Bu şablonda neler var?
- 4 sayfalı yapı: Aday Havuzu (CRM) + Pozisyon Takip (açık pozisyonlar) + Dashboard (KPI'lar) + Kılavuz
- Aday Havuzu sayfası — 6 anlık KPI üst panel: Toplam Aday, İşe Alınan, Aktif Süreçte, Reddedilen, Teklif Aşaması, Dönüşüm Oranı (%)
- Aday Havuzu — 13 sütun: Aday ID (AY-001 formatında), Ad Soyad, Hedef Pozisyon, Departman, Başvuru Kaynağı (LinkedIn/Kariyer.net/Referans/Indeed/Staj Dönüşümü/GitHub Jobs/Diğer), Başvuru Tarihi, Süreç Durumu, Son Görüşme, Değerlendirici, Puan (1-5), Teklif Tutarı, Notlar, Sonuç
- 11 süreç durumu: Başvurdu → Ön Eleme → Tel. Görüşme → 1. Mülakat → 2. Mülakat → Teknik Test → Teklif Aşaması → Teklif Gönderildi → İşe Alındı / Reddedildi / Geri Çekildi / Bekleniyor
- Pozisyon Takip sayfası — 6 KPI: Açık Pozisyon, Aktif Aday, Kritik Pozisyon, Ort. Dolum Süresi (gün), Teklif Aşamasında, Dolduruldu
- Pozisyon Takip — 13 sütun: Poz. ID, Pozisyon Adı, Departman, Sorumlu/Hiring Manager, Açılış Tarihi, Hedef Tarih, Bütçe (Brüt ₺), Başvuru Sayısı, Aktif Aday, Dolum Süresi (Gün), Durum (Aktif/Teklif Aşaması/Dolduruldu), Öncelik (Normal/Kritik), Notlar
- Dashboard sayfası — 3 görsel bölüm: Pipeline Hunisi (Toplam Başvuru → Ön Eleme → Mülakat → Teklif → İşe Alındı), Başvuru Kaynağı Dağılımı (7 kanal + yüzde), Departman Bazlı Açık Pozisyon (7 departman)
- Otomatik formüller: COUNTA (toplam), COUNTIF (durum bazlı), wildcard COUNTIF ("Mülakat*", "Teklif*"), SUMIF (koşullu toplam), IFERROR + AVERAGE (ortalama dolum süresi), yüzde hesaplama
- Kılavuz sayfası — 11 süreç durumu açıklaması, 4 adımlı nasıl kullanılır, 3 pratik ipucu
- Önceden doldurulmuş 10 örnek aday + 8 örnek pozisyon (test/öğrenme amaçlı)
İşe alım süreci takip tablosu nedir?
Bir şirket büyüdükçe işe alım süreci de karmaşıklaşır: aynı anda 3 açık pozisyon, her pozisyon için 5-10 aday, her aday için farklı mülakat aşamaları, farklı değerlendiricilerden gelen geri bildirimler... Bu kaos manuel bir Excel ile bile çoğunlukla yönetilebilir — yeter ki doğru yapılandırılmış bir dosya olsun. Aksi takdirde adaylar arada kaybolur, sözler tutulmaz, geri dönüşler aksar; aday memnuniyeti düşer ve şirketin işveren markası zarar görür. Gelin yakından bakalım. İşe alım süreci takip tablosu (pratikte ATS Excel şablonu veya aday takip tablosu olarak da adlandırılır), başvurudan işe alıma kadar tüm sürecin tek bir Excel dosyasında yönetilmesini sağlayan profesyonel aday CRM aracıdır.
Bu sayfa Excel sürümünü anlatır — manuel veya yarı-otomatik kullanım için optimize edilmiş. Daha büyük ölçekli ihtiyaçlar için Kolay İK İşe Alım ve Aday Takip Sistemi bulut tabanlı bir ATS yazılımı sunar; iş ilanı yayınlama, otomatik aday toplama, çoklu kullanıcı erişimi gibi yetenekler sağlar. ATS kavramının kapsamlı tanımı ve faydaları için ATS aday takip sistemi nedir, ne işe yarar blog içeriğine başvurabilirsiniz. Süreç içinde aday değerlendirme için Mülakat Değerlendirme Scorecard (Excel), seçilen aday için referans kontrol formu ve işe alım sonrası onboarding checklist ile birlikte kullanılır.
Excel iskeleti: 4 sayfa neyi takip eder?
