tr
Lütfen bir dil seçin

İK Metrikleri #1: Doldurma Süresi Nedir? Şirketiniz için Neden Önemlidir?

Melis Oktay

İK Metrikleri serimizin ilk konuğu: Doldurma Süresi 📊

Doldurma Süresi Nedir?
Doldurma Süresi Nedir?

Covid sonrası yaygınlaşan dağınık ekip kültürü ve her gün değişen iş gücü piyasası ile birlikte, İnsan Kaynakları’nın kuruluşlarında boş bir pozisyonun ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde doldurulduğunu takip edebilmesi artık her zamankinden daha önemli. 

Bu yüzden doldurma süresi metriği sektör, kuruluşun büyüklüğü ve rol ne olursa olsun, şirketler için kritik bir ölçümleme haline geldi.

Peki doldurma süresi nedir, neden önemlidir, nasıl ölçülür ve bu süreyi kısaltmak için neler yapabilirsiniz sizler için derledik.  

Doldurma Süresi Nedir?

Doldurma süresi, yeni bir aday bulmak ve işe almak için geçen gün sayısını ifade eder, genellikle bir iş ilanını yayınlama ile adayın teklifinizi kabul etmesi arasında geçen gün sayısıyla ölçülür.

Şirketler, doldurma süresini ölçmenin başlangıç noktası için farklı bir nokta belirleyebilirler. İş ilanının çevrim içi platformlarda yayınlanmasının yanı sıra yöneticinin pozisyon ihtiyacını İK departmanına bildirdiği gün de başlangıç noktası sayılabilir.

Genel bir doldurma süresi hesaplanabileceği gibi kurum içi işe alım, farklı performans aralıklarına sahip farklı süreçler gerektirdiğinden, şirketler genellikle departman bazında da işe alınan pozisyonlar için doldurma sürelerini ölçümleyebilir.

Doldurma Süresini Neden Ölçmelisiniz?

Doldurma süresi, ayrılan bir çalışanın yerine başka birinin ne kadar sürede geçeceğine dair gerçekçi bir görüş sunar. İşe alım çabalarınızı daha iyi planlamanıza yardımcı olur ve işe alım süreciniz çok uzun sürdüğünde bir uyarı görevi görür. 

Veriler yalnızca eyleme dönüştürülebilir ve uygulanabilir olduğunda faydalıdır. Bu yüzden doldurma süresini hesaplamanız yetmez. Yapılan hesaplamaları değerlendirip, iş planlamanıza ve İK süreçlerinize entegre etmelisiniz.

Doldurma sürenizi hesaplamak

İşe alım süreçlerinizi daha iyi planlamanızı sağlar

Doldurma süresini ölçerek belirlediğiniz pozisyona, belirlediğiniz kriterlerdeki birini almanın ortalama ne kadar sürdüğünü anlayabilirsiniz. 

Örnek olarak, şirketinizden ayrılacak üst düzey bir yazılımcının yerine birini almak istediğinizi varsayalım. Doldurma süresini hesapladıktan sonra bu boşluğu doldurmanın ortalama 45 gün süreceğini ön görebilirsiniz. Bu hesaplama, işe alım süreçlerinize doğru zamanda başlamanıza olanak sağlar. 

Bu ölçüm sayesinde rolün boş kalacağı sürece ortalama bir zaman aralığı belirleyebilir, o süreçte yaşanacak acil durumlar için B planları oluşturabilirsiniz. Ayrıca işe alım ve devir teslim prosedürlerini de daha etkili bir şekilde planlayabilirsiniz.

İşe alım süreçlerinizdeki verimsizlikleri çözmenize yardımcı olur 

Bu metriği izlemeye devam ettikçe, işe alım süreçlerindeki verimsiz etapları tespit edebilir ve buna göre stratejinizi düzene sokabilirsiniz. 

Doldurma süresini hesaplamak spesifik roller ve departman bazlı pozisyon doldurma sürelerini anlamanıza yardımcı olur.

Doğru kişileri, yanlış yerlerde aramanızı engeller. Örneğin, bazı roller bir ajansla daha hızlı doldurulurken, diğer roller bir LinkedIn iş ilanı sayesinde daha rahat doldurulur. Doldurma süresi, hangisinin en etkili kaynak olduğu konusunda size ihtiyacınız olan cevapları verecektir.

Yaşanabilecek aksaklıkları size önceden söyler

Uzun vadede iş yerinde tükenmişlik ve stres size pahalıya mal olur. 

Örneğin bir pazarlama şirketi olduğunuzu hayal edin ve bölgelerinizden birindeki müdürünüz işten ayrılmaya karar verdi. Uzun süreler boyunca bir pazarlama müdürüne sahip olmamanın zincirleme etkisi, diğer yöneticilerin ekstra sorumluluk almak zorunda kalmasıