İş kazası bildirim formu nedir?

İşyerinde bir kaza meydana geldiğinde — bir çalışanın düştüğü, yaralandığı, makine sıkıştırması yaşadığı veya kimyasal madde temasına maruz kaldığı anlarda — işverenin elindeki en kritik araç anında doldurulan ve sistematik bir iş kazası bildirim formudur. Bu form sadece şirket içi kayıt değildir; kazanın SGK'ya bildirilmesi, kök nedenlerin tespiti, ileride benzer kazaların önlenmesi ve hukuki süreçlerde delil oluşturma gibi birçok kritik işlevi vardır. Bildirim yapılmaması veya geç bildirim yapılması işverene ciddi yasal sonuçlar doğurur. Gelin yakından bakalım. İş kazası bildirim formu (pratikte iş kazası tutanağı veya iş kazası raporu olarak da adlandırılır), işyerinde meydana gelen iş kazalarının ayrıntılı kayıt altına alınması, kök neden analizinin yapılması ve düzeltici-önleyici faaliyetlerin belirlenmesi için kullanılan temel İSG belgesidir.

İş kazası kavramının tanımı, hangi durumların iş kazası sayıldığı ve hangilerinin sayılmadığı konusunda kolayik.com bünyesindeki hangi durumlar iş kazasına girer blog içeriğine başvurabilirsiniz; iş kazası sonrası tazminat süreçleri için iş kazası sonrası işçinin tazminat davası açma hakkı içeriğine bakabilirsiniz. Bu sayfada ise sürecin uygulanabilir form belgesi ve yasal yükümlülük çerçevesi detayları işlenmektedir.

Yasal çerçeve: 6331 m.14 ve 5510 m.13

İş kazası bildirimi Türkiye'de iki ayrı yasal düzenlemeye tabidir. Birinci yasal dayanak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun 14. maddesidir; bu madde işverenin iş kazalarını kaydetme, gerekli incelemeyi yapma ve önleyici tedbirleri alma yükümlülüğünü düzenler. İkinci ve daha kritik yasal dayanak ise 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 13. maddesidir; bu madde iş kazasının SGK'ya bildirim usul ve süresini belirler.

5510 m.13 uyarınca işveren iş kazasını kazayı öğrendiği tarihten itibaren 3 iş günü içinde SGK'ya bildirmek zorundadır. Bu süre hak düşürücü niteliktedir; geçmesi durumunda işveren idari para cezası ile karşılaşır ve SGK kazayı resmi olarak tescil etmeyebilir. Süre takvim günü değil iş günüdür; hafta sonu ve resmi tatil günleri sayılmaz. Bildirim SGK e-Bildirge sistemi üzerinden elektronik olarak yapılır; geçmiş yıllarda kullanılan elden veya posta ile bildirim artık geçerli değildir.

Bu form şirket içi tutanaktır ve SGK e-bildirge bildirimi yerine geçmez. İki süreç paralel yürütülmelidir: kaza anında bu form doldurulur, ardından (ayrı süreçte) SGK e-Bildirge sisteminden elektronik bildirim yapılır.

Hangi makamlara hangi süre içinde bildirim yapılır?

İş kazası tek bir bildirim değil, paralel olarak yürütülen 6 farklı sürece sahiptir. Her makamın kendi bildirim süresi ve yasal dayanağı vardır:

Bu çoklu bildirim yapısının pratik anlamı şudur: bir iş kazası gerçekleştiğinde işveren yalnızca SGK'ya değil, olayın niteliğine göre birden fazla makama bildirimde bulunmakla yükümlüdür. Hafif/orta yaralanmalı kazalarda SGK e-Bildirge + iç kayıt + İSG uzmanı/işyeri hekimi incelemesi yeterli olabilir. Ağır yaralanmalı kazalarda ek olarak kolluk kuvvetleri bilgilendirilir. Ölümlü kazalarda Cumhuriyet Savcılığı'na ihbar yükümlülüğü doğar (Türk Ceza Kanunu m.278); ihbarda gecikme veya hiç yapılmaması işveren açısından ek ceza sorumluluğu yaratır.

Hangi olaylar iş kazası sayılır?

