tr
Lütfen bir dil seçin

İş gücü planlaması nasıl yapılır?

Emre Doğrubakar

İş gücü planlamasının amacı, doğru zamanda doğru işlerde doğru kişilere sahip olmaktır. Bu yüzden iş gücü planlaması, dikkatli veri toplama ve planlama gerektiren karmaşık bir süreçtir.

İş gücü planlaması nedir?
İş gücü planlaması nasıl yapılır?

Sağlam bir iş gücü planı oluşturmak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken birçok farklı faktör vardır. İyi kullanıldığında insan kaynaklarının gelecekte ihtiyaç duyacağı yetenekleri planlamasına olanak tanır. Şirketiniz için rekabet avantajı oluşturmaya yardımcı olabilecek harika ve inanılmaz derecede değerli bir araçtır. Bu nedenle bu yazımızda etkili bir iş gücü planlaması yapmanın bazı püf noktalarını ele aldık.

İş gücü nedir?

İş gücü, halihazırda istihdam edilen toplam insan sayısı ile işsiz olan ve iş arayan insanların sayısıdır. Bu sayıya öğrenci ve emekliler gibi işsiz ve iş aramayan kişiler dahil değildir.

İş isteyen ancak şu anda iş aramayan kişiler de iş gücünün bir parçası olarak kabul edilmiyor. Kısacası iş gücü, ya bir işi olan ya da aktif olarak bir iş arayanları içerir. İş gücü, kamu kurum ve kuruluşlarında çalışanlardan özel sektöre kadar çok geniş bir alanı kapsar. İnsanlar, gelirlerini devlete bildiren bir şirket tarafından bir pozisyon için işe alındıklarında resmi olarak iş gücüne dahil olmuş olurlar.

Norm kadro nedir?

Norm kadro kısaca, bir kurum ya da şirketin çalışan sayısını planlama süreci olarak tanımlanabilir. Bu planlamada çalışanın yetkinliği, sahip olunan imkanlar ve iş yükü gibi etmenler de hesaba katılır.

Amerikalı Mühendis Frederick Winslow Taylor, 1880’lerde iş gücü verimliliğini artırmanın yolları üzerine araştırmalar yürütürken norm kadro çalışmalarına da öncülük etmiştir. Kendisi belirli bir görevin belirli bir performans düzeyinde tamamlanması için gereken süreyi araştırmakla kalmamış, aynı zamanda iş performansı yöntemlerini de değerlendirmiştir. Çalışmalarına göre, bir işi yapmanın tek bir en iyi yolu vardır ve o yol bulunarak uygulanmalıdır.

Norm kadro çalışmalarının amacı, bir şirketin beklenen hizmeti zamanında ve beklenen kalitede sunabilmesi için çalışan ihtiyacını belirlemek ve bu ihtiyacın gerekli nitelik ve nicelikte olmasını sağlamaktır. Norm kadrodakilerden daha fazla çalışana sahip olmak ise bir şirket üzerinde olumsuz etkiler yaratır. Bu sorunlar finansal boyutların yanı sıra işgücü yetersizliği, unvan sorunu ve gerekli niteliklere sahip çalışan eksikliğine kadar uzanmaktadır.

İş gücü planlaması nedir?

İş gücü planlaması, bir kuruluşun iş gücünü analiz etmek ve gelecekteki personel gereksinimlerine hazırlanmak için atması gereken adımları belirlemek için kullandığı süreçtir. İş gücü planlamasının öncelikle insan kaynaklarının istihdam ihtiyaçlarını tahmin etmek için kullanıldığı bir personel aracı olarak düşünebilirsiniz, ancak personel eğitim planınız, şirket tasarımınız ve ekip geliştirme hedefleriniz için de kritik olabilir.

Stratejik iş gücü planlaması olarak da adlandırılan iş gücü planlaması, doğru kişinin doğru zamanda doğru işte olduğundan emin olmakla ilgilidir. Bu, personel fazlası veya yetersiz personel olmadığı anlamına gelir. İş gücü planlamasında bir şirket, iş gücü içeriği ve bileşimi konularının sistematik bir değerlendirmesini yapar ve gelecekteki ihtiyaçlara yanıt vermek için hangi eylemlerin yapılması gerektiğini belirler. Şirketlerin bir dizi zorluk ve soruna odaklanmasına ve uzun vadeli iş hedeflerini destekleyecek girişimlere hazırlanmasına yardımcı olmak için pazar ve endüstri istihbaratı sağlayabilir.

