KPI nedir ve şirketlerde nasıl uygulanır?

Bir süre önce hayatımıza KPI diye bir kavram girdi. Çalışma hayatında, özellikle beyaz yakalıların ve yöneticilerin dilinden düşmeyen bir sözcük. Peki nedir bu KPI dedikleri?

KPI nedir?

KPI aslında hep hayatımızda olan bir şey. Çocukluğumuzdan, gençlik yıllarımıza, üniversite hayatından, iş hayatının içinde geçirdiğimiz şu günlere kadar, hep KPI’larımız oldu. Hayatımız boyunca da olacak gibi duruyor.

KPI esas olarak Key Performance Indicator (Anahtar/Temel Performans Göstergesi) sözcüklerinin kısaltılmasıdır. En genel tanımıyla da hedef anlamına gelmektedir. Daha doğru bir tanımla anlatılacak olursa, hayatımızın her döneminde yeri olan hedeflerin, iş hayatındaki, daha sistematik belirlenmiş, ölçülebilir olan karşılığıdır KPI.

KPI’lar çoğu çalışanın korkulu rüyası, tutmayınca uyarılar, terfiden olmalar, hatta işten çıkarmalara kadar varan bir sürecin, performans yönetiminin en kritik parçasıdır. Aslında doğru belirlendiğinde çalışana hiç de yük olmayan, aksine çalışanın gelişimini sürdürmesi ve performansını artırması için uygulanabilecek en iyi yöntemlerden biridir. Bugün KPI uygulaması birçok çalışan tarafından baskı unsuru gibi algılansa da aslında hem şirkete hem de çalışana faydası yadsınamayacak ölçüde fazladır.

KPI faydası nedir?

Birçok çalışan ya doğru ve yeterli çalışmadığından ya da yöneticisi tarafından KPI’ların doğru belirlenmemesinden ötürü hedeflerini tutturamıyor. Sonucunda hem kendisi hem yöneticisi hem de tüm ekibi mutsuz oluyor. Gerginlik, sinir harbi, şimdi ne olacak korkusunu hiç saymıyoruz bile. İşte bu yüzden, yani KPI ile alakalı kötü anılardan ve tecrübelerden ötürü maalesef KPI özellikle çalışanlar tarafından olumsuz bir şey olarak algılanıyor. Oysa performans yönetimi süreci doğru uygulanır, KPI’lar da bu sürecin doğru uygulanan parçalarından biri olursa faydasını görmemek imkansızdır.

KPI uygulamasının çalışan, yönetici ve işyeri açısından faydalarını maddeler halinde değerlendirelim. KPI doğru belirlenirse kendisini sürekli geliştirmesi için çalışan açısından iyi bir yöntemdir. KPI çalışandan doyumsuzca hep daha fazlasını yapmasını değil yerinde saymamasını, kendisini geliştirmesini beklemek ve bu yolda başarısını gözlemlemek için kullanılmalıdır.

KPI’ı tutturmak çalışanın manevi tatmini yaşaması için iyi bir göstergedir. Özellikle uzun süredir aynı işi yapan çalışanlar, bir süre sonra ben ne işe yarıyorum bunalımını yaşamaya çok yaklaşır. Eğer çalışan kendisi için KPI belirlerse sonucunda şirketi için ne kadar önemli bir iş yaptığını ne kadar verimli olduğunu kendisi de görmüş olur. Bu sayede iş motivasyonu ve manevi tatmini artar. Çalışanın belirlenen periyotta, belirlenen hedefler doğrultusunda ne kadarlık bir başarı gösterdiği ölçülebilir.

Sözel ya da farazi değerlendirmelerden ziyade sayısal ve somut verilerle ölçüm yapılmasına olanak sağlar. Yöneticilerin çalışanları daha iyi takip etmesini sağlar. Aynı ekip içerisinde aynı konulardaki hedeflerin gerçekleşme oranına göre bireysel başarı ve ekip başarısı hakkında doğru sonuca ulaşmasına yardımcı olur. Derli toplu çalışmayı, geçmişi, bugünü ve yarını net olarak görmeye olanak tanır. Çalışanın ya da ekibin her an orada ne için bulunduğunun bilincinde olarak çalışmasını sağlar.

Mevcut durum ve hedeflenen durum arasındaki farkı gösterir. Bu sayede ne yapılması ya da ne yapılmaması gerektiği konusunda yardımcı olur. KPI’ların önemi ve faydasına kısaca göz attıktan sonra bir de bir şirketin performans yönetimi sürecinde KPI’ları kullanmaması durumdan yaşanacak olumsuzlukları değerlendirelim.