Tablonun gücü dört birbirini besleyen sayfadan gelir:
1. Aday Havuzu — Tüm adayların tek listede toplandığı CRM görünümü. Her başvuru bu sayfaya bir satır olarak eklenir; aday ID (AY-001 formatında otomatik artan), kimlik bilgisi, hedef pozisyon, başvuru kaynağı, mevcut süreç durumu ve değerlendirme puanı bu sayfada saklanır. Tablonun veri merkezi.
2. Pozisyon Takip — Açık pozisyonların ayrıca takip edildiği sayfa. Hiring manager kim, ne zaman açıldı, hedef dolum tarihi ne, bütçe ne, kaç aday başvurdu, kaçı aktif, dolum süresi ne kadardı — bu sayfada görülür. Yönetim raporlaması için temel.
3. Dashboard — Diğer iki sayfadan otomatik beslenen anlık özet. Pipeline hunisi, başvuru kaynağı dağılımı ve departman bazlı pozisyon dağılımı bu sayfada görsel olarak özetlenir. Yönetici/üst yönetim sunumları için ideal.
4. Kılavuz — Yeni mülakatçı veya İK görevlilerine süreç durumlarını ve tablonun nasıl kullanılacağını anlatan referans sayfa. Onboarding sırasında okutulabilir.
Bu yapı modüler kullanım sağlar. Tek pozisyonluk küçük süreçlerde sadece Aday Havuzu yeterli olabilir; çoklu pozisyon yönetiminde Pozisyon Takip kritik; aylık/çeyreklik raporlamada Dashboard hayat kurtarır.
Otomatik formüller: Dashboard nasıl beslenir?
Dashboard'un gücü çapraz sayfa formüllerinden gelir. Aday Havuzu sayfasındaki her güncelleme Dashboard'da anında yansır. En kritik 5 formül:
Toplam başvuru sayısı:
=COUNTA('📋 Aday Havuzu'!B9:B108)
B sütunundaki (Ad Soyad) boş olmayan hücreleri sayar; toplam aday kaydını verir.
Durum bazlı sayım (wildcard):
=COUNTIF('📋 Aday Havuzu'!G9:G108,"Mülakat*")
G sütunundaki "Mülakat" ile başlayan tüm değerleri sayar — yıldız işareti hem "1. Mülakat" hem "2. Mülakat" hem "Mülakat Bekliyor" gibi varyantları yakalar.
Yüzdesel dönüşüm oranı:
=IFERROR(COUNTIF('📋 Aday Havuzu'!G9:G108,"İşe Alındı")/COUNTA('📋 Aday Havuzu'!B9:B108),0)
İşe alınan/toplam aday oranı; IFERROR boş tablo durumunda 0 döndürür, #DIV/0! hatasını engeller.
Koşullu toplam (aktif aday):
=SUMIF('🏢 Pozisyon Takip'!K9:K28,"Aktif",'🏢 Pozisyon Takip'!H9:H28)
Durumu "Aktif" olan pozisyonların başvuru sayılarını toplar.
Ortalama dolum süresi:
=IFERROR(AVERAGE('🏢 Pozisyon Takip'!J9:J28),0)
Tüm pozisyonların ortalama dolum süresini (gün) hesaplar — time-to-fill metriği.
Bu formüller arasındaki bağımlılık önemlidir: Aday Havuzu'na yeni bir aday eklendiğinde Dashboard otomatik güncellenir; manuel müdahale gerekmez. Ancak sütun yapısı korunmalı; sütun eklenirse veya silinirse formüller bozulabilir.
Pipeline hunisi: 5 aşamada dönüşüm
İşe alım süreci doğası gereği huni şeklindedir — başlangıçta çok başvuru, sonunda tek bir işe alım. Excel'in Dashboard sayfası bu huniyi otomatik gösterir:
- Toplam Başvuru — Tüm aday kayıtları
- Ön Eleme — Ön Eleme + Tel. Görüşme aşamasındakiler
- Mülakat — 1. Mülakat + 2. Mülakat + Teknik Test aşamasındakiler
- Teklif — Teklif Aşaması + Teklif Gönderildi + İşe Alındı
- İşe Alındı — Sadece kabul edilen ve süreci tamamlayanlar
Dönüşüm oranları her aşama arasında hesaplanabilir:
- Başvuru → Ön Eleme: Tipik %30-50 (CV elemesi)
- Ön Eleme → Mülakat: Tipik %50-70 (telefon görüşmesi sonrası)
- Mülakat → Teklif: Tipik %20-40 (en seçici aşama)
- Teklif → İşe Alım: Tipik %70-90 (counter offer kayıpları çıkar)
Genel olarak 100 başvurudan 1-3 işe alım çıkması beklenir; bu oran sektöre, pozisyona ve şirket markasına göre değişir. Pipeline'daki darboğazları tespit etmek için her aşamadaki dönüşüm oranı izlenmelidir; örneğin Mülakat → Teklif oranı %10'da kalıyorsa, mülakat süreçleri çok seçici olabilir veya pozisyon gereksinimleri gerçekçi değil.