Buna, mevcut işgücü yeteneklerini bilmek, gelecek senaryolarını planlamak, istenen iş gücünü belirlemek ve gelecekteki iş gücünü bu istenen iş gücüyle uyumlu hale getirmek için adımlar atmakla sahip olunur. Etkili iş gücü planlarına sahip ekipler ise, uzun vadeli hedeflerine ulaşmak ve uzun vadeli başarıyı sürdürmek için daha donanımlı olurlar.

Değişen şirket ihtiyaçlarını insan stratejisiyle uyumlu hale getiren temel bir iş süreci olan iş gücü planlaması, aşağıdaki gibi bazı nedenden dolayı giderek daha önemli hale geliyor:

Demografik değişiklikler 

Yaşı ilerleyen bir iş gücü, talep edilen becerilerin eksikliği, yeniden beceri kazanma zorlukları ve toplu emeklilik gibi bir dizi farklı soruna yol açar.

Maliyet azaltma

Artan küresel rekabet şirketleri daha akıllı çalışmaya zorluyor. Aynı zamanda yaşı ilerlemiş olan bir iş gücünün maliyeti daha pahalı olmasına rağmen daha üretken olması gerekmez.

Yetenek yönetimi

Yetenekli çalışanlar şirket için rekabet avantajı oluşturur. Aynı zamanda yaşı ilerlemiş olan üst düzey yönetim ve yöneticiler grubunun yerini alacak doğru insanlara sahip olmak çok önemlidir.

İş gücü planlaması ve norm kadro
Etkili bir iş gücü planlaması nasıl yapılır?

Etkili bir iş gücü planlaması nasıl yapılır?

Şirketler; başarılı olmak, personel ihtiyaçlarını ölçebilmek, eğitim ve geliştirme hedeflerini oluşturabilmek, optimal kadroya sahip olmak ve eğitimli bir iş gücü yaratmak için düzenli ve kapsamlı bir iş gücü planlama değerlendirmesi yapmalıdır.  Etkili iş gücü planlaması; yetenek çekme, işe alma ve geliştirmeyi içerir. Bu bağlamda etkili bir iş gücü planlaması yapmanın adımları şu şekilde sıralanabilir:

Mevcut iş gücünüzü analiz edin

İş gücünüz şu anda nasıl görünüyor? Şirketinizde halihazırda hangi insanlar ve beceriler var? Bu sorulardan da anlaşılacağı üzere iş gücü planlaması mevcut çalışanlarınızla başlar. Bu noktada mevcut iş gücünün analiz edilmesi, diğer bir ifadeyle yetenek analizi çok yararlı olabilir. Bu analiz size diğer verilerin yanı sıra, iş gücünüzün yaş demografisi, kıdem profili ve sözleşmelerin türü hakkında fikir verecektir.

Mevcut iş gücünüzün analizi söz konusu olduğunda özellikle keşfedilmesi gereken iki temel alan vardır. Bunlar; iş gücünün kalitesi ve iş gücünün miktarıdır. İş gücünün kalitesi, çalışanlarınızı mevcut performansı ve gelecekteki potansiyelini değerlendirmekle ilgilidir. İş gücünün miktarı ise; yeni işe alınanlar ve şirket içi terfiler dahil olmak üzere iş gücünüzün miktarını değerlendirmekle ilgilidir. 

Şirketinizin uzun vadeli hedeflerini göz önünde bulundurun

İş gücü planlaması çalışanlarınızın şirketinizin hedeflerini yerine getirebildiğinden emin olmakla ilgilidir. Bu nedenle iş gücü planlamasında şirketinizin uzun vadeli hedeflerini dikkate almak mantıklı olacaktır. Dolayısıyla gerçekten işin üstesinden gelmek istiyorsanız iş gücü planlamasına başlamadan önce tüm paydaşları dahil etmeniz önemlidir. Ardından ekibinizin başarması gerekenler, öngörülen iş yükü değişiklikleri ve personel düzeyleri hakkında bilgi toplayın.

