Shift yönetimi nedir? Nasıl yapılır?

Günümüzde pek çok işletmenin ihtiyaç duyduğu kavramlardan biri vardiya yönetimidir. Vardiya (shift) yönetimi doğru ve etkin şekilde yapılmadığında şirket içi karışıklıklar yaratabileceği için işletmenize uygun doğru sistemi bulmanız ve uygulamanız büyük önem taşır.

Vardiya (Shift) yönetimi nedir?

Vardiya, bir işyerinde bölünerek düzenlenen çalışma süreleridir. Belirli sektörlerde oldukça ihtiyaç duyulan vardiya sistemi ile üretimin devamlılığı sağlanır. İşyerinde düzenlenen çalışma süreleri ile bir iş günü belirli sürelere bölünür ve bölünen her süre için belirli işçi grubu oluşturulur. Bu şekilde, o işyerinde üretim ve hizmet aksamadan devam eder.

Vardiya yönetimi, diğer adı ile shift yönetimi, bir işyerine bağlı personelin çalışma saatlerinin, oluşturulan çizelgeler yardımı ile takip edilmesi ve düzenlenmesi demektir.

Vardiya yönetimi, özellikle üretim süreleri ve çalışma saatlerinin uzun olduğu sektörlerde çokça ihtiyaç duyulan bir yöntemdir. Bu sektörlerden bazıları aşağıdaki gibidir:

• Ulaşım sektörü,
• Çağrı merkezleri,
• Mağazacılık ve perakende hizmetleri,
• Hastaneler,
• Güvenlik hizmetleri,
• Turizm ve otelcilik hizmetleri,
• Endüstri sektörü

Bu sektörler vardiya sistemini yoğun olarak kullandığı için vardiya (shift) yönetimine ihtiyaç duyar.

Vardiya (Shift) yönetiminin amacı nedir?

Bazı sektörlerde işletmelerin devamlılığı oldukça önemlidir. Belirli saatlerde çalışıp sonrasında işletmeyi kapatmak yerine 7 gün 24 saat açık olması gereken işletmeler vardır. Bu işletmelerin çalışma sistemi diğerlerinden farklı olmak zorundadır. Shift yönetimi, bu farklılığı karşılayabilecek işgücünü sağlamayı ve işletmenin daima aktif kalmasını amaçlar.

Shift yönetimi ile günlük olarak kaç vardiya süresi olacağı belirlenir ve o sayıda işçi grupları oluşturulur. Her gruba belirli bir saat atanır ve bu saatler işçilere önceden bildirilir. Böylece, işçilerin üzerinde fazla iş yükü olmazken işleme her vardiya süreci ile üretime veya hizmete devam etmiş olur.

Böyle işyerlerinde, vardiya sistemi sayesinde işçiler uygun çalışma süreleri ile çalıştığı ve üretim kesintisiz devam edebildiği için işletmeye ait verim de artar.

Vardiya yönetimi neden yapılır?

Üretimi ya da sürekliliği sağlaması gereken işyerlerinde vardiya sisteminin yönetilmesi ile koşullar daha iyi hale getirilir.

Vardiya yönetimi ile hastane, otel, çağrı merkezi gibi işler ile çalışan işyerlerinde kişilerin hizmete her an ulaşabilmesini sağlamanız mümkün olur. Bu işyerlerinde vardiya sistemini yöneterek daha çok işçi istihdam edilebilir ve bu işçiler makul mesai saatlerinde çalışabilir. Böylece, bu işletmeler sürekli açık ve hizmet verebilir durumda olur.

Vardiya yönetim araçları kullanarak işletme içinde oluşabilecek karışıklıkları önleyebilir, vardiya süreçlerinin düzenli şekilde yürütülmesini sağlayabilirsiniz. Böylece, her çalışan hangi vardiya saatlerinde çalışması gerektiğini ve hangi gruba dahil olduğunu bilir ve bu düzende işlerini yürütebilir.

Vardiya yönetimi nasıl yapılır?

Vardiya yönetimi işletmeden işletmeye değişebilir. Küçük işletmeler için bu yönetim ve takip işlemleri daha kolay olabilmekle birlikte orta ve büyük ölçekli işletmelerde çalışan sayısının oldukça fazla olması sebebi ile işletmeye en uygun vardiya yönetim sisteminin geliştirilmesi gerekir. Uygulanabilecek vardiya sistemleri aşağıdaki gibidir:

• 3’lü vardiya sistemi,
• 4’lü vardiya sistemi,
• 2+2+2 vardiya sistemi,
• 2 vardiyalı çalışma sistemi.

2’li vardiya sistemi, günü 2’ye bölerek oluşturulan sistemdir. Böylece, çalışan gruplar da 2’ye ayrılır. Bir grup 12 saat çalışıp işleri diğer vardiya grubuna devreder. İkinci grup da 12 saat çalışarak işi bırakır.

3’lü ve 4’lü vardiya sistemi 2’li sistem ile aynı mantığa sahiptir. Gün 3’e ya da 4’e bölünür ve buna uygun gruplar oluşturulur.

2+2+2 vardiya sistemi diğerlerinden biraz farklı olabilir. Bu sistemde, işçiler 2 gündüz ve 2 gece çalışıp ardından 2 gün istirahat süresine sahip olur. Çalışma süreleri ise 12’şer saat olacak şekildedir.

Vardiya (Shift) yönetimini kimler yapar?

Shift’leri genelde işletmelerde bir ya da birkaç kişi üstlenerek yönetir. Kurumsal işletmelerde genellikle insan kaynakları birimi bünyesinde bulunan personeller vardiya yönetimini üstlenir. Pek çok kurumda sadece bu işi üstlenen ve vardiya yönetimi ile ilgilenen personel ya da yöneticiler olabilir. Ancak, küçük işletmelerde işçi sayısının yoğun olmaması sebebi ile işletme sahibi ya da yetkilendirdiği bir kişi vardiya sistemi ile ilgilenerek düzeni sağlayabilir.