KPI olmazsa ne olur?

Bir şeyin başarı sayılması için, özellikle iş hayatında belli koşulları sağlaması gerekir. Bunların ilki sürekliliktir. Sürekli olmayan hiçbir başarı, başarı sayılmaz, olsa olsa tesadüftür. İstikrar, başarının olmazsa olmazıdır. Bunu ölçülebilirlik takip eder. Ölçemediğiniz bir sonucun neye göre başarı sayıldığını anlayamazsınız. O yüzden bir sonucun başarı sayılabilmesi için ölçülebilmesi şarttır.

Buna göre KPI, başarının ya da daha genel konuşmak gerekirse sonucun doğru değerlendirilebilmesi için olmazsa olmaz bir kavramdır demek yanlış olmaz. Bireysel ya da ekip performansının gidişatı, yapılan çalışmanın sonucu, başarının boyutu, sürekliliği gibi konuları ölçmek, bunlar hakkında doğru sonuçlara ulaşmak için size sayısal veriler verir. Bu verileri ölçer, grafiklendirir, karşılaştırır, kısaca nasıl isterseniz öyle kullanırsınız. Sonucunda da bir rapor sahibi olursunuz, önünüzü görürsünüz.

KPI nasıl belirlenir?

Performans yönetimi sürecinin en önemli parçalarından biri olan KPI’larla ilgili belki de en kritik nokta KPI’ların nasıl belirleneceğidir. Zira yanlış belirlenen hedefler hem çalışan hem yönetici hem de işyeri için faydadan çok zarara sebep olabilir. Çalışanın kendine olan güvenini kaybetmesi, başarısızlık hissi, motivasyon düşüklüğü, buna bağlı olarak verimsizlik KPI’ların doğru belirlenmemesi sonucunda görülebilecek olası sonuçlar arasındadır. Bu yüzden KPI’lar belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bunları aşağıda inceleyelim.

Gerçekçilik

KPI’yı belirlerken en dikkat edilmesi gereken konu, onu çalışanla beraber belirlemektir. KPI en başta gerçekçi olmalıdır. Çalışanın kapasitesi, yetkinliği, bir önceki dönemdeki başarısı, sağlık durumu, hatta psikolojik durumu gözlemlenip, hedefi ona göre belirlenmelidir. Amaç çalışanın üzerinde hedef baskısı oluşturmak değil, daha verimli çalışmasını sağlayıp daha başarılı olmasına vesile olmak olmalıdır. Bu yüzden her şeyden önce çalışan ve yönetici diyalog halinde olmalı, hedefler mutlaka beraber belirlenmelidir.

Ölçülebilirlik

KPI’ın bir diğer kritik noktası da hedeflerin net ve ölçülebilir olmasıdır. Mesela herhangi bir konuyu araştırmak bir KPI olamaz. Bir hedefin hedef sayılabilmesi için sayısal bir sonuca ya da ölçülebilir bir değere sahip olması gerekir. Diğer bir deyişle hedef tamamen sayısal değilse bile en azından spesifik yani belirli bir konuda olmalıdır. Bununla birlikte net olmayan hedefler çalışanda başarısızlık hissi, dikkat dağınıklığı yaratacağından kesinlikle tatmin edici bir sonuca ulaşamaz. Bu yüzden hedefin ne olduğu açıkça belirtilmelidir.

Zamanlama

KPI ile ilgili bir diğer parametre de zamandır. Dilimize özellikle 2000’li yıllardan itibaren girmiş bir kavram olan “deadline” KPI sahnesinde önemli bir yere sahiptir. Deadline bir işin tamamlanması, bir hedefin yerine getirilmesi için ilgili kişiye verilen son tarih anlamına gelmektedir. Buna göre her hedefin yani her KPI’ın bir son tarihi olmalıdır. Hedef kadar hedefin ne kadar zamanda gerçekleştirilmesi gerektiği çalışmayı ve buna bağlı olarak başarıyı ölçmek için olmazsa olmazlardan biridir.

Bunlar dışında KPI konusunda belli soruların sorulması ve bu sorulara verilecek yanıtlar sürecin doğru işletilmesi için oldukça önemlidir.

• Neyi ölçmek istiyorsunuz?
• Hangi periyotlarda uygulayacaksınız?
• Yetkili kişiler kimler olacak?
• Sayısal değerleriniz nelerdir? Zaman mı, satış mı, para mı?
• Hedefleriniz şirketin stratejik hedefleriyle ne kadar uyumlu?
• Sektördeki rakipleriniz ile kıyaslama yapabilecek misiniz?