Başvuru kaynağı analizi: Hangi kanal verimli?
Dashboard'un en pratik özelliği başvuru kaynağı dağılımıdır. 7 farklı kanal otomatik sayılır:
- LinkedIn — Uzman pozisyonlar için en güçlü kanal
- Kariyer.net — Türkiye'de en yaygın iş ilanı sitesi
- Referans — Mevcut çalışan tavsiyesi (genelde en yüksek kaliteli)
- Indeed — Uluslararası iş ilanı agregatörü
- Staj Dönüşümü — Eski stajyerlerin tam zamanlı işe geçişi
- GitHub Jobs — Teknoloji ve geliştirici pozisyonları için
- Diğer — Şirket web sitesi, Behance, baro referansı vb.
Kritik analiz: yalnızca aday sayısı değil, işe alım dönüşüm oranı kaynağa göre değişir. Örneğin LinkedIn'den 50 başvuru gelip 1 işe alım çıkıyorsa (%2), Referans'tan 5 başvuru gelip 3 işe alım çıkıyorsa (%60), Referans kanalı çok daha verimlidir. Excel'de bu hesap manuel yapılır — Aday Havuzu'nda kaynak bazlı filtreleme + işe alındı sayımı.
Bu analiz bütçe kararlarını etkiler: yüksek dönüşüm oranlı kanallara daha çok yatırım (premium LinkedIn üyeliği, referans bonusları), düşük dönüşümlü kanallara daha az (Kariyer.net premium ilanları). Aylık veya çeyreklik kaynak analizi raporlaması işe alım stratejisini optimize eder.
Time-to-fill: Pozisyon dolum süresi kritik metrik
Pozisyon Takip sayfasındaki Dolum Süresi (Gün) sütunu önemli bir İK KPI'sıdır — uluslararası terim time-to-fill. Bu metrik açılış tarihinden işe başlama tarihine kadar geçen gün sayısını ölçer.
Sektörel benchmark'lar (genel):
- Düşük seviye pozisyonlar (operasyonel, satış temsilcisi): 15-30 gün
- Orta seviye pozisyonlar (uzman, takım lideri): 30-60 gün
- Üst seviye pozisyonlar (müdür, direktör): 60-120 gün
- C-suite ve özel uzmanlık: 120-365 gün
Bu rakamlar Türkiye ortalamalarıdır; özellikle teknik pozisyonlarda süre uzayabilir. Time-to-fill'in kısa olması her zaman iyi değildir — çok hızlı doldurulan pozisyonlar genelde yanlış adayla doldurulmuş olabilir (acelecilik). Çok uzun olan pozisyonlar da sorun gösterir — pozisyon gereksinimleri gerçekçi değil veya pazar yetenek arzı yetersiz.
Aşırı uzun time-to-fill durumları için kontrol listesi:
- Pozisyon gereksinimleri gerçekçi mi? (örneğin 5+ yıl deneyim + 3 sertifika + 4 dil bilgisi gibi imkansız profiller)
- Bütçe pazar koşullarına uygun mu? (düşük teklif tutarı uzun süreyi açıklar)
- İş ilanı doğru kanallarda yayınlanıyor mu? (yanlış sektör platformu)
- Hiring manager hızlı geri bildirim veriyor mu? (yöneticinin yavaşlığı süreci uzatır)
- Marka itibarı yeterli mi? (adaylar şirketi tanımıyorsa başvuru azalır)
Manuel Excel takibi vs ATS yazılımı
Excel takip tablosu belirli bir aşamaya kadar çok etkili; ancak şirket büyüdükçe sınırları belirgin olur. Hangi noktada Excel'den ATS yazılımına geçilmeli?
Pratik karar kriteri: aylık 150+ aday başvurusu alıyorsanız ve birden fazla mülakatçı süreç içinde aktifse, Excel sınırlarını zorlamış olursunuz. Bu noktada Kolay İK İşe Alım ve Aday Takip Sistemi gibi bir bulut tabanlı ATS sistemi düşünülmelidir. Geçiş kademeli yapılabilir — Excel verisini ATS'ye aktarmak ve süreçle paralel kullanmak yaygın bir yöntemdir.
