Yıllık izin nedir? Nasıl kullanılır?

Çalışanın en temel haklarından biri olan yıllık izin nedir? Ne zaman hak edilir ve hangi şartlar ile kullanılır? Sizin için derledik.

Yıllık izin nedir?

Yıllık izin ya da kanundaki adıyla yıllık ücretli izin, işçinin en temel haklarından biridir. Bir hak olmasının yanında, kanunla korunan, işveren tarafından işçiden alınması ya da işçi tarafından vazgeçilmesi mümkün olmayan bir izin türüdür. Aynı hafta tatili gibi yıllık izin, çalışanların yıl boyunca yaptıkları çalışmalara karşılık fiziksel ve psikolojik sağlıklarının korunması için verilen bir dinlenme hakkıdır.

Yani yıllık izin kanunda belirtilen diğer izin türleri gibi spesifik ihtiyaçlar ya da sebeplere değil, işçinin genel sağlığına ve dinlenmesine yönelik sunulan bir hak, hatta bir noktada işçi ve işverenin yerine getirmesi gereken bir sorumluluktur. Bu yüzdendir ki yıllık izin hakkından vazgeçilemediği gibi, işveren tarafından bu hakka el konulamaz ya da işçinin kendi isteği ve rızası olsa bile bu hak paraya çevrilemez.

Bununla birlikte yıllık izin kullanımı belli koşullara ve kurallara bağlanmıştır. Bu kurallar Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nde detaylı olarak açıklanmıştır. İlgili yönetmelik ışığında yıllık izne dair önemli noktaları ve detayları değerlendirelim.

Yıllık izne hak kazanma

Yıllık izne hak kazanmanın ilk ve en temel koşulu işçinin aynı işyerinde 1 tam yıl süreyle çalışmış olmasıdır. Bunun dışında çalışanın aynı işverene ait farklı iş yerlerinde yaptığı çalışmalar da söz konusu ise yıllık ücretli izin hesabı yapılırken bu işyerlerinde geçirilen süreler toplanır. Aynı işverene ait bir ya da birden fazla iş yerinde geçirilen sürelerin toplamı 1 tam yıla denk gelmesinden itibaren kazanılan yıllık izin hakkı bir sonraki yılın başlangıcından itibaren kullanılabilmektedir.

Bu kural İş Kanununda belirlenmiş azami süreyi ifade eder. İş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmelerine konan maddeler ya da tarafların anlaşması ile bu süre daha az olabilir. Yani yıllık izne hak kazanmak için çalışılması gereken süre 1 yıldan daha az olarak belirlenebilir. Fakat daha fazla olamaz.

Yıllık izin sürelerinin belirlenmesi

Yıllık izin süreleri İş Kanununda açıkça belirtilmiştir. Bu süreler asgari süreler olup, iş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmelerine konan maddeler ya da tarafların anlaşması ile daha uzun süreler olarak belirlenebilir. İşçinin 1 yıllık çalışmasına karşılık olarak hak edeceği asgari izin süresi kanunda belirtildiğinden farklı olarak 14 günden daha çok olabilir. Fakat daha az olamaz. İş Kanunundaki asgari izin süreleri;

• Çalışma süresi 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) olanlara 14 gün,
• Çalışma süresi 5 yıldan fazla 15 yıldan az olanlara 20 gün,
• Çalışma süresi 15 yıl (dahil) ve daha fazla olanlara 26 gün şeklinde uygulanır.

Bu süre yer altı ve maden işlerinde çalışan işçiler için her kademeye 4 gün eklenerek uygulanır. Bununla birlikte 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük olan çalışanlara verilecek asgari yıllık izin süresi 20 günden az olamaz.

Yıllık izin talebi

İşçi yıllık izni, hak ettiği tarihten itibaren takip eden yıl içerisinde dilediği zaman kullanabilir. İzin talebiyle alakalı en önemli detay ise işçinin talebini en az 1 ay öncesinden işverene bildirmesi gerekliliğidir. Bunun yanında bu talebin yazılı olarak yapılması şartı da söz konusudur. Yazılı olarak yapılan izin talebi bildiriminde işçinin isim, soyisim, varsa sicil numarası, izin istediği tarihler ve ücretsiz yol izni talep edip etmediği bilgisinin bulunması gerekmektedir.

Yıllık iznin bölünmesi

Yıllık izin süresinin bölünmesi belli şartlar çerçevesinde mümkündür. Özellikle işverenler tarafından da sıklıkla yanılgıya düşülen bu konuda kanun yeterince açık hüküm vermektedir. Yıllık izin işçi tarafından bir bölümü 10 günden az olmayacak şekilde farklı sürelere bölünerek kullanılabilir. Buradaki 10 günlük süre işverenin inisiyatifine bırakılmış bir husus değildir. İşçi 10 günden daha kısa bir süreyle yıllık izin kullanmak istese dahi işverenin buna izin vermesi söz konusu değildir.