KPI nasıl hesaplanır?

Ölçmeye çalıştığınız şey için kullanılacak en iyi KPI formülü nedir? Performans ölçümlerinizin her biri için en iyi niceleme yönteminin ne olduğuna karar vermenize yardımcı olması için aşağıdaki ipuçlarını kullanabilirsiniz.

Sayarak KPI hesaplamak

Saymak, gözlemlediğiniz bir şeye bir miktar koymanın açık ara en kolay yoludur:

• Memnun olan müşteri sayısı
• İş kazası sayısı
• Satış sayısı

Yüzde ile KPI hesaplamak

Yüzdeler, bir popülasyondaki belirli bir özelliği sergileyen kişi veya nesnelerin sayısının toplam nüfus büyüklüğüne bölünüp 100 ile çarpılmasıyla elde edilen sayılardır:

• Memnun olan müşterilerin yüzdesi
• İşyerinde yaralanan çalışanların yüzdesi
• Satışla sonuçlanan satış aramalarının yüzdesi

Ortalama ile KPI hesaplamak

Ortalama genellikle, toplamın, toplamın dayandığı bir dizi şey veya insan sayısına bölünmesiyle elde edilir:

• Ortalama müşteri memnuniyeti derecesi
• Çalışan başına yaralanma nedeniyle kaybedilen ortalama gün sayısı
• Satış çağrısı başına ortalama satış geliri

Oran ile KPI hesaplamak

Oran, payı’ı payda ile bölmektir. Ortalamadan daha detaylı sonuçlar elde etmenize yardımcı olur.

• Alınan toplam satış geliri, faturalanan toplam satış gelirine bölünür
• Toplam satış gelirinin, bu geliri oluşturan satış çağrılarına harcanan toplam saate bölümü

KPI Adımları

Yazımızın birçok yerinde de vurgulandığı gibi, KPI sanıldığı kadar basit uygulanabilen bir süreç değildir. Performans yönetim sürecinin en önemli parçalarından olan KPI uygulamasının belirli bir sistematik içerisinde, doğru bir sıralamayla gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Yani bir vizyona sahip olup belirli koşulların yerine getirilmesi, sürecin başarılı bir şekilde tamamlanması için yeterli değildir. KPI sürecinin adımlarını sırasıyla inceleyelim.

• Amaçlar ve varılmak istenen sonuçlar belirlenir.
• Bu amaçlar doğrultusunda KPI’lar netleştirilir ve yazıya dökülür.
• Belirlenen KPI’ların yazılı hali yönetici ve çalışana verilir.
• Belirlenen zaman dilimi içerisinde çalışan ve yönetici diyalog halinde olur.
• Çalışanın gidişatında olumsuzluk gözlemlenirse müdahale edilir,
• Olası bir olumsuzlukta bir sonraki adım yine beraber belirlenir,
• Süre sonunda ulaşılan sonuç değerlendirilir,
• Elde edilen sonuç raporlanır ve arşivlenir.

KPI örnekleri

İnsan kaynakları KPI örnekleri

İşte insan kaynaklarında en çok kullanılan KPI ve metrikler:

• Çalışan devir oranı
• İşe alım süresi
• Çalışan bağlılığı seviyesi
• Çalışan memnuniyeti
• Çalışan devamsızlık oranı
• Çalışan demografik verileri
• Maaş ve rekabet oranları
• İK çalışan sayısı
• Ortalama çalışma süresi
• Açık pozisyonlara yanıt oranı

Muhasebe KPI örnekleri

• Gelir gider tabloları
• Gelir artış oranları
• Kar marjları
• Net kar
• Bilanço
• Stok devri
• Cari işlemler
• Nakit akışı
• Finans tabloları

Sonuç

KPI’lardan korkmayın. KPI’lar ne yönetici ne de çalışan için yük değil, aksine motivasyon ve iş tatmini demektir. Çalışanların ve yöneticilerin ne yaptığını görmesine, ne yapacağını planlamasına yardımcı olur. Yeter ki hedeflemeler belirlenirken gerçekçi olunsun, yönetici ve çalışan diyaloğu doğru kurulsun ve süreç boyunca hep iletişim halinde kalınsın. Unutmayın, KPI her şeyi değil, doğru şeyi ölçmektir.

Siz KPI’lar ile ilgilenin, biz elinizi yoran işleri hallederiz!

Siz KPI’ları ölçerken, elinizi yoran tüm İK süreçlerini bırakın Kolay İK sizin için halletsin. Kolay İK ile İK süreçlerinizi kolaylaştırmaya hemen başlayın.