İK yazılımı seçerken dikkat etmeniz gerekenler

İnsan kaynakları, bir şirketin insan kaynağı konusunda doğru stratejiler ile sağlıklı bir şekilde büyümesini sağlayan en önemli departmanlarından biridir. Bu nedenle İK profesyonellerinin daha üretken sorumluluklara ve daha uzun vadeli stratejik sonuçlara odaklanmasını sağlaması açısından bir insan kaynakları programı kullanmak, özellikle dijitalleşmenin her alanda hakim olduğu bu dönemde oldukça avantaj yaratır. Peki bir İK yazılımı seçerken dikkat etmeniz gerekenler nedir, gelin birlikte inceleyelim.

İnsan kaynakları yazılımı nedir?

İK yazılımı, bir şirketin günlük İK görevlerini, hedeflerini yönetmek ve optimize etmek için dijital çözümler sunar. Bu yazılımlar sayesinde insan kaynakları uzmanları, zamanlarını ve kaynaklarını daha verimli bir şekilde tahsis eder ve şirketin başarısı için katma değerli çabalarda bulunur.

Özellikle son yıllarda insan kaynakları yönetimi konusunda ortaya çıkan bulut tabanlı dijital çözümler sayesinde artık İK departmanları, çalışanları, iş durumlarını ve çalışanların ihtiyaçlarını kolayca takip edebiliyor. Eskiden manuel yöntemlerle takip edilmeye çalışılan bu süreçler yerini teknolojiye bırakmasıyla bugün, oldukça kolay ve verimli bir şekilde yönetilebiliyor.

Tüm dijital insan kaynaklarıyla ilgili programlar, şirketler arasında farklılık gösterebilir. Bu programlar, her şirketin kendi iş akışı, ihtiyaçları ve yönetimine göre farklı dizayna ve kullanıma sahip olabilir. Bu sebeple, insan kaynakları yazılımlarını bir kalıp halinde düşünmek yanlıştır. İnsan kaynakları yazılımları ile işe alım süreci sonrasında çalışan verimliliğini çok iyi bir şekilde takip edebilir, çalışanın performansını inceleyebilir ve gerekli geri dönüşleri sağlayabilirsiniz. Bu gibi birçok nedenden dolayı, bu programlar başarılı şirketlerin birincil tercihlerinden biri olmaya devam ediyor.

Bir insan kaynakları yazılımını seçerken nelere dikkat etmelisiniz?

• İhtiyacınıza yönelik modüllere sahip olması

Seçeceğiniz İK yazılımı zengin bir modül çeşitliliği içeriyor mu? Bu modül içerikleri sizin ihtiyaçlarınıza yönelik mi çalışıyor? İşe alım, özlük, performans, vardiya, ücret değerlendirme gibi modülleri var mı? Buradaki önemli detay, yazılımı kullananların ortak bir deneyimine sahip olması. Birden fazla modüller için farklı ürünler kullanmanız hem sizin hem de çalışanlarınız için kafa karıştırıcı olabileceğinden hem zaman hem de efor gerektirebilir. Eğer ihtiyacınıza yönelik tüm modülleri barındırıyorsa başka bir yazılım kullanmanıza gerek kalmayacak, maliyet kayıplarının da önüne geçmiş olacaksınız.

• Diğer araçlarla uyumlu entegrasyon

Şirketinizde hali hazırda kullandığınız sistemler, seçeceğiniz programa kolay entegre olabilmeli. Örneğin, kullandığınız bordro programınız İK yazılımıyla entegre olarak çalışmazsa maaş dönemlerinde doğru hesaplamalar yapamaz ve çalışan maliyetlerini görüntüleyemezsiniz. Entegre olmayan tüm yazılımlarınıza temel bilgileri ayrı ayrı girer, operasyonlarınızdaki iş yükünü de artırmış olursunuz.