Bununla birlikte işçinin talep ettiği yıllık izin süresi işveren tarafından keyfi olarak bölünemez. Ayrıca işçinin yıl içerisinde kullandığı diğer ücretli ve ücretsiz izinler ile yıllık izin süresine rastlayan resmi tatiller ve pazar günleri çalışanın yıllık izin hakkından düşülemez. Son olarak belirtmek gerekir ki; bu konu ile alakalı ihlallerde, İş Kanununa göre 2022 yılında uygulanacak idari para cezaları gereğince; yıllık ücretli izni yasaya aykırı olarak bölünen her işçi için 755 TL idari para cezası uygulanacaktır.

Yıllık izin kullanımında ücretsiz yol izni hakkı

Yıllık izin konusunda az bilinen detaylardan biri de ücretsiz yol izni hakkıdır. Yıllık izin kullanımındaki ücretsiz yol izni hakkı yıllık iznini işyerinin bulunduğu yerden farklı bir yerde geçirecek olan çalışanlara verilecek olan ücretsiz izindir. Çalışanın iznini farklı bir yerde geçireceğini belgelemesi ve işverenden yazılı olarak talep etmesi koşuluyla 4 güne kadar ücretsiz yol izni alma hakkı vardır. Ücretsiz yol izni gerekli koşullar sağlandığı takdirde işverenin vermekle yükümlü olduğu izindir.

Yıllık izin talebinin değerlendirilmesi ve onaylanması

İşçinin yazılı olarak bildirdiği izin talebi işveren, işveren vekili ya da varsa ilgili izin kurulu tarafından değerlendirilir. İzin istenen tarih iş yoğunluğu, olası çakışan izinler ve varsa diğer çalışanların kullanacağı izinler sebebiyle oluşan izin yoğunluğuna bağlı olarak yaşanacak iş gücü kaybının boyutu gibi detaylar göz önünde bulundurularak uygun bulunduğu ölçüde onaylanarak işçiye bildirilir. Aynı tarihlere rastlayan izinlerde çalışanlar arası kıdem ve bir önceki yılda kullanılmış izinlerin tarihleri göz önünde bulundurularak hangi çalışana öncelik verileceği belirlenir.

İzin formu nasıl doldurulur?

Form içerisinde yalnızca özet bilgilerin yer alması yeterlidir.

İzin formu örneğini incelemek için “İzin formu nasıl doldurulur? İzin formu örneği” yazımıza göz atın.

Toplu izin uygulaması

Toplu izin Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nde yer verilen ve yine aslında çok fazla bilinmeyen yıllık izin uygulamalarından biridir. Yönetmeliğe göre işveren veya işveren vekili nisan ayı başı ile ekim ayı sonu arasındaki süre içinde, işçilerin tümünü veya bir kısmını kapsayan toplu izin uygulayabilir. Toplu izin kullanımında izin çizelgelerinin hazırlanması, izne çıkış ve izinden dönüş tarihlerinin belirlenmesi gibi süreçler yine bireysel izin kullanımında olduğu gibi ilgili yönetici ya da yetkililer tarafından hazırlanır.

Toplu yıllık izin kullanacak çalışanlar belirlenirken izin döneminde henüz yıllık izne hak kazanmamış çalışanlar var ise, işveren inisiyatifine bağlı olarak bu çalışanlara da izin verilebilir. Ancak takip eden yıl ya da yıllarda toplu yıllık izin uygulaması söz konusu olmazsa bu çalışanların yıllık izin hak ediş tarihi bir önceki yılda kullanılan izin tarihine göre değil, genel esaslara, yani işe giriş tarihine göre hesaplanır.

Toplu izin kullanımında işyerinin bakımı, güvenliği, hazırlanması, temizlenmesi, araç kullanımı gibi zorunlu konularda görevli olan çalışanlar ile yönetim kademesinde bulunan işveren, işveren vekili sıfatındaki kişiler toplu izin dışında bırakılabilir. Bu çalışanlara toplu izin süreleri dışında istedikleri tarihlerde izin kullandırılır.

Kullandırılmayan yıllık izinlerin ücretini hesaplamak için hemen yazımıza tıklayın.

Kısmi süreli ve çağrı üzerine çalışmalarda yıllık ücretli izin

İzin hak edişi ve kullanımıyla alakalı yanlış uygulanmaya açık bir diğer konu da kısmi süreli (Part time) ya da çağrı üzerine çalışanlara yöneliktir. İlgili yönetmelikte bu konu düzenlenmiş olup kısmi süreli ya da çağrı üzerine çalışanların yıllık izin hakkından tam zamanlı çalışanlar gibi faydalanacağı ifade edilmiştir. Buna göre izin sürelerinin hesaplanması, iznin ücretli olması gibi noktalarda bu çalışanlar tam zamanlı çalışanlardan farklı bir muameleye tabi tutulamaz.

Mevsimlik veya kampanya işlerinde yıllık ücretli izin

Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, mevsimlik işlerde ya da kampanya işlerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izin kullanımıyla alakalı ayrıca bir düzenlemeye yer vermemiştir. Bunun yerine 4857 sayılı İş Kanunu’nun 53.Maddesinin üçüncü fıkrasında sözü geçen ve nitelikleri yönünden bir yıldan az süren mevsim veya kampanya işlerinin yürütüldüğü işyerlerinde devamlı olarak çalışan işçilerin yıllık ücretli izinleri hakkında yönetmelik hükümlerinin uygulanacağını ifade etmiştir.