Excel'de kalmanın akıllıca olduğu durumlar: 0-150 aday/ay, tek lokasyon, 1-2 İK görevlisi, esnek süreçler, düşük bütçe. ATS'ye geçişin akıllıca olduğu durumlar: 200+ aday/ay, çoklu lokasyon/uzaktan, 3+ İK görevlisi + çok hiring manager, standartlaşmış süreçler, yetenek havuzu oluşturma ihtiyacı.
Veri girişi adımları: Excel'i etkili kullanmak
Excel'in pratik kullanımı 6 adımdan oluşur:
Adım 1: Pozisyon Takip sayfasını doldur — Yeni bir pozisyon açıldığında önce Pozisyon Takip sayfasına eklenir. Poz. ID (PZ-001), pozisyon adı, departman, hiring manager (sorumlu yönetici), açılış tarihi, hedef dolum tarihi, bütçe, öncelik (Normal/Kritik). Bu iş ilanı yayınlamadan önce yapılır.
Adım 2: Aday Havuzu'na her başvuruyu ekle — İş ilanı yayınlandıktan sonra gelen her başvuru Aday Havuzu sayfasına bir satır olarak eklenir. Aday ID (AY-XXX otomatik artan), ad-soyad, hedef pozisyon (Pozisyon Takip'teki ile aynı), departman, başvuru kaynağı seçimi, başvuru tarihi, ilk durum (genellikle "Başvurdu").
Adım 3: Süreç durumu güncelle — Her aday için mülakat aşaması ilerledikçe Süreç Durumu sütunu güncellenir. Bu adım disipline gerektirir; her görüşme sonrası 2 dakikada güncellenmeli, aksi halde gerçek durum bilinmez ve adaylar arada kaybolur.
Adım 4: Değerlendirme bilgilerini ekle — Mülakat sonrası Değerlendirici (kim mülakat yaptı), Puan (1-5), Notlar sütunları doldurulur. Mülakat Scorecard (Excel) sayfasındaki detaylı değerlendirme buraya özetlenir.
Adım 5: Aday ID ile çapraz referans — Aday ID Aday Havuzu ile Mülakat Scorecard arasında köprü görevi görür. Aday Havuzu'ndaki AY-001 Aday ID'si Scorecard sayfasındaki "Aday ID" alanına da yazılır; böylece detaylı değerlendirme ile özet kayıt birbirine bağlanır.
Adım 6: Dashboard'u haftalık kontrol et — Dashboard sayfası otomatik beslenir ama düzenli gözden geçirme gerekir. Haftalık 15 dakikalık bir gözden geçirmede pipeline darboğazları, gecikmeli pozisyonlar ve kaynak dağılımı analiz edilir; düzeltici aksiyonlar planlanır.
Excel takibinde sık yapılan hatalar
Yapılandırılmamış Excel kullanımı süreç disiplini yerine süreç kaosu yaratır. 5 tipik hata:
- Sürüm karmaşası: Birden fazla İK görevlisinin aynı dosyayı farklı bilgisayarlardan güncellemesi sürüm kaybı yaratır. Çözüm: Google Sheets'e taşımak (gerçek zamanlı çoklu kullanıcı) veya bulut depolama (OneDrive/Drive) üzerinden tek nüsha yönetmek.
- Süreç durumu güncellemeyi atlamak: Mülakat yapıldı, geri bildirim alındı, ama Excel'de durum hâlâ "1. Mülakat" yazıyor. Bir hafta sonra aday "süreciniz ne durumda?" diye sorduğunda yanıt veremezsiniz. Disiplin: her görüşme sonrası 2 dk güncelleme.
- Adayları silmek: Reddedilen veya geri çekilen adayları silmek tarihsel veriyi kaybeder. Durum güncellemesi yapın (Reddedildi / Geri Çekildi) ama satırı silmeyin; ileride aynı aday başka pozisyona başvurabilir.
- Kaynak takibini boş bırakmak: Başvuru Kaynağı sütunu boş bırakıldığında Dashboard'daki kaynak analizi anlamsız olur. Disiplin: her aday için kaynak girişi zorunludur.
- KVKK saklama süresini takip etmemek: İşe alınmayan adayların kayıtları en fazla 2 yıl saklanır (KVKK m.13); süre dolduğunda silinmelidir. Excel manuel takipte bu süre kolayca atlanır; takvim hatırlatması koymak gerekir.