Gelecekteki yetenek ihtiyaçlarınızı tespit edin

 Gerçekleştirmeniz gereken stratejik çalışmayla bağlantılı olan beceri fazlalıklarını ve eksikliklerini belirleyin. Bir yetenek ihtiyacı analizi yapmak iş gücü planlamanıza katkı sağlayacaktır. Örneğin çalışanlarınızdan hangilerinin ne zaman emekli olacağını bilirseniz, geride bırakacakları boşlukları nasıl dolduracağınızı düşünmeye başlayabilirsiniz. Bu sayede yeni kişileri mi işe alacağınıza ya da mevcut çalışanları mı eğiteceğinize yoksa her ikisini de mi benimseyeceğinize karar verebilirsiniz.

Burada dikkate alınması gereken bir diğer faktör de küresel dijitalleşme ve teknolojik gelişmelerdir. Bu da karşılanması gereken dijital bir ihtiyaç yaratacaktır.

Farklı senaryolara hazır olun

 Gelecek elbette tahmin edilemez. Ancak bu, beklenmedik senaryolara hazırlanamayacağınız anlamına gelmez. Farklı senaryolara hazırlıklı olmak ayrıca şirketinizin finansal durumunda ani, önemli bir değişiklik veya daha da büyük ölçekte küresel bir ekonomik yavaşlama gibi senaryolara hazırlıklı olmayı da beraberinde getirir.

Şimdiden öngörüde bulunmaya başlamak ve gelecekte büyük çaplı işten çıkarmaları önlemek için yıpratma, emekliye ayrılma, yükseltme ve yeniden beceri kazanmanın bir kombinasyonunu bulmak insan kaynaklarına ve onların iş gücü planlamasına bağlıdır.       

Kurum kültürünüzü unutmayın

Şirketlerin iş hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyduğu beceriler değişebilir. Ve evet, teknoloji hangi beceriler için işe alım yapacağını konusunda önemli bir rol oynuyor. Ancak iş gücü planlamanızda şirket kültürünüzü de unutmamalısınız. Tıpkı ihtiyacınız olan insanlar ve beceriler gibi kurum kültürünüz de sürekli gelişiyor. Planlama yaparken kurum kültürünüzdeki gelişmeyi nasıl yönlendirmek istediğinizi ve zaman içinde hangi temel değerleri korumak istediğinizi düşünmenizi öneririz.

İş gücü planlamasını şimdi kolaylaştırın

İş gücü planlamasının önemi ve faydalarına yukarıda kısaca değindik. Bu sebeplerden dolayı iş gücü planlaması yaparken destek almak isteyebilirsiniz. Süreç boyunca size destek olması için iş gücü planlaması konusunda uzmanlaşmış bir platform faydalı olacaktır.

İşte bu noktada Kolay İK iş gücü planlamanızda yanınızda. Kolay İK ile tek dokunuş ile çalışanlarınızın hedef tabanlı ve yetenek tabanlı performans değerlendirme raporlarını oluşturabilir, bu raporları şirketinizin mevcut iş gücünü analiz ederken ve gelecekte ihtiyaç duyacağınız yeteneklerin tespitini yaparken kullanabilirsiniz.

Şimdi Kolay İK’yı ücretsiz denemeye başlayın, yalnızca iş gücü planlaması değil tüm İK süreçlerinizde kullanabileceğiniz yenilikçi çözümlere tek uygulama üzerinden istediğiniz an ulaşın.


Kaynakça:

https://cardinalatwork.stanford.edu/engage/news/four-steps-workforce-planning

https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/toolkits/pages/practicingworkforceplanning.aspx

https://www.aihr.com/blog/strategic-workforce-planning/

https://www.cipd.co.uk/knowledge/strategy/organisational-development/workforce-planning-factsheet#gref

https://harver.com/blog/strategic-workforce-planning/

https://www.jobsandskills.wa.gov.au/resources-employers/five-easy-steps-workforce-planning

https://www.bamboohr.com/hr-glossary/labor-force/

Dijital Pazarlama Yöneticisi

Hemen kullanmaya başlayın, işinizi geleceğe taşıyın
Ücretsiz deneyin

Kurulum gerektirmeden kendi demo hesabınızı oluşturun, Kolay İK'yı tanıyın

Ücretsiz Deneyin
15 dakikada Kolay İK'yı tanıyın

Müsait olduğunuz zamanı belirleyin, size Kolay İK uygulamalarını anlatalım

Randevu Oluşturun