'ya verilmesi gereken puantaj kayıtlarında, işverenin imzasının yanı sıra sigortalının imzasının da bulunması zorunlu hale getirilmiştir.

Bu nedenle, "07-Puantaj Kayıtları" olarak kodlama yapıldığında, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 10 nolu ekinde yer alan "Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu" ile birlikte sunulan puantaj kayıtlarında sigortalının imzasının olması gerekmektedir.

💡 Puantaj kayıt örneği için ilgili yazımıza göz atın.

Puantaj eksik gün bildirimi

Puantaj eksik gün bildirimi, bir çalışanın belirli bir zaman dilimi içindeki çalışma süresinin yanlış veya eksik bir şekilde bildirildiğini ifade eder. Eksik gün nedeni puantaj kayıtları üzerinde gösterilmelidir. Yasal olarak belirtilmesi zorunlu bu durum için çeşitli eksik gün kodları ve nedenleri bulunur.

“Ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin;

a) Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç, Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya iş yeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor,
b) Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
c) Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge,
ç) Gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler,
d) Kısmi süreli çalışmalara ait sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan yazılı iş sözleşmesi,
e) Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,
f) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle iş yerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmi makamlardan alınan yazı örneği,
g) İşe devamsızlığa ilişkin belgeler,
ğ) İş sözleşmesinin fesih edildiği tarihte çalışılmadığına dair belge,
h) Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmi makamlardan alınan belge,
ı) 5434 sayılı Kanunun mülga ek 76 ve mülga geçici 192 nci maddelerine tabi olunduğunu gösterir belge,
i) Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmi makamlardan alınan belge,
j) İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler, eksik çalışmaya ilişkin belgelerdendir.

Eksik gün bildirim nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesinde/muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde belirtilmesi yeterlidir. Eksik çalışmaya ilişkin belgeler ilgili ayda düzenlenir ancak Kuruma verilmez. Söz konusu belgeler, Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasında öngörülen süreyle işverence saklanır. Eksik çalışmaya ilişkin bilgi ve belgelerin Kurumca istenilmesi halinde, onbeş günlük süre içinde ibraz edilmesi zorunludur. İlgili bilgi ve belgelerin Kurumca yapılan tebligata rağmen onbeş gün içinde ibraz edilmemesi veya verilen bilgi ve belgelerin yukarıda belirtilen usul ve esaslara uygun düzenlenmemiş olması halinde Kurumca geçersiz sayılarak, Kanunun 86 ncı maddesinin beşinci fıkrasına göre işlem yapılır.”

💡 Puantaj eksik gün bildirimi ile ilgili detaylar için blog yazısına göz atın.

Puantaj kayıtlarının türleri

Puantaj kayıtlarının türleri: Günlük, haftalık veya aylık gibi farklı zaman dilimlerinde tutulan kayıtlar, işletmeye ve sektöre bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Çalışan sayısının fazla olduğu şirketlerde özellikle manuel yollarla puantaj takibi yapmak, insan kaynakları çalışanları için ciddi bir iş yükünü beraberinde getirir. Hataların, haksızlıkların ve anlaşmazlıkların önüne geçmek için, puantaj kayıtlarını doldururken bazı detaylara dikkat etmelisiniz. 

Puantaj kayıtlarını düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler

• Puantaj tablosunun amacı, çalışanların iş yerinde geçirdikleri zamanın gün ve saat bazında hesaplanmasını sağlamak. Bu nedenle şirket yasalar tarafından belirlenen günlük çalışma saati(7.5 saat) puantaj cetveline eklenmelidir.
• Sektör, çalışan sayısı ve şirket politikaları farklılık gösterse de puantaj tablosunda mutlaka mesai günleri, saatleri, devamsızlık günleri, fazla mesailer, resmi tatiller, hafta sonu tatilleri, izinler, raporlu günler ve geç kalınan saatler yer almalıdır.
• Puantaj cetvelinde her bir çalışan için düzenlenen satırlar yer alır. Puantaj kayıtlarını doldururken bu satırlarda, çalışanların adı, soyadı, departmanı ve unvanı gibi bilgilerinin eklenmesi gerekmektedir. Ayın her gününün kutucukla gösterildiği bu tabloda, çalışanlara ait mesai detaylarını eksiksiz olarak işaretlemelisiniz.
• Aynı zamanda tatillerin ve izinlerin de yer aldığı bu tablo içerisinde hafta tatillerinin bulunduğu günlerin de yer aldığı kutucuklar eklenmelidir.  Normal mesai saatlerinin yanı sıra, çalışma süresini etkileyecek herhangi bir faktörü de puantaj kayıtlarınıza dahil etmelisiniz.
• Herhangi bir yöntemle oluşturulan puantaj kayıtlarını size uygun formatta doğru bir şekilde raporlayabildiğinizden emin olmalısınız.
• Ay sonunda çalışanlara ait satırların sonunda yer alan toplam bilgiler ışığında maaş bordrolarınızı hazırlamaya başlayabilir, personelin çalıştığı süreye denk gelecek ücretlerini kolayca ödeyebilirsiniz.

Kolay İK ile puantajdan bordroya tek ekrandan hesaplama

Kolay İK’nın puantaj ve PDKS entegrasyonu ile tüm verileri tek noktadan yönetin; otomatik aktarılan bilgilerle manuel giriş yükünü tamamen ortadan kaldırın. Tıklayın, bordronun en kolay yolunu keşfedin.