Personel özlük dosyasında neler olmalı?

Çoğumuz evrak işleriyle uğraşmaktan hoşlanmayız. Fakat personel özlük dosyalarınızı düzenli tutmanın hem zorunlu belgeleri içerdiğini hem de uzun vadede işinizi kolaylaştıracağını hatırlatmak istiyoruz.

Bir personel özlük dosyasında ne olması gerektiği konusunda kafanız karışabilir veya bu dosyaları nasıl saklamanız gerektiğini merak edebilirsiniz. Bu yazıda, tüm doğru belgeleri toplamanıza ve aklınıza gelebilecek tüm genel soruları yanıtlamanıza yardımcı olacak bir personel özlük dosyası kontrol listesi oluşturduk.

Personel özlük dosyası nedir?

Çalışan dosyası veya personel kaydı olarak da bilinen personel özlük dosyası bir çalışanın iş başvurusundan istifa mektubuna kadar çalıştığı şirkette geçirdiği süre ile ilgili tüm bilgileri içeren bir belge grubudur. Personel özlük dosyası; yeni, mevcut veya önceki çalışanların tüm insan kaynakları ve bordro belgelerinin saklandığı bir kağıt klasörü veya elektronik klasördür.

Personel özlük dosyasına neden ihtiyaç duyarız?

Personel özlük dosyalarının tutulması işveren olmanın ve kendinizi sorumluluktan korumanın önemli bir parçasıdır. Ayrıca personel özlük dosyası çalışanın iş içinde aldığı destek ve işlemlerinin bir kaydı işlevi görür. Bir çalışanla ilgili tüm önemli bilgilerin tek bir yerde saklanması o çalışanın rolleri ve sorumluluklarıyla ilgili tüm ayrıntıları bulmanın kolay olduğu anlamına gelir.

Ayrıca, bir çalışanın size karşı bir talepte bulunması ya da sizin ondan bir talepte bulunmanız durumunda gerekli kayıtları oluşturabileceğiniz anlamına da gelir. Bu nedenle bir çalışanın personel özlük dosyasını güncel tutmak ve ilgili tüm belgelerin orada olduğundan emin olmak için tüm dosyaları düzenli olarak gözden geçirmek önemlidir. Bu, size karşılıklı bir hak talebinde bulunulması durumunda iki tarafı da korumaya yardımcı olacaktır.

İşçi özlük dosyası oluşturmak ve tutmanın bazı yasal gereklilikleri bulunur. İş kanununda işçi özlük dosyasının yasal gerekliliklerini okumak için yazımızı ziyaret edin.

Personel özlük dosyasında olması gerekenler

Personel evrakı, ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak temel çalışan ve tazminat bilgilerini içermelidir. Bir personel özlük dosyasına hangi istihdam kayıtlarının ekleneceğini anlamak maliyetli cezalardan ve hatalardan kaçınmanıza yardımcı olur.

Personel özlük dosyasının içeriği kişiye veya şirkete göre değişebilir. Ancak dahil edilmesi gereken temel ve önemli belgeleri üç kategori altında toplamak mümkün:

1.  İstihdam Geçmişi

• İş başvurusu
• Özgeçmiş
• Ön yazı
• Referans mektupları
• Eğitim bilgileri
• Önceki iş deneyimi bilgileri
• İş teklif mektubu veya iş sözleşmesi
• İş tanımı
• İş analiz kayıtları
• Acil durum iletişim bilgileri
• Oryantasyon kayıtları
• Bordro ve tazminat kayıtları
• Yer değiştirme anlaşmaları ve belgeleri
• Rekabet etmeme sözleşmesi, iş sözleşmesi veya şirket tarafından sağlanan bir araba ile ilgili sözleşme gibi çalışan ve işveren arasındaki herhangi bir sözleşme, yazılı anlaşma veya makbuz
• Transfer, terfi, şirket içi başvurular gibi talepleri içeren resmi formlar

2.  Çalışan Performans Gelişimi, Gelişim Planları ve İyileştirme

• Kullanılan performans değerlendirmelerinin veya çalışan gelişim planlarının kopyaları
• Çalışanın kendisiyle ilgili yaptığı değerlendirmeler
• Devam veya gecikmeyle ilgili notlar
• Performans iyileştirme planı belgeleri
• Disiplin cezası raporları
• Çalışanın resmi öneri ve tavsiyeleri ile şirketin yanıtları
• Eğitim istekleri ve alınan eğitimlerin kayıtları
• Eğitim gider raporları
• Çalışanla ilgili müşteriler ya da iş arkadaşlarından gelen şikayetler

3.  İşten Ayrılma

• Çalışan istifa mektubu
• İstidam bitiş belgeleri
• Nihai maaş, tatil ücreti, şirket mülkünün iadesi gibi çalışanın istihdamının tüm yönlerini içeren muhasebe kayıtları

Personel özlük dosyasında bulunması gereken tüm belgelerin olduğu bilgilere ulaşmak için yazımızı ziyaret edebilirsiniz.

Personel özlük dosyası nasıl saklanmalı?

Personel özlük dosyalarını elektronik olarak veya basılı bir şekilde saklamayı seçebilirsiniz. Bu dosyaları ıslak imzalı olarak tutmanız sizi ihtilaflı durumlardan koruyacaktır. Ancak insan kaynakları süreçlerinizi bu belgelerle idare etmek sizin için oldukça maliyetli olacaktır.

Bu yüzden çeşitli İK yazılımı kullanmanızı tavsiye ederiz. Çünkü her bir çalışan için yukarıda belirtilen belgelerden oluşan basılı bir personel özlük dosyası hem oldukça maliyetli olacak hem de yer kaplayacaktır. Bu sayede tüm çalışan belgelerini çevrimiçi bir veri tabanında saklayabilirsiniz. Dosyalar güvenli bir sunucuda saklanır ve çalışan şirketten ayrıldıktan sonra bile erişilebilir. Ayrıca bu şekilde gideriniz azalacağı gibi, zamandan da tasarruf etmiş olur ve çevreye verilecek zararın da önüne geçmiş olursunuz.

Personel özlük dosyalarının tutulması gibi insan kaynakları görevleri göz önünde bulundurulduğunda bir insan kaynakları yöneticisinin çalışma haftasının belli bir saatini bu işe ayrıldığı görülecektir. Bu nedenle gerek büyük şirketlerin gerekse orta ve küçük ölçekli şirketlerin personel özlük dosyalarına yönelik yazılımlar kullanması kendi faydalarına olacaktır.

Personel özlük dosyalarınızı Kolay İK ile oluşturun

Kolay İK ile personel özlük belgelerine istediğiniz yerden istediğiniz zaman kolayca ulaşabilir, çalışanlarınızın mesai ve izin saatlerini yönetebilir, şirket harcamalarını, primleri, avansları takip edebilir, şirket içi eğitimlerinizi planlayıp takibini yapabilir ve tek dokunuşla istediğiniz veriyi detaylı olarak raporlayabilirsiniz. Tüm bunlar ve şirketinizin İK sürecini kolaylaştıracak pek çok çözüm için şimdi Kolay İK’yı ücretsiz denemeye başlayın, farkı kendiniz deneyimleyin.