İş kazası tanımı 5510 sayılı Kanun'da geniş kapsamlı tanımlanmıştır. Kanun gereği iş kazası sayılan haller şu beş kategoriye dağılır: (a) çalışanın işyerinde bulunduğu sırada meydana gelen olaylar, (b) işverence yürütülmekte olan iş nedeniyle dışarıda meydana gelen olaylar, (c) bir işverene bağlı olarak çalışan kişinin görevle başka yere gönderilmesi nedeniyle asıl işini yapmadığı zamanlarda gerçekleşen olaylar, (ç) emziren kadın çalışanın çocuğuna süt vermek için ayrılan zamanlarda meydana gelen olaylar, (d) çalışanların işverence sağlanan bir taşıtla işin yapıldığı yere gidiş geliş sırasında meydana gelen olaylar.

Bu tanım pek çok pratik durumu kapsar: ofiste düşme, sahada makine kazası, müşteri ziyareti sırasında trafik kazası, servis aracında yaşanan kaza, evden çalışırken iş ile bağlantılı kaza (uzaktan çalışma — bu konuda uzaktan ve hibrit çalışma politikası sayfasına bakabilirsiniz). Hangi durumların iş kazası sayıldığı, hangilerinin sayılmadığı konusunda detaylı bilgi için hangi durumlar iş kazasına girer blog içeriği önerilir.

12 farklı kaza türü kategorizasyonu

Şablonun 3. bölümü iş kazalarını 12 ayrı türde sınıflandırır. Her türün kendine özgü kök nedenleri, önleyici tedbirleri ve raporlama gereksinimleri vardır:

• Düşme ve yüksekten düşme — Türkiye'de en sık iş kazası türlerinden biri; özellikle inşaat sektöründe yoğun
• Çarpma ve sıkışma — Makine arasında sıkışma, yük altında kalma, taşıma sırasında çarpma
• Kesilme ve delinme — Keskin alet kullanımı, makine bıçak teması; üretim sektörü tipik
• Yanma ve haşlanma — Sıcak yüzey teması, kaynak işleri, kazan/buhar sistemleri
• Elektrik çarpması — Bakım çalışmaları, hasarlı kablo kullanımı, açık elektrik panosu
• Kimyasal madde teması — Asit, baz, çözücü, gaz teması; kimya ve tıp sektörü
• Trafik kazası (görev sırasında) — Şirket aracı veya servis, müşteri ziyareti
• Düşen cisim çarpması — Yüksekten malzeme düşmesi, depoda istif sorunu
• Patlama ve yangın — Gaz sızıntısı, kaynak işleri yakınında, yanıcı madde
• Boğulma ve zehirlenme — Kapalı alan çalışması, gaz birikimi, yetersiz havalandırma
• Hayvan ısırması/sokması — Saha çalışması, tarım, veterinerlik
• Diğer — Yukarıdaki kategorilere girmeyen olay türleri

Bu sınıflandırma kaza istatistiklerinin SGK ve İSG kurullarına raporlanması için kullanılır. Şirketin yıllık iş kazası analizinde hangi kategorilerde yoğunlaşma olduğunu görmesi, önleyici tedbirleri belirlemek için kritik veridir.

3 kategorili kök neden analizi

Şablonun 9. bölümü iş kazalarının temel sebeplerini üç katmanlı bir model ile inceler. Kazalar nadiren tek bir sebebe bağlanabilir; çoğu zaman birden fazla faktörün üst üste binmesiyle gerçekleşir:

• İnsan kaynaklı nedenler — Dikkatsizlik, yorgunluk, eğitim eksikliği, talimatlara uymama, acelecilik, deneyimsizlik. Bu kategorideki nedenler çoğunlukla yönetim kaynaklı eksikliklerin sonucudur: yetersiz eğitim, aşırı iş yükü, baskıcı yönetim. Kazayı sadece "çalışanın dikkatsizliğine" bağlayan analizler yetersizdir.
• Ekipman ve ortam kaynaklı nedenler — Ekipman arızası, bakımsız ekipman, yetersiz aydınlatma, düzensiz çalışma alanı, yetersiz havalandırma, tehlikeli depolama, uygunsuz hava koşulları, İSG işaretleri eksikliği. Bu kategori somut, ölçülebilir ve düzeltilmesi kolay nedenlerdir; iş kazalarının en çok tekrarlayan nedenleri arasında yer alır.
• Yönetim kaynaklı nedenler — Yetersiz risk değerlendirmesi, eksik İSG planlaması, yetersiz denetim, işe uygun olmayan görevlendirme, vardiya sorunları, yetersiz kaynak ayrımı. Bu kategori sistemik nedenleri kapsar; tek bir kazayı düzeltmek yerine organizasyon kültürünü değiştirmeyi gerektirir.

