İK’cı çalışan oranı nedir? – İK Metrikleri #2

İK Metrikleri serimizin ikinci konuğu: İK’cı çalışan oranı 📊

Çoğu küçük ve orta ölçekli işletme, büyüdükçe daha resmi İK süreçleri ve departman yapıları oluşturur. Bu oluşum, yetenek edinme ihtiyacından, giderek karmaşıklaşan taleplere, yeni personel alımı ile ortaya çıkan kültür zorluklarına kadar birçok problemi çözmeyi hedefler.

Doğal olarak, belli bir noktada kendinize şu soruyu sormak zorunda kalırsınız: "Kurumsal talepleri karşılamak için kaç İK profesyoneline ihtiyacımız var?"

Bu sorunun cevabı ise İK çalışan oranı metriği ile kolayca cevaplanabilir. İK çalışan metriği çok tartışılan bir konudur. Doğru yorumlanırsa, İK personel ihtiyaçlarını belirlemenize ve departmanın hizmetlerini ne kadar iyi sunduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

İK’cı çalışan oranı nedir?

İK’cı çalışan oranı, her çalışan için kaç İK temsilcisi olduğunu ölçer. Bu oran, farklı kuruluşlar arasındaki İK personel düzeylerini de karşılaştırabilir hale getirir. Personel sayısı arttıkça, oran genellikle azalır. 

"Bloomberg BNA'nın İK Departmanı Kıyaslama ve Analiz raporuna göre, genel kural oranı 100 çalışan başına 1,4 tam zamanlı İK personelidir. Metrik daha önce 2014'te 100 çalışan başına 1,3'lük rekor bir orana ulaştı, ardından 2015'te 100 çalışan başına 1,1'e düştü."

Günümüzde 1,4 olarak belirlenen bu oranda son senelerde yaşanan iş gücü büyümesi ve İK departmanlarının aldığı yüklerin fazlalaşması büyük rol oynuyor.

İK’cı çalışan oranı neden önemli?

İK çalışan oranı çok önemlidir çünkü bir şirketteki insan kaynakları departmanı ve performans hakkında önemli bilgiler sağlarlar. Yönetim, şirketin ihtiyaçlarını yönetmek için gereğinden fazla çalışanı işe aldığını belirlerse, İK personelini azaltmak için bu oranı kullanabilir veya bu oranı hesaplayarak, çalışanlarını etkin bir şekilde yönetmek için daha fazla İK profesyoneli ihtiyacı olduğunu da fark edebilir.

Şirketler, İK departmanlarının yetersiz veya fazla personeli olup olmadığını değerlendirmek için oranlarını benzer büyüklükteki ve aynı sektördeki işletmelerle karşılaştırabilir. İK personelinin çalışanlara oranı, şirketlerin bu önemli personel kararlarını vermelerine yardımcı olur. 

İK’cı çalışan oranı nasıl hesaplanır? 

İK personelinin çalışana oranını ölçmek oldukça kolaydır. Basit bir hesaplama size işletmenizin oranını verir ve ortalama aralıkta olup olmadığınızı veya İK ekibinizi yeniden şekillendirmeyi düşünmeniz gerekip gerekmediğini belirlemenize olanak tanır.

İşletmenizin İK çalışan oranını elde etmek için aşağıdaki verilere ihtiyacınız olacak:

• Şirketinizdeki İK pozisyonlarının sayısı (tam zamanlı) 
• Çalışanlarınızın toplam sayısı (tam zamanlı)

Daha sonra, İK personelinin toplam çalışan sayısına oranını elde etmek için bu basit formülü izlemeniz yeterli olacaktır:

Şirketlerin insan kaynakları ihtiyacı

Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, İK en önemli dahili fonksiyonlardan biridir. Daha farklı bir örnek vermek gerekirse, çalışanlarınız vücudunuzdaki yaşamsal faaliyetleri gerçekleştiren organlardır ancak İK o organların çalışması için tüm yükü üstlenen kalptir. 

