Vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır?

Vardiya sistemi ile çalışan işletmeler için vardiya çizelgelerini güncel tutmak ve sürekli takibini sağlamak oldukça önemlidir. Genellikle, aylık ya da haftalık olarak sorumlu personel tarafından oluşturulan bu çizelgenin hazırlığı kadar tüm personele ulaşması da büyük önem taşır.

Vardiya nedir?

Vardiya, bir iş yerinde işçilerin çalışma sürelerinin düzenlenmesidir. Vardiya sistemi ile çalışan iş yerlerinde gün farklı dilimlere bölünür. Bu uygulamada amaç, sürekli faaliyet göstermesi gereken işletmenin faaliyetlerinin devamını sağlamaktır. Farklı vardiya sistemleri ile günü bölen işveren, farklı işçi grupları oluşturarak çalışmanın sürekliliğini sağlar.

Vardiyalı sistem ile çalışmak, personelin çalışma saatlerinde çeşitliliğe sebep olur. Bu, kimi işçiler için düzensizlik olarak algılansa da belirli periyotlarda farklı saat dilimlerinde çalışmak monoton bir çalışma hayatının da önüne geçerek dinamik bir sistem oluşturur.

Vardiya sistemi genellikle mavi yakalı çalışanların kullandığı bir sistemdir. Üretimin sürekliliği için oluşturulan farklı vardiya saatlerinde, farklı işçi grupları çalışmalarını sürdürür ve mesaileri bittiğinde işi bir sonraki vardiya grubuna devreder. Elbette, bu sistem yalnızca üretim odaklı sektörlerde tercih edilmez. Turizm sektöründe, özellikle 7 gün 24 saat açık olan otellerde ve sağlık sektöründe de vardiyalı sistem kullanarak hizmetin aksamaması amaçlanır.

Vardiya kavramını daha iyi anlamak için “Vardiya nedir, nasıl yapılır?” adlı videoyu izleyebilirsiniz.

Shift nedir?

Shift ya da time shift olarak geçen bu kavram, çalıştığınız iş yerinin vardiya değişimi ile vardiya süresini ifade eder. Vardiya şefi, her işçinin shift’ini, yani çalışma periyotlarını düzenleyerek işçilere ilan eder. Shift ve vardiya, kelime anlamı olarak aynıdır. Ancak, personel tarafından kullanılırken vardiya saati ya da shift çizelgesi şeklinde düşünülür.

Vardiya sistemi ile çalışan işletmelerde genellikle vardiyalar haftalık olarak belirlenir ve bir sonraki haftanın shift’leri bir önceki haftanın sonunda personele açıklanır. Kimi işletmede duvara asılan haftalık çalışma çizelgesi ile belirlenirken, pek çok işletme teknolojiyi kullanarak çalışanlara e-posta yoluyla da bildirim sağlar.

Vardiya türleri nelerdir?

Her sektör ve iş yerinin kendi bünyesinde uyguladığı bir vardiya sistemi mevcuttur. Bu genelde personel yoğunluğuna ve iş hacmine göre değişiklik gösterir.

Vardiya sistemi genel olarak;

• 2’li vardiya sistemi,
• 3’lü vardiya sistemi,
• 4’lü vardiya sistemi,
• 2+2+2 vardiya sistemi olacak şekilde dizayn edilir.

Vardiya çizelgesi nasıl hazırlanır?

Vardiya çizelgesi hazırlarken personel sayısı ile vardiya sayısına dikkat etmek gerekir. Az vardiya ve personel sayısına sahip iş yerlerinde kağıt ortamında ya da duvara asacağınız bir yazı tahtası vasıtası ile vardiya çizelgenizi oluşturabilirsiniz. Elle oluşturabileceğiniz kadar basit olan bu çizelgelerde vardiya saatleri ile personel isimlerinin yer aldığı kısımlar mevcuttur. Böylece, çizelgeyi inceleyen her personel kendi vardiya saatini görebilir.

Çok sayıda personelin bulunduğu bir işletmede vardiya sayısı da çok daha fazla olur. Bu da her seferinde vardiya çizelgesini elle hazırlamanızı zorlaştırır ve zaman kaybı yaratır. Bu sebeple bu tip işletmelerde elektronik ortamda çizelge hazırlamak daha pratik olur.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin başvurduğu yöntemlerden biri Excel üzerinde vardiya çizelgesi oluşturmaktır. Excel üzerinde oluşturacağınız çizelgeler çok daha pratik olacaktır. Ayrıca, kendinize belirleyeceğiniz çizelge şablonu sayesinde, her seferinde tekrar çizelge oluşturmak zorunda kalmadan haftalık yerleştirmelerinizi yapabilirsiniz. Orta yoğunluktaki personel sayısına kadar oldukça pratik olan bu yöntem, belirli personel sayısından sonra pratik olma özelliğini yitirebilir.

Kurumsal işletmelerin sıklıkla kullandığı yöntem ise personel takibi için özel olarak tasarlanmış yazılımlar ile vardiya çizelgesi oluşturmaktır. İşletmeniz için kullandığınız vardiya yönetim yazılımı ile kendi vardiya sisteminizi ve personellerinizi programa tanımlayarak kullanabilir ve takibini çok daha pratik bir şekilde sağlayabilirsiniz.

Online Vardiya Yönetim Yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek ya da başvuru yapmak için “Kolay İK Online Vardiya Yönetim Yazılımı” sayfasını ziyaret ederek hemen incelemeye başlayabilirsiniz.