Geçici iş ilişkisiyle çalışan işçilerin yıllık ücretli izinleri

Kısmi süreli (Part time) ya da çağrı üzerine çalışanlar ile mevsimlik işlerde ya da kampanya işlerinde çalışan işçilerin yanında, yıllık ücretli izin kullanımının açıklığa kavuşturulması gereken bir diğer çalışan tipi de geçici iş ilişkisi ile çalışan işçilerdir. Bu işçilerin yıllık ücretli izin kullanımıyla alakalı, ilgili yönetmelikte ifade edildiği üzere, geçici iş sözleşmesinde aksi belirtilmediği takdirde, yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yıllık izin kaydı

Yıllık ücretli izin uygulamasıyla alakalı işverenlerin bir diğer ciddi sorumluluğu da izin kayıtlarının eksiksiz ve güncel olarak tutulmasıdır. Çalışanların yıllık izin kayıtlarının tutulması Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nde de; işveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır ifadesiyle zorunlu kılınmıştır. Çalışanların yıllık izin kayıtlarının şeklen nasıl tutulacağı hakkında herhangi bir düzenleme yapmayan yönetmelik içerik yönünden işçinin adı-soyadı, izin tarihleri, izin süresi, çalışan ve ilgili yöneticinin onayını belgeleyen imza eksiksiz olacak şekilde tanımlamıştır. Kullanılan her izin için oluşturulan izin belgesi eksiksiz olarak çalışanın özlük dosyasına eklenmek üzere muhafaza edilmelidir.

Yıllık izinde ücret ödenir mi?

İşveren yükümlülüklerinden bir diğeri olan yıllık ücretli izin süresinde ücret ödenmesi hususu, Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nde detaylı olarak anlatılmıştır. Yönetmelikteki en dikkat çekici nokta işverenler tarafından çoğu zaman uygulanmayan, işçiler tarafından ise bilinmeyen ya da alınamayan bir hak olan, izin dönemine ait ücretin izin başlangıcından önce ödenmesi zorunluluğudur.

Bu hak aslında işverenin işçiye vermekle zorunlu olduğu bir ödemeye karşılık gelen, yasayla korunmuş bir haktır. İlgili maddeye göre; “İzin ücretinin belirlenmesinde; fazla çalışma karşılığı alınacak ücretler, primler, sosyal yardımlar ve işyerinin devamlı işçisi olup normal saatler dışında hazırlama, tamamlama, temizleme işlerinde çalışan işçilerin bu işler için aldıkları ücretler hesaba katılmaz.

İşveren veya işveren vekili, yıllık ücretli iznini kullanan her işçiye izin dönemine ilişkin ücreti ile ödenmesi bu döneme rastlayan diğer ücret ve ücret niteliğindeki haklarını izne başlamadan önce peşin olarak vermek veya avans olarak ödemek zorundadır.”

Bununla birlikte izin dönemine denk gelen hafta tatili, resmi tatil, bayram gibi çalışılmayan günlerin ücreti çalışana ayrıca ödenmelidir. Kısmi süreli ve çağrı üzerine çalışan işçilere ise izin dönemine rastlayan ve çalışması gereken sürelere ilişkin ücretleri, yıllık izin ücreti olarak ödenecektir.

Yıllık izin ile alakalı cezai yaptırımlar

4857 Sayılı İş Kanunu, çalışanların en temel hakkı, haktan da öte, kullanılması zorunluluk olan yıllık izin hakkının işçinin elinden alınmaması, herhangi bir kötü niyetle işçinin bu hakkından mahrum bırakılmaması için bir takım cezai yaptırımlar koymuştur. 2022 yılındaki güncellemelere göre, yıllık ücretli izin uygulamalarıyla alakalı yanlışlık ya da eksiklik durumlarında uygulanacak idari para cezaları aşağıdaki gibidir.

Personel izin yönetimini kolaylaştırmanın bir yolu var! Hemen şimdi randevu talebi oluşturarak Kolay İK’yı 15 gün ücretsiz deneyin, personel yönetimi süreçlerinizi dijitalleştirin.

İzin yönetimi hakkında daha fazla bilgiye mi ihtiyacınız var?

İnsan kaynakları eğitim platformu olan Kolay Akademi’ye ücretsiz kaydolarak “İK’yı sıfırdan yönetmek ve dijitalleştirmek” eğitimine hemen başlayın.

Farklı seviyelerde eğitimler, podcast, blog ve e-kitap gibi destekleyici kaynaklar, öğrendiklerinizi pekiştirmeniz için deneme testleri ve bitirme sertifikaları Kolay Akademi’de sizleri bekliyor. Kariyer yolunda Kolay Akademi yanında!

Kaynakça

• İş Kanunu
• Yıllık İzin Yönetmeliği