Modern İSG yönetimi tüm üç katmanı birlikte analiz eder. "5 Neden" (5 Whys) analizi, balık kılçığı diyagramı veya hata ağacı analizi gibi yöntemler kullanılır. Yüzeysel analiz ("çalışan dikkatsizdi") yapan şirketler aynı kazayı tekrar tekrar yaşar.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF)

Kök neden analizinden sonra atılacak adım DÖF planlamasıdır. Şablonun 10. bölümü 5 maddelik DÖF tablosu içerir; her madde faaliyet + sorumlu + tarih üçlüsünden oluşur. Bu üçlü olmadan DÖF anlamsızdır:

• Faaliyet: Somut yapılacak iş ("Tüm çalışanlara KKD yenileme eğitimi") — soyut ifadeler ("güvenlik bilincini artırma") kabul edilemez
• Sorumlu: Görev verilen kişi/birim — "İK departmanı" değil, ilgili müdür veya uzman adıyla
• Tarih: Tamamlanma hedefi — "yakında" değil somut tarih

DÖF takibi olmadan iş kazası raporu sadece kayıt belgesidir; gerçek değer raporu aksiyona dönüştürmektir. Yıllık İSG denetimlerinde DÖF tamamlanma oranı dikkate alınır; düşük tamamlanma yüksek risk göstergesidir.

KKD kontrolü ve tehlike sınıfı

İş kazasının analizinde iki ek alan kritiktir. KKD (Kişisel Koruyucu Donanım) kullanım kontrolü — kazazedenin baret, koruyucu gözlük, eldiven, çelik burunlu ayakkabı, maske, emniyet kemeri gibi koruyucu donanımları kullanıp kullanmadığı, kullanıyorsa tam ve doğru kullandığı belgelenir. Kullanmaması veya yanlış kullanması hem kaza analizinde hem ileride açılabilecek tazminat davalarında kritik veridir.

Tehlike sınıfı entegrasyonu — işyeri tehlike sınıfı (az/orta/çok tehlikeli) İSG eğitim sıklığı, İSG uzmanı görevlendirme zorunluluğu ve sağlık gözetim sıklığını belirler. İş kazası bildirimi sırasında bu sınıf netleştirilmeli; gerekirse görev tanımı formundaki tehlike sınıfı bölümü revize edilmelidir.

İş kazası bildirim sürecinde sık yapılan hatalar

Yapılandırılmamış iş kazası süreçleri ciddi yasal ve insani sonuçlar doğurur. 5 tipik hata:

• 3 iş günü süresini kaçırmak: SGK e-Bildirge bildiriminin 3 iş günü içinde yapılmaması idari para cezasına ek olarak SGK kaza tescilinde sorun yaratır. Bu süre işverenin "öğrendiği günden" başlar; "rapor geldikten sonra" değil. Çalışan sözlü bildirim yaptığı andan itibaren süre işler.
• Sadece e-Bildirge yapıp şirket içi kayıt almamak: SGK bildirimi tek başına yeterli değildir. Şirket içi tutanak (bu form) olmadan kök neden analizi yapılamaz, DÖF planlanamaz, ileride açılabilecek tazminat davalarında işveren ispat zayıflığına düşer.
• Tanık ifadelerini atlamak: Tanıkların ifadeleri kazanın kısa sürede alınması gerekir; bellek zamanla bozulur. İfadeler yazılı, imzalı ve tarihli alınmalıdır.
• Kök nedeni yüzeysel analiz etmek: "Çalışan dikkatsizdi" tarzı yüzeysel açıklamalar gerçek kök nedeni gizler. Sistemik analizler (5 Neden, balık kılçığı) yapılmalıdır.
• Ölümlü/ağır kazada savcılık bildirimini geciktirmek: Türk Ceza Kanunu m.278 ihbar yükümlülüğüne uymamak işveren açısından ek ceza sorumluluğu yaratır. Ölümlü ve ağır yaralanmalı kazalarda derhal Cumhuriyet Savcılığı'na ihbar zorunludur.

İSG ve özlük süreçlerini dijitalleştirin

Manuel iş kazası yönetimi her kaza için ayrı dosyalama, 3 iş günü SGK bildirimi takibi, kök neden analizi dokümantasyonu, DÖF planlama ve takip, 15 yıl saklama süresi yönetimi gerektirir. Birden fazla işyerinde veya tehlikeli sektörde faaliyet gösteren şirketlerde bu süreç manuel sistemde hızla karmaşıklaşır ve hata payı yüksektir. Kolay İK Personel & Özlük modülü ile iş kazası bildirimlerini dijital ortama taşıyın: kaza kayıtlarını çalışan profilinde toplayın.