Onboarding nedir? Onboarding checklist

Yeni bir çalışanın şirkete adapte olması önemli bir süreç ancak bu süreçteki birkaç adım kolaylıkla unutulabiliyor. Çoğu insan kaynakları uzmanı, adaylar işi kabul ettikten sonra işlerinin bitmediğini biliyor olsa da insan kaynakları departmanlarının çok azı işe alım sürecinden sonra çalışanlarına kültürel aşinalık desteği sağlıyor. Öte yandan etkili bir işe alım sürecinin uygulanması zor da olabiliyor. Yeni ekip arkadaşlarınızın adaptasyon sürecini ve işe alım uygulamalarınızı kolaylaştıracak bir çözüm arıyorsanız karşınızda: Onboarding checklist!

Onboarding nedir?

Onboarding, işe alınanların, istihdamlarının ilk aşamalarını yöneterek yeni işlerine hızlı ve sorunsuz bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olma sürecidir. Onboarding süreci yeni ekip arkadaşlarınızın adapte olmasına yardımcı olmasının yanı sıra ekibinizin elde tutma oranının, performansının, yönetici memnuniyetinin, çalışan bağlılığının ve üretkenliğin de artmasına olanak sağlıyor.

Öte yandan onboarding süreci her zaman sanıldığı kadar basit değil. İK departmanlarının yeni çalışanları işe alırken karşılaştığı çeşitli zorluklar var. İşte bu noktada devreye onboarding checklist giriyor.

Onboarding checklist nedir? 📋

Yeni çalışanları işe almak için atmanız gereken temel adımları özetleyen bir belge olan onboarding checklist, işe alım sürecinizin etkili ve verimli olmasını sağlamak için iyi bir yoldur. Bu liste normalde unutacağımız bir dizi küçük görevi hatırlamamıza yardımcı olur. Yöneticiler ve insan kaynakları için işe yeni başlayan bir çalışana hazırlanma adımlarını düzenler. Çalışanlara yeni bir ekibin parçası olarak ilk günlerinde rehberlik ederken gerekli tüm hazırlık adımlarının atılmasını sağlar. Unutmamakta fayda var, her şirketin yapısı ve işe alınan pozisyon değişiklik göstereceğinden birkaç farklı listeye ihtiyacınız olabilir.

Onboarding checklist oluştururken listeye neler dahil edilmeli? 🧐

Onboarding checklist oluştururken listeye dahil edilmesi gereken temel bazı parametreler vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

• İşe alım sürecinin temel adımları,
• Yeni çalışan oryantasyonu,
• Çalışana pozisyonunun tüm yönlerinin tanıtılması,
• İş eğitimi,
• Hedef belirleme,
• Diğer çalışanlarla tanışma,
• İş arkadaşlarının görevleri hakkında bilgi verme,
• Ortama alışmasına yardımcı olacak ekipman ve çalışma alanları sağlama,
• Yeni çalışanın doldurması gereken tüm form ve evrakların hatırlatılması,
• Temel şirket politikaları ve şirketin kültürüyle ilgili ayrıntılar.

Onboarding checklist hazırlanırken nelere dikkat edilmeli? 🤔

Bir onboarding checklist’in en belirgin faydası işe alım sürecini kolaylaştırmasıdır. Bu verimliliğin işe alım sürecinden geçen çalışanlar üzerinde olumlu bir etkisi olacaktır. Nitekim araştırmalar verimli bir işe alım sürecinden geçen yeni çalışanların büyük kısmının iş yerine yüksek düzeyde bağlılık hissettiğini gösteriyor.

İşe yarar bir onboarding checklist hazırlarken dikkat edilmesi gereken unsurlar da var. İşte bunlardan bazıları;

Açık iletişimi teşvik edin ✅

Onboarding checklist çalışanın soru sorması için fırsatlar sunar. Bu, yeni çalışan için gerekli olan açık iletişimi teşvik eder ve yeni rolüyle ilgili olası bir belirsizliğin ortadan kalkmasını sağlar. Ayrıca yeni çalışanınıza ihtiyaçları oldukları her an yardım etme isteğiniz olduğunu da gösterir.

Kültürel aşinalığı arttırın ✅

Bir liste, yeni işe aldığınız kişinin ekibiyle uyum sağlamasına yardımcı olmak amacıyla yapmanız gereken tüm önemli tanıtımları planlamanıza ve bunları hatırlamanıza yardımcı olacaktır. Aynı zamanda mevcut çalışanlarınız şirketiniz için tıpkı birer elçi olarak hareket ederek, şirketinizin başarılarını destekleyebileceği için her iki tarafında takip edebileceği bir liste hazırlamak, şirket kültürünüzü güçlendirir.

Stresi azaltın ✅

Bu checklist işe alım süreçlerini kolaylaştıracağı için insan kaynakları personeli ve yeni çalışanlar açısından stresi azaltmaya yardımcı olur. Yapılacaklar listesi sayesinde yeni işe aldığınız kişinin sorunsuz bir şekilde ortama alışmasına yardımcı olabilecek ve kendi pozisyonu içinde geliştikçe onlardan ne beklendiğinizi gösterebileceksiniz. Bu organize yaklaşım tarzı netliği ve üretkenliği arttırır ve stresi azaltır.

Zaman kaybetmekten kaçının ✅

İşe alım süreci zamanında tamamlanmalıdır, ancak yeni çalışanınız temel konuların aceleye getirildiğini de hissetmemelidir. Bir onboarding checklist zaman kaybetmemenize ve sürecin her bir parçasına doğru oranda dikkat vermenize yardımcı olabilir. Ayrıca, listeyi takip etmek aynı bilgileri tekrarlamanızı da önler.

Şirketinizin markasını tanıtın ✅

Bir onboarding checklist ile şirket markasını yeni çalışanlara daha kolay tanıtabilirsiniz. Bu, tıpkı şirket kültürünüzün tanıtımında olduğu gibi, yeni işe aldığınız iş arkadaşlarınıza  marka tanıtımları planlayarak başlayabilir. Ardından mevcut çalışanlarınız yeni işe aldığınız kişiyle şirket markası hakkında ayrıntılı paylaşımlarda bulunarak yeni ekip arkadaşını marka ile ilgili bilgilendirebilir.

Tutarlılığı koruyun ✅

Onboarding checklist, işe alım deneyiminizin her yeni çalışan için tutarlı olmasını da sağlayacaktır. Yeni çalışanlar için aynı işe alım planını izleyerek her çalışanın işe başladığında iyi bir deneyim yaşamasını sağlayabilirsiniz.

Esnek olun ✅

İşe alım süreciniz mümkün olduğunca tutarlı olsa bile bazı pozisyonlar için onboarding checklist’inizde ufak tefek değişiklikler yapmanız gerekebilir. Yani checklist’inize farklı adımlar ekleyerek yeni çalışanlar için işe alım sürecinizi onların rollerini yansıtacak şekilde kişiselleştirebilirsiniz. Böylece yeni işe aldığınız kişinin şirkete daha etkin bir şekilde alışmasına yardımcı olmuş olursunuz.

Kaynakça:

https://www.valamis.com/hub/employee-onboarding-checklist

https://nira.com/onboarding-checklist/