tr
Lütfen bir dil seçin

Optimum İstihdam Seviyesi Nasıl Belirlenir?

Emre Doğrubakar

Şirketlerin, ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için optimum istihdam seviyesi oldukça önemli bir metriktir. İster büyük ister küçük olsun, bir şirketin personel düzeylerini optimize etmesi rekabetçi kalmasının kritik bir bileşenidir.

Optimum istihdam seviyesi nasıl belirlenir?
Optimum istihdam seviyesi nasıl belirlenir?

Her ne kadar optimum istihdam seviyelerini belirlemek ve sağlamak zor olsa da bunun için yardımcı olabilecek birçok yöntem ve araştırma var. Bu yazıda bu tip sorunlar yaşamamanız için optimum istihdam seviyesinin nasıl belirleneceğini ve sağlanabileceğini ele aldık. Bir insan kaynakları çalışanının birincil sorumluluklarından biri olan optimum istihdam seviyesi belirlenmesi dışındaki şirket rolleri ve genel olarak insan kaynakları departmanı hakkında bilgi almak isterseniz ayrıca “İnsan Kaynakları Nedir?” yazımıza da göz atabilirsiniz.

Optimum İstihdam Seviyesi Neden Önemli?

Optimum istihdam seviyelerin belirlenmesi her şirketin personel ihtiyacını her zaman fazla personel olmadan karşılayabilmesi için önemlidir. Ayrıca müşteri deneyimini geliştirmeye yardımcı olur ve işletmelere başarı ve büyüme için daha iyi fırsatlar tanır.

Optimum istihdam seviyesini belirlemek ve bunu sağlamak fazla personel alımının azaltılmasına ve personel yetersizliğinin ortadan kalkmasına yol açar. Bu da maliyetlerin azalması ve üretkenliğin iyileştirilmesi demektir.

Eksik veya fazla personel kavramı da çalışanların davranışlarında, tutumlarında kritik bir rol oynamakta ve bireysel verimliliği doğrudan etkilemekte. Dolayısıyla optimum personel seviyelerini belirlemek ve sağlamak verimlilik için de kritik öneme sahip. Çünkü verimlilik söz konusu olduğunda birçok şirket basit bir soruyla boğuşuyor: Personelimiz mi az, yoksa fazla mıyız?

Optimum İstihdam Seviyesi Problemi: Yetersiz Personel/Fazla Personel

1. Yetersiz Personel

Çoğu şirket kısa bir süreliğine personel yetersizliği olan bir ortamda faaliyet gösterebilir. Çalışanlar, yeni işe alımlar yapılırken şirketin artan iş yüküne yardımcı olmakla görevlendirildiklerinde performanslarını kısa vadede yükseltme eğilimindedir. Bununla birlikte bu durum uzun sürerse çalışanlar hayal kırıklığına uğrar ve motivasyonu düşer. Bu da üretkenliğin azalmasına neden olur. Nitekim bir şirkette yeterli personel bulunmadığında genellikle fazla mesai, moral sorunları, devamsızlık, çalışan tükenmişliği gibi durumlarla karşılaşılır.

Personel seviyelerinin yeterli olmayabileceğinin işaretleri şu şekilde sıralanabilir:

  • Güvenlik açısından kritik görevler tamamlanması veya olması gerekenden daha geç tamamlanması
  • Fazla mesai
  • Stres, yorgunluk ve diğer sağlık sorunları nedeniyle işe gelmemede artış
  • Yüksek iş yükü, stres ve yorgunluk nedeniyle artan turnover oranı
  • İletişimde darboğaza düşülmesi
  • Müşteri şikayetlerinin çoğalması

2. Fazla Personel

Fazla personel alımı maliyetlidir ve şirketler bu durumdan kaçınmaya çalışsa da çoğu başarısız olur. Fazla personel istihdamı sadece bordro ve yan haklar açısından maliyetli olmakla kalmaz, aynı zamanda faydanılmayan çalışanlar için monoton bir kültürü teşvik eder. Şirketler genellikle bu yönü yanlış anlayarak bir sorun ortaya çıktığında sorunu çözmek için ek personel alımı yaparlar. Bundan kaçınmanın anahtarı, ek personele ihtiyaç duymadan işin nasıl gerçekleştirileceğini yaratıcı bir şekilde düşünmektir. 

Optimum istihdam seviyesi nasıl sağlanır?
Optimum istihdam seviyesi nasıl sağlanır?

Optimum İstihdam Seviyesi Nasıl Belirlenir ve Sağlanır?

Şirketinizde optimum istihdam seviyesini belirlemenin birkaç yolu var. İşte bunlardan bazıları:

1. İş Akışını Gözlemleyin

İş akışını düzenli olarak gözlemlemek ve değerlendirmek personel ihtiyaçları hakkında önemli bilgiler sağlar. Örneğin, günün belirli saatlerinde diğerlerinden daha fazla personelin bulunmasını gerektiren bir durum olabilir.

İnsan kaynakları departmanları ve yöneticileri iş operasyonlarının düzenli gelgitlerini gözlemlemeli ve bundan personel ihtiyaçlarının ne zaman daha fazla veya daha az olduğunu belirlemelidir. Tekrarlanabilir en iyi adımları gözlemlendikten sonra o alandaki tüm çalışanlar için bir hedef tanımlanabilir ve bu hedefe göre her çalışan için verimlilik ölçülebilir.