İşe alım süreçlerini ölçeklendirin
Manuel Excel takibi 0-150 aday/ay aralığında çalışır; üstünde tablo karmaşık hale gelir, sürüm karışıklığı artar, raporlama gecikir. Kolay İK İşe Alım ve Aday Takip Sistemi ile ilan oluşturmadan teklif gönderimine kadar tüm süreçlerinizi baştan sona tek platformda yönetin.
Sıkça sorulan sorular
İşe alım süreci takip tablosu hakkında en çok merak edilen soruları sizler için bir araya getirdik.
Excel formülleri bozulursa nasıl onarılır?
Dashboard'daki çapraz sayfa formülleri yanlış değer veriyorsa üç tipik sorun olabilir. Birinci sorun: sütun eklendi veya silindi. Aday Havuzu sayfasındaki sütun yapısı değiştirildiğinde Dashboard formülleri yanlış sütuna bakmaya başlar. Çözüm: değişikliği geri al veya formülü manuel güncelle (örneğin sütun G'yi sütun H'ye taşıdıysanız formülde G9:G108 → H9:H108 yap). İkinci sorun: sayfa adı değişti. '📋 Aday Havuzu' adlı sayfa "Aday Havuzu" olarak değiştirilirse formüller hata verir; emoji ile birlikte tam ad korunmalıdır. Üçüncü sorun: satır aralığı yetersiz. Formüller 9-108 arası (100 satır) tasarlanmıştır; 100'den fazla aday eklenirse son adaylar formüllere dahil edilmez. Çözüm: formüldeki 108'i 1008 gibi daha büyük bir sayıya değiştirmek (örneğin B9:B1008). Genel öneri: Excel'i kullanmadan önce yedek kopya alın; formüller bozulursa orijinal şablona dönmek hızlıdır. İlerleyen dönemde Excel sınırlarını zorluyorsanız ATS yazılımına geçiş düşünülmelidir.
Birden fazla kişi aynı dosyaya nasıl erişebilir?
Excel'in temel sınırlılıklarından biri eş zamanlı çoklu kullanıcı erişimi zorluğudur. Pratik çözüm yolları şunlardır. Çözüm 1: Google Sheets'e taşıma — Excel dosyasını Google Sheets'e dönüştürün ("Dosya → Google E-Tablolar olarak farklı kaydet" veya doğrudan Sheets'e içe aktarma). Google Sheets gerçek zamanlı çoklu kullanıcı erişimi destekler; her kullanıcının değişiklikleri canlı görünür. Formüllerin çoğu (COUNTIF, SUMIF, IFERROR, AVERAGE) Google Sheets'te aynı çalışır. Çözüm 2: Microsoft 365 / OneDrive paylaşımı — Excel dosyasını OneDrive'a yükleyin ve paylaşım linki ile takım üyeleriyle paylaşın. "Birlikte yazma" özelliği ile çoklu kullanıcı eş zamanlı düzenleme yapabilir. Çözüm 3: Excel Online — Web tabanlı Excel arayüzünden çoklu kullanıcı erişimi mümkündür; masaüstü Excel kadar zengin değildir ama temel kullanım için yeterlidir. Sürüm kontrolü için pratik öneriler: tek bir dosya yöneticisi belirleyin (genelde İK direktörü); değişiklikleri "kim - ne zaman - ne yaptı" şeklinde sayfanın altında loglayın; haftalık yedek alın. Ölçek büyüdüğünde (3+ aktif kullanıcı, 200+ aday/ay) Excel tabanlı sistemler sürüm karmaşası yaratmaya başlar; bu noktada ATS yazılımı düşünülmelidir.
Aday ID nasıl atanmalı?
