Organizasyon şeması nasıl oluşturulur?

Organizasyon şeması, bir şirketin yapısını temsil eden görsel bir şemadır.

Tüm işletmelerin farkında olsak da olmasak da bir organizasyon yapısı var. Her ne kadar bazı organizasyon şemaları organik olarak oluşmuş ve gelişmiş olsa da özellikle personel sayısı arttıkça ve şirket giderek daha karmaşık hale geldikçe organizasyon yapınız hakkında bilinçli olmak ve kafa yormak önem kazanıyor.

Şirketler iş modellerini, sektörleri ve büyüklükleri paylaşsalar bile organizasyon şemaları büyük ölçüde farklılık gösterebilir. Çünkü bir şirket için çalışan bir yapı başka bir şirket için çalışmayabilir. Peki hangi organizasyon şeması markanızı ve şirketinizi en iyi şekilde temsil ediyor? Bu yazıda bu sorunun cevabını bulacaksınız.

Organizasyon şeması nedir?

Organizasyon şemaları tasarım yoluyla organizasyonun inançları, değerleri, kültürü ve felsefeleri hakkında bir açıklama yapmak için kullanılır. Ekiplerin ve departmanların nasıl organize edildiğini, şirket genelindeki raporlama ilişkilerini ve her bireyin rol ve sorumluluklarını vurgular. Çalışan görevlerini, etkileşimlerini ve raporlamayı yöneten günlük kılavuzdur.

Bir organizasyon şeması bir işletmenin veya kuruluşun yapısını özetleyebilir ya da bir bilgi alanının farklı unsurlarını temsil edebilir. Aslında organizasyon şemasının genel fikri, tüm şirketin net ve her şeyi kapsayan bir resmini sunmasıdır.

Organizasyon şeması neden gereklidir?

Organizasyon şeması birçok nedenden dolayı kullanılır ve birçok şekilde yapılandırılabilir. Bu şemaları bir kişinin diğerine, bir departmandan diğerine veya bir şirketteki çeşitli işlevlerle ilişkileri göstermek için kullanabilirsiniz. Organizasyon şemaları, yönetim aracından proje planlamasına ve personel dizinine kadar birçok amaca hizmet edebilir.

Organizasyon şeması muhtemelen göründüğünden daha fazla faydaya sahip. Çünkü iş akışı ve sorumlulukların açıklamasını sağlar. Çalışanların yardım için nereye gitmeleri gerektiğini anlamaları veya belirli sorunlara yanıt vermeleri için hızlı bir yoldur.

İyi tasarlanmış bir organizasyon şeması stratejik planlamanızın ayrılmaz bir parçasıdır.

Eğer bir organizasyon şeması iyi oluşturulursa şirket operasyonları ve müşteri deneyimi üzerinde önemli etkileri olabilir. Ekibinize en çok ihtiyaç duydukları anda net bilgiler ve yön verir. Eğer kötü yapılırsa veya hiç yapılmazsa şirketinizin iletişim ve iş birliği yeteneklerini sekteye uğratabilir.

Adeta kristal netliğinde bir raporlama yapısı ve hiyerarşisi gösterdiği için hem çalışanlar hem de liderler anında kiminle iletişime geçeceğini bilir. Tüm şirketin insan kaynaklarının net bir şekilde anlaşılmasını sağlayarak iş yüklerinin daha kolay yönetilmesini sağlar. Yolunuzun aynı sıklıkta kesişmeyebileceği diğer departmanlarda kimlerin çalıştığına dair okunması kolay bir görsel sunarak daha geniş bir iş birliğini teşvik eder. Gerçekten daha iyi iletişim için olanak sunar, şeffaflığı artırır ve ekibinizi birbirine bağlı tutar.