• Kullanıcı dostu ve sade bir arayüz

İK yazılımında süreçler sadece İK veya yöneticinin kontrolünde olmasın, tüm çalışanlar da aktif olarak kullanabilsin diyorsanız, seçeceğiniz yazılımın kullanıcı dostu olmasına dikkat etmelisiniz. İnsan kaynakları yazılımlarında self servis bir yapı özelliği, sizler ve şirketinizin avantajı olacaktır. Çalışanların kendi bilgilerine erişebildiği, güncelleyebildiği, anında indirebildiği bir sistemi düşünün. Aynı zamanda izin, avans ve harcama taleplerini online yazılım üzerinden yapabilmenin kolaylığını da…

Sistem ne kadar güçlü oluşturulmuş olursa olsun, basit, anlaşılır ve kolay bir arayüz birçok şeydir. Tüm çalışanlar tek bir menü üzerinden her şeye ulaşabiliyor mu? Yoksa ekran, komut, menü ve dosyalar, kullanılması zor bir alışkanlığa mı dönüşecek?

• Raporları ve verileri anında görüntüleme

İnsan kaynaklarının operasyonel yükleri arasında verilere dayalı raporlamalar oldukça büyük yer tutuyor. Bu nedenle bir İK yazılımında bu noktada olması gereken en önemli şey, gerçek zamanlı bir raporlama bölümünün olması. Tüm verilerin doğru bir şekilde yüklendiği ve tüm entegrasyonların uyumlu olarak çalıştığı bir durumda geriye sadece verileri etkin bir şekilde raporlamak kalıyor. Dijitalleşmenin en büyük çıktılarından olan raporlamanın seçeceğiniz programda olduğuna mutlaka özen gösterin.

• Uzman yazılımcı ekibi desteği

Yazılımı satın aldıktan sonra size yazılım danışmanları tarafından sizlere destek sağlanacak mı? Eğer varsa uzman ekibin size hangi yollarla destek vereceği çok önemli. Herhangi bir problemle karşılaştığınızda yazılım ekibinin size anında hızlı çözümler sunuyor olması bu nedenle de telefonla veya anında yazışma sağlayan chatbot özelliği ile iletişimi sağlaması gerekiyor. Herhangi bir acil durumda danışmanlara ulaşamıyorsanız, iş akışınızın büyük ölçüde aksamasına neden olacaktır. Bu nedenle seçeceğiniz İK yazılımında bir Yardım Masası veya Destek Ekibinin varlığına dikkat etmelisiniz.

• Veri güvenliği

Söz konusu İK verileri olduğunda güvenlik son derece elzem bir durum. Çalışana dair tüm verilerin tutulduğu bu programların sağlam güvenlik özelliklerine sahip olduğundan emin olun. Artık birçok İK yazılımları güvenlik avantajı yaratması açısından bulut tabanlıdır. Ancak bu sadece yetmez. Seçeceğiniz programın düzenli olarak güvenlik kontrollerinden geçtiğini, hiçbir güvenlik açığı bulunmadığını gösteren belirli protokoller ve sertifikalara sahip olduğunu iyi öğrenin.

Ücretsiz kullanmaya başlayın

Kolay İK ile size zaman ve verimlilik kazandıracak pek çok insan kaynakları teknolojisinden faydalanabilirsiniz. Kolay İK ile izin, fazla mesai, performans değerlendirme ve maaş gibi tüm personel verilerinizin takip ve yönetimini yapabilir, kolayca hedef veya yetenek değerlendirme raporları oluşturabilir, şirket giderlerini takip edebilir, şirket eğitimlerinizi kontrol edebilir, dosya paylaşımı ve 360 derece değerlendirme ile organizasyonunuz içinde etkili bir iletişim ve geribildirim ağı kurabilirsiniz. Şimdi Kolay İK’yı 15 gün ücretsiz deneyin, tüm bu İK çözümlerini ve çok daha fazlasını deneyimleme fırsatını yakalayın!

Webinar alarmı ⏰ Bir İK yazılımı nasıl seçilir?

Suwen İK Direktörü Selin Yıldam ile bir İK yazılımı seçilirken dikkat edilmesi gerekenleri ele aldık. Keyifli seyirler.