Aday ID adayları benzersiz şekilde tanımlayan kritik bir sistemdir. Şablon AY-001 formatını önerir; AY harfi "Aday" anlamına gelir, 3 haneli sayı sıralı artar. Bu format iki avantaj sağlar. Birincisi sıralama: 001 ile başlayan ID'ler doğal artış sırasını korur (eskimi ile yeni başvuru kolay ayırt edilir). İkincisi sistem entegrasyonu: AY ön eki, Pozisyon Takip'teki PZ ön ekinden ayrışır; sistemde "AY-005" yazdığınızda aday olduğu, "PZ-005" yazdığınızda pozisyon olduğu hemen anlaşılır. Alternatif format örnekleri: tarih kodlu (2026-04-AY-001, daha uzun ama yıl bilgisi içerir); departman kodlu (MUH-AY-001 mühendislik adayları, SAT-AY-001 satış adayları); pozisyon kodlu (PZ001-AY01 ilk pozisyonun ilk adayı). Önemli kural: format ne olursa olsun benzersiz olmalıdır. Aynı aday ID birden fazla satıra verilirse Dashboard formülleri yanlış sayar; arama yapıldığında karışıklık yaratır. Aday ID kullanım yerleri: Aday Havuzu (asıl kayıt), Mülakat Scorecard (her aday için ayrı scorecard sayfasında), referans kontrol formu, mülakatçı toplantı notları, e-posta yazışmaları (konu satırında "AY-005 / Selin Çelik" gibi). Aday ID iletişim disiplini sağlar; ad-soyad yerine ID kullanmak hata payını azaltır.
Time-to-fill metriği nedir, neden önemli?
Time-to-fill, bir pozisyonun açılış tarihinden çalışanın işe başlama tarihine kadar geçen gün sayısıdır. Bu metrik İK departmanının verimliliğini ölçen en kritik göstergedir; modern İK literatüründe "İşe alım performansının ana KPI'sı" olarak kabul edilir. Önemli olmasının dört nedeni vardır. Birinci neden: operasyonel maliyet: boş bir pozisyon her gün şirkete üretkenlik kaybı, ekip iş yükü artışı ve müşteri hizmet aksaması olarak yansır. 100 günlük bir boş pozisyon, ortalama 200 TL/gün operasyonel maliyetle 20.000 TL'lik kayıp anlamına gelir. İkinci neden: aday kaybı: süreç ne kadar uzarsa, en iyi adaylar başka tekliflerle gider; yüksek kaliteli yetenekler 4 hafta içinde işe alınır, aksi halde rekabet kaybedilir. Üçüncü neden: pazar değerlendirmesi: time-to-fill başarısız işe alım stratejisinin erken uyarısıdır — uzun süre pozisyon gereksinimleri, bütçe veya kanal seçiminde sorun olduğunu gösterir. Dördüncü neden: çalışan tutma ile korelasyon: aceleyle yapılan işe alımlar (5 gün gibi çok kısa time-to-fill) genelde 6 ay içinde ayrılan çalışanlarla sonuçlanır; çok uzun time-to-fill ise işverenin marka itibarına zarar verir. Optimal aralık: çoğu pozisyon için 30-60 gün sağlıklıdır. Bu sürenin altı acele, üstü darboğaz işaretidir. Time-to-fill ölçümü için Pozisyon Takip sayfasındaki "Açılış Tarihi" ve "Dolum Tarihi" alanları kullanılır; ortalama otomatik hesaplanır.
KVKK kapsamında aday verileri ne kadar saklanır?
İşe alım sürecindeki aday verileri KVKK m.5 kapsamında kişisel veridir; saklama süresi adayın işe alınıp alınmadığına göre farklılaşır. İşe alınan aday için: tüm değerlendirme dokümanları (Aday Havuzu kaydı, Mülakat Scorecard, referans kontrol formu) özlük dosyasının parçası olur ve iş ilişkisi süresince + 10 yıl saklanır (TBK m.146 zamanaşımı). İşe alınmayan aday için: kayıtlar en fazla 2 yıl saklanmalı, süre dolunca silinmeli veya anonimleştirilmelidir. Bu süre sınırı şu mantıktan gelir: iş davası açma süreleri 2 yıl içinde tamamlanır; bu süre dolduktan sonra verinin tutulması KVKK m.5 "amaçla bağlı saklama" ilkesini ihlal eder. Pratik uygulama önerileri: takvim hatırlatması ile her ay 2 yıl önce reddedilen adayları gözden geçirin; satırı silin veya kişisel bilgileri anonimleştirin (ad-soyad → "Aday-001" gibi). Veri sahibi başvurusu (KVKK m.13): bir aday "verilerimi siliniz" talep ettiğinde 30 gün içinde yanıt verilmelidir. Aday Havuzu'ndaki ilgili satır silinmeli, kaynak dosyalar (CV, referans notları) imha edilmeli. Bu başvurular için ayrı bir loglama yapmak (kim, ne zaman, ne talep etti) ileride denetim durumunda kanıt sağlar. Dijital ATS sistemleri bu saklama ve silme süreçlerini otomatik yönetir; Excel'de manuel disiplin gerekir.
Bu şablon ilginizi çekebilir