Organizasyon şeması türleri

Çeşitli organizasyon şemaları vardır. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

Hiyerarşik organizasyon şeması

Bir piramit gibi şekillenen hiyerarşik organizasyon şeması en yaygın organizasyon şemasıdır. Bu şemayla bir ilişkiyi göstermek için insanları basit bir çizgiyle bağlarsınız ve yukarıdan aşağıya, ön plandaki çalışanlara doğru bir akış oluşturursunuz. Hiyerarşik organizasyon şemasının en önemli özelliği şirketteki herkesin -bir kişi hariç- tek bir kişiye tabi olmasıdır. Kimseye bağlı olmayan söz konusu bu kişi şirkette en büyük otoriteye sahip olan kişidir. Bu bazen CEO, bazen başkan bazen de şirketin sahibi olabilir.
‍

Matrix organizasyon şeması

Bir matrix organizasyon yapısının temel özelliği bazı çalışanların birden fazla lidere rapor verebilmesidir. Bu şemada ilişkiler düz veya noktalı bir çizgi ile tanımlanır. Düz ve noktalı çizgilerin anlamı değişse de noktalı çizgiler tipik olarak daha az öneme sahip ilişkileri gösterir. Bir matrix şeması katı bir dikey iş birimini sürdürmeyen çapraz işlevli ekipler için en iyi sonucu verir. Proje yönetiminde popülerdir çünkü şirketin mevcut personel kaynaklarına daha fazla görünürlük sağlar, bilgi akışını bozar ve nihayetinde daha fazla şeffaflık yaratır.

Düz organizasyon şeması

Yatay organizasyon şeması olarak da bilinen düz organizasyon şeması özellikle işe yeni başlayan küçük işletmeler arasında popülerdir. Çünkü daha küçük bir kadroyla çalışırlar ve henüz daha büyük departmanlara ve orta düzey yöneticilere sahip olacak kadar büyümemişlerdir. Düz organizasyon yapıları çalışanlara daha fazla sorumluluk verir ve daha açık iletişim akışlarını teşvik eder. Yeni ve yenilikçi fikirlerin uygulanmasının hızını ve koordinasyonunu geliştirir. Dezavantajı ise tüm çalışanların rapor vereceği, daha genel beceri ve bilgi sahibi çalışanları ödüllendirecek net bir yönetici olmadığı için kafa karışıklığı yaratabilmesidir.

Bölünmüş organizasyon şeması

Bu organizasyon şeması şirketi daha büyük faaliyetlere, pazara, coğrafyaya veya ürün ve hizmet gruplarına göre gruplandırır. Çok uluslu büyük şirketler geleneksel bir organizasyon şemasına sığmayacak kadar büyük olduklarından bölünmüş bir yapıyı tercih etme eğilimindedir. Bu şema esneklik sağlar çünkü her bölüm bağımsız olarak çalışır ve merkezi bir otoritenin emirlerine karşı kendileriyle ilgili konulara odaklanır.

Organizasyon şeması nasıl olmalı?

Bir organizasyon şeması seçerken göz önünde bulundurulması gereken birçok faktör var. Aslında bir yapıya karar verdikten sonra bir organizasyon şeması oluşturmak zor bir süreç değil. Temel adımlar oldukça evrensel ancak çoğu kullanmayı seçtiğiniz şema şablonuna bağlı. İşte bu temel adımlardan bazıları;

Geleceği planla

Kendinize sorun: Şirketiniz nereye gidiyor? Henüz yapmadığınız neyi yapmak istiyorsunuz?

Mümkün olduğu kadar geleceği planlayın. Yeni girişimciler için bu süre önümüzdeki üç ila beş yılı kapsar. Daha köklü organizasyona sahipseniz 10 veya daha fazla yılı hedefleyin.

Geçmişi dikkate al

Departmanların veya ekiplerin birlikte nasıl çalıştığıyla ilgili olarak neyin işe yarayıp neyin yaramadığını düşünün. Örneğin, belirli bölümler birbiriyle çelişiyor mu? Bazı takımlar raporlama yapınız yararsız rekabetleri teşvik ettiği için rekabet ediyor mu?