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin temel İK ihtiyaçlarını kısaca özetlemek gerekirse:

• İşe alım
• Eğitim ve geliştirme
• Maaşlar, maaş bordrosu
• Tazminat ve sosyal haklar
• İş ilişkileri
• Adaptasyon süreçleri 
• Sağlık ve güvenlik

Bu listede yer alan konuları bir profesyonel ile birlikte yapmanız en doğrusu olacaktır. Aslında küçük ve büyüme aşamasındaki kuruluşların İK yönetimini iki alana ayırması daha doğru olacaktır.

İnsanlar ve süreçler

“İnsan” 

Artık günümüzde pek çok küçük işletme, şirketleri için en iyi insanları bulmaya ve tutmaya yardımcı olması için bir "Yetenek Yöneticisi" işe almayı tercih ediyor. Bu kişi, yetenek geliştirme, kültür oluşturma, temel değerler ve performans yönetimi gibi insan odaklı işlevlerden kısmen veya tamamen sorumlu tutuluyor. 

“Süreçler”

Temel arka ofis süreçleri arasında ise bordro, faydalar ve İK yönetiminde işe alım, danışma, politika oluşturma vb. konular yer alıyor. Bu idari yükleri dışarıdan temin etmek, iş takibini zorlaştırarak bu etaplarda yaşanabilecek hata paylarını artırabilir.

İK çalışan oranında dikkate alınması gereken faktörler

Bir İK oranında dikkate alınması gereken bazı faktörleri şöyle sıralayabiliriz:

Şirket büyüklüğü: Bir işletmenin büyüklüğü, oranını etkileyebilir. Daha büyük kuruluşların tipik olarak daha fazla çalışanı olmasına rağmen, bireysel personel üyeleri birçok insanın İK ihtiyaçlarını karşılayabildiğinden daha küçük oranlara sahip olabilirler. 

Endüstri: Bazı endüstriler diğerlerinden daha büyük İK departmanları gerektirir. Yüksek vasıflı profesyoneller, daha basit pozisyonlara kıyasla kapsamlı eğitime ve kişisel gelişime ihtiyaç duyabilir. İşletmeler genellikle bu eğitimi tamamlamak için kapsamlı İK ekiplerine sahiptir.

Bütçe: Daha büyük bir İK bütçesi, bir işletmenin daha fazla personel istihdam etmesine izin verirken, daha küçük bir bütçe çalışan sayısını kısıtlayabilir. 

Teknoloji: Bir şirketin İK departmanındaki teknoloji seviyesi, bu oranı etkileyebilir. Dijital İK ve self servis işlevlerine yoğun yatırım yapan kuruluşlar, genellikle daha küçük bir İK organizasyonuna sahiptir. Bu kuruluşlarda hem çalışanlar hem de yöneticiler İK gereksinimlerinin çoğunu kendi kendilerine yönetebilirler. Bu durumlarda, işletmeler aynı sorumluluk düzeyini tamamlamak için daha az İK personeline ihtiyaç duyabilir. Böylece var olan İK personelleri süreç yönetimi ve strateji üzerine yoğunlaşabilir.

Sendikalaşma ve toplu sözleşmeler: Son faktör ise çalışanların sendikalaşma durumudur. Toplu sözleşmeler ve sendikalar, çalışanlarla ilgili herhangi bir önemli karara dahil olacakları için genellikle bir profesyonel tarafından süreçlerin yönetilmesi gerekir. Bu sendikaları ve aktif paydaş yönetimini dahil etmek, genellikle İK departmanının alanına giren önemli bir faaliyettir. Sonuç olarak, yüksek derecede bir sendikalaşma, daha yüksek bir İK/personel oranına yol açabilir.

Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz!

İnsan kaynakları uygulaması Kolay İK ile personel yönetimi, performans değerlendirme, vardiya, ücret değerlendirme, raporlama ve izin yönetimi gibi zaman alan süreçlerinizi saniyeler içerisinde tamamlayın. Verileri gözden kaçırmayın. Kolay İK’yı ücretsiz deneyerek, süreçlerinizi dijitale taşıyın.

Kaynakça:

‍‍https://www.bloomberg.com/press-releases/2020-08-03/study-hr-professionals-focus-on-strategy-productivity-and-technology-amid-new-challenges