Süreç gözlemleri, yöneticilerin süreçte katma değeri olmayan adımlardan kaynaklanan kayıp zamanı azaltmak ve çalışanlar için ölçülebilir iş yükü tanımlamaları kurmak için kullanabilecekleri bir araçtır. Çünkü bir yönetici veya amir bir çalışanı vardiya için gözlemlediğinde çalışan genellikle en iyi performansını gösterir. Ek olarak, yönetici veya süpervizör gözlem yaparken gereksiz görevleri ortadan kaldırabilir ve daha verimli olmalarına yardımcı olmak için en iyi uygulamaları çalışana aktarabilir.

2. Yöneticiye Sorun

Optimum personel seviyelerini belirlemenin resmi olmayan ancak etkili bir yolu yöneticilerle ihtiyaçları hakkında konuşmaktır. Yöneticiler genellikle en yoğun zamanların ne zaman olduğunu ve en fazla kişiye ne zaman ihtiyaç duyduklarını bilirler. Bazı durumlarda yöneticilere kendi personel ihtiyaçlarını belirleme ve buna göre hareket etme gücü vermek daha da iyi olabilir. Ancak yöneticilere çok fazla özgürlük tanımak geri de tepebilir. Bu yüzden onları bağımsız olarak gözlemleyin.

Fazla personel, fazla ödeme yapmak demektir. Bu nedenle yöneticilerin müşterilere hizmet vermesi ve şirket içi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ihtiyaçtan daha fazla çalışan olmasına izin verilmemelidir.

3. Müşteri Deneyimine Dikkat Edin

Bir diğer önemli gösterge ise müşteri deneyimidir. Şirketler bunu müşteri anketleri yaparak veya müşterilerin taleplerinin karşılanmasını ne kadar uzun bir süre beklediğini gözlemleyerek belirleyebilir. Eğer müşterilerden gelen şikayetler artmaya devam ederse bu bir şirketin yetersiz personeli olduğuna işarettir.

Şirketler daha sonra bu verileri kilit zamanlarda kaç personele ihtiyaç duyduklarını daha etkin bir şekilde belirlemek için kullanabilir. Bu yöntemin ana dezavantajı, bir şirketteki personel sayısının fazla olup olmadığı hakkında herhangi bir fikir vermemesidir.

 4. Temel Durumları Koruyun

Kimi roller ve durumlar tüm şirketler için her zaman ortaktır. Örneğin, çalışanların çağrıları yanıtlaması ve kilit pozisyonlardaki yönetici sorumlulukları her zaman gerekli olabilir. Gerekirse herhangi bir günde bir şirkette hangi rollerin bulunması gerektiğinin bir listesini yapın. Minimumla başlayıp oradan devam edin ve belirli bir zamanda çok fazla çalışan izin isterse gerekli personel gereksinimlerini karşılamak için bazı isteklerin reddedilmesi gerekeceğini unutmayın.

5. Rakiplerinizi İnceleyin

Tam verimli bir yöntem olmamasına rağmen rakipleri gözlemlemek bir şirketin tahmini personel ihtiyacı hakkında önemli bilgiler sağlayabilir. Harvard Business Review‘un belirttiği gibi, şirketlerin dikkate alması ve kullanması için büyüklük ve türe göre ana hatlarıyla ideal personel ihtiyaçlarını belirleyen birkaç geniş kapsamlı ve önemli çalışma bile var. Benzer bir büyüklüğe ve konuma sahip olan ve benzer bir ürün sunan bir şirket muhtemelen başka bir şirketle benzer personel ihtiyacına sahip olacaktır.

6. Yöntem/Süreç Değişiklikleri

Yöntem veya süreç değişiklikleri bir şirketin daha az kaynakla daha fazla görevi tamamlamasına yardımcı olabilir. Bu, bir kuruluşta yeterli personel bulunmadığında, kaynaklar kıt olduğunda ve tamamlanması gereken işler biriktiğinde özellikle önem kazanır. Fikir üretme ve uygulama bir şirketin rekabetçi kalabilmesi için kritik öneme sahiptir. Görevleri günlük olarak tamamlayan çalışanlardan gelen küçük, uygulanabilir fikirler çoğalabilir ve bir şirket için önemli iyileştirmeleri temsil edebilir.

İstihdam Seviyenizi Kolay İK ile Belirleyin

Optimum istihdam seviyesini belirlemek ve sağlamak hem şirket verimliliği hem de çalışanlar açısından oldukça önemli. Bu nedenle siz de gerek şirketinizin geleceği, gerek çalışanlarınızın mutluluğu için şirketinizin istihdam düzeyini belirleyebilirsiniz. Kolay İK ile tüm personel yönetim süreçlerinizi online olarak gerçekleştirin ve işinizi kolaylaştırın. Şimdi size özel 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.

Dijital Pazarlama Yöneticisi

Hemen kullanmaya başlayın, işinizi geleceğe taşıyın
Ücretsiz deneyin

Kurulum gerektirmeden kendi demo hesabınızı oluşturun, Kolay İK'yı tanıyın

Ücretsiz Deneyin
15 dakikada Kolay İK'yı tanıyın

Müsait olduğunuz zamanı belirleyin, size Kolay İK uygulamalarını anlatalım

Randevu Oluşturun