İnsan kaynaklarında iş akış ve süreç yönetimi

İşe alım ve işten çıkış süreçlerinde tekrar eden görevlerden yorulduysanız size harika bir çözüm önerimiz var. Kolay İK’nin en yeni özelliği İş Akış Yöneticisi, elinizi yoran tüm bu görevleri otomatize ederek İK departmanlarına zaman kazandırıyor.

• 🤔 Kaç adet fotokopi gerektiğini nereye not etmiştim ya? 
• 🤔 Adreste bir karışıklık olmuş hoş geldin kitini kimin göndermesi gerekiyordu? 
• 🤔 IT çalışanın e-postasını kapadı mı? 
• 🤔 Yeni arkadaşımızın buddy’si kimdi? 
• 🤔 Çalışan çıkış sözleşmesi imzalandı mı? 

Bu gibi soruları geride bırakmanız için gelin İş Akış Yöneticisi’ni daha yakından inceleyelim. 

Problem: Tekrar eden görevler 🔁

Yeni bir çalışanın işe başlaması veya işten çıkışı durumunda, her iki tarafın da belirli prosedürleri yerine getirmesi gerekir. Çalışanlar belge toplamak, imzalamak ve iş devirlerini tamamlamak gibi görevlerden sorumludur. İK profesyonelleri ise bu süreçlerin belirli bir standartta ilerlemesi için talepleri ve görevleri hazırlamak, ilgililere atamak, süreç takibi, dosyalama ve raporlama gibi adımları tamamlamakla ilgilenir.

Ancak şirketler ve departmanlar arasındaki süreç farklılıkları ve birden çok kişinin sürece dahil olması, operasyonları karmaşıklaştırarak İK departmanlarında zaman ve verimlilik kaybına yol açar.

‍Problemi destekleyen veriler

• Bir çalışanın işten çıkışının belge hazırlık süreci ortalama 3-4 saat sürer. Ancak süreçte yer alan ekiplerin koordinasyon eksikliği harcanan zamanı %30 oranında artırır. 
• İK departmanlarının %60'ı işe alım ve işten çıkış süreçlerindeki görev takibinin zorluğundan dolayı verimlilik kaybı yaşadığını belirtmektedir. 
• Bu süreçlerde eksik veya yanlış belge teslimi nedeniyle doğan hatalar İK profesyonellerinin iş yükünü %25 oranında artırarak iş süreçlerinde aksamalara neden olur. 
• Her iki süreçte de yer alan personellerin %45’i bu tür işlemler sırasında yaşanan iletişim kopukluklarının ve belirsizliklerin iş memnuniyetsizliğini artırdığını ifade etmektedir.

Özetle, İK departmanları, işe alım ve işten çıkış süreçlerindeki görev takibini dijital çözümlerle daha etkin bir şekilde yöneterek zaman kaybını azaltabilir ve tekrar eden görevlerden kurtularak verimliliklerini artırabilirler.

Çözüm: Kolay İK İş Akış Yöneticisi 🦸🏼‍♂️

İş Akış Yöneticisi, bir çalışanın işe başlaması veya işten çıkışı ile tetiklenen özelleştirilebilir görev listeleridir. Bu özellik manuel olarak takip ettiğiniz ve atadığınız tüm sabit görevleri, uygulama içindeki otomatik iş akışlarıyla “tekrara düşmeden” planlamanızı sağlar.

İş Akış Yöneticisi çalışanın işe girişinde ve çıkışında tamamlanması gereken görevlerin teslim tarihini, işi kimin gerçekleştireceğini, kimin teslim edeceğini ve diğer tüm adımları Kolay İK üzerinden rahatlıkla takip etmenize olanak tanır. Tamamlanan görevler ve eksikler, İş Akış Yöneticisi aracılığıyla hızlıca tespit edilir ve süreçler hem daha hızlı hem de eksiksiz bir şekilde yönetilir.

İş Akış Yöneticisi’nin sağladığı 3 avantaj 

1. Kolay takip:İK departmanı dışındaki ilgililere görev atama özelliği, süreçlerin İK departmanı kontrolünde ilerlemesine ve işin sorumlusunun görevleri uygulama üzerinden hızlıca kontrol etmesine imkan tanır.
2. Standart düzen: Farklı departmanlar ve senaryolar için oluşturabileceğiniz hazır kurgular, çalışanlarla ilgili yapılması gereken görevleri daha standart bir düzende ilerletmenize olanak tanır.
3. Zaman tasarrufu: Otomatik tetiklenen hazır görev kurguları, operasyonel süreçlere harcadığınız manuel iş yükünü %82 oranında azaltır.

Örnek iş akışları

İş Akış Yöneticisi’ni kullanarak işe alım ve işten çıkış süreçlerinde tamamlanması gereken görevleri kolayca yönetebilirsiniz. Gelin uygulama ile hazırlayabileceğiniz örnek senaryoları birlikte inceleyelim.

Tetikleyici: Çalışanın İşe Başlaması

➡️ Akış: Yeni Çalışan Yapılacaklar Listesi (Satış Ekibi)

💡İş Akış Yöneticisi’nin görev atama özelliği İK departmanı dışındaki ilgililere tek tıkla görev atamanıza olanak tanır. Atanan görevler ilgililerin Kolay İK hesabından kolayca takip edilir. 

💡İş Akış Yöneticisi ile sayısız senaryo oluşturarak büyük küçük fark etmeksizin tüm tekrar eden görevlerinizi otomatik hale getirebilirsiniz. Üstelik tüm bu görevleri ister bilgisayardan isterseniz de Kolay İK mobil uygulamasından takip edersiniz.

💡İş Akış Yöneticisi’nin notlar bölümü sayesinde işle ilgili detayları ve yönlendirmeleri görevin için ekleyebilirsiniz. Örneğin, kaç adet vesikalık fotoğraf gerektiği veya belgelerin nereden alınacağı gibi bilgileri görevin içine ekleyerek soru trafiğini ve karışıklığı önlersiniz.

💡İş Akış Yöneticisi’nde bulunan zaman planlama özelliği çalışanın işe girdiği günün öncesinde bile tamamlanacak görevlere başlamanıza olanak tanır. Bu sayede süreçler ilk gün ve hafta üzerinde birikmeden zamanında tamamlanır.

Bu örnek senaryoda 8 görevlik bir iş akışı hazırladık. Ancak siz İş Akış Yöneticisi ile şirket süreçlerinize uygun sınırsız senaryo oluşturabilirsiniz. Şimdi tetikleyicinin “işten çıkış” olduğu bir senaryoyu ele alalım.

Tetikleyici: Çalışanın İşten Ayrılması

➡️ Akış: İşten Çıkış Yapılacaklar Listesi (Beyaz Yaka)

💡İşten çıkış görevlerinin standartlaştırılması ve düzenli kontrolü, şirketinizden ayrılan her çalışan için sürecin sorunsuz işlemesini sağlar ve gelecekte yasal sorunlarla karşılaşma riskinizi azaltır.

💡İş Akış Yöneticisi ile 2, 4, 6 veya 8 haftalık farklı ihbar sürelerine sahip çalışanlar için özel görev listeleri oluşturabilirsiniz. 

Hemen deneyin! 

Tüm İK görevlerinin bir Kolay’ı var! Personel Yönetim uygulamasının en yeni özelliği İş Akış Yöneticisi’ni 15 gün ücretsiz denemek için hemen tıklayın. Daha detaylı bilgi almak için [email protected] adresinden bize ulaşın.