Organizasyon yapınızı oluşturun

Herhangi bir isim vermeden bir organizasyon yapısını bir araya getirin. Bu aşamada aşağıdakileri oluşturmaya odaklanmalısınız:

·     En verimli iş akışı

·     İş hedeflerine ulaşmak

·     Müşterilere iyi hizmet vermek

Hangi organizasyon şemasını tercih ederseniz edin organizasyon yapınızı oluştururken bir organizasyon planlama yazılımı kullanmayı düşünebilirsiniz.

Çalışanları dahil edin

Mevcut bir çalışanın yeniden tanımlanan bir role uygun olup olmayacağına objektif şekilde karar vermek hem gerekli doğal olarak hem de zordur. Bir çalışan, bir role daha önce olduğu kadar tam olarak uymayabileceğinden ihtiyaç duyulan yeni yetkinlikleri belirleyebilirsiniz. Bu yetkinlikleri geliştirmek için bir plan oluşturulabilir ve yürütülebilir. Alternatif olarak, belki de çalışan şirkette başka bir rol için daha uygundur.

Bir çalışanın yeni bir pozisyon için beceri seviyesi yeterli değilse eğitim için para ve zaman ayırmanız gerekir. Tersine, bir çalışan beceri setine sahip olup ancak işten zevk almıyor olabilir veya yeni pozisyonları istemedikleri bir baskı veya dikkat düzeyi gerektirebilir.

Yetki ve sorumluluk dengesi

Organizasyon yapısının neresinde olurlarsa olsunlar çalışanlarınıza eşit yetki ve sorumluluklar verin. Aksi takdirde kendilerini gergin hissedebilir, hüsrana uğrayabilir ve şirkete bağlılıklarını kaybedebilirler.

Çalışan metriklerini ve verilerini doldurun

Size her bir rolde tanımlanan kişinin kapsamlı bir resmini vermesi için organizasyon şemanıza önemli görev süresi ve performans derecelendirmelerini içerebilecek olan metrikleri ekleyin. Bu aynı zamanda şirketiniz hakkında çok daha büyük bir hikayenin ortaya çıkmasını sağlayacak.

Güçlü bir performans yönetimi uygulayın

Yapınızdaki güncellemelerin sıklığını azaltmak için çalışanları yıl boyunca sürekli olarak gözden geçirin. Bu gözden geçirme aynı zamanda düşük performansa karşı bir toleranstan kaçınmaya da yardımcı olur. Çünkü aşırı ve hızlı büyüme bir şirket için uzun vadede iyi sonuç vermeyebilir. Performans değerlendirme ve performans yönetimi süreçleri, şirketlerin sahip oldukları ekip ve kaynaklar ile maksimum verimi hedefleyen bir iş akışı kurulması yolunda kritik önem taşır.

Performans yönetimi ve performans değerlendirme hakkında detaylı bilgi için bu süreçleri şirketinize nasıl entegre edebileceğinizi ve nasıl geri dönüşler alabileceğinizi anlattığımız Performans Değerlendirme 101 e-kitabımıza da göz atın.

Kolay İK ile şirketiniz için organizasyon şeması oluşturun

Kolay İK'nın size sunduğu dinamik organizasyon şeması sayesinde şirketinizin yapısı her bir değişikliğe uyum sağlayarak otomatik olarak güncelleniyor. Bu sayede organizasyon şemanız siz bir düzenleme yapmadan daima güncel kalıyor. Kolay İK ile ücretsiz organizasyon şeması oluşturmak için şimdi kaydolun.

Şimdi Kolay İK'yı ücretsiz bir şekilde kullanmaya başlayın, şirketiniz için organizasyon şemanızı oluşturun.

‍

Kaynakça:

PMI: https://www.pmi.org/learning/library/matrix-organization-structure-reason-evolution-1837

Lucidchart: https://www.lucidchart.com/blog/types-of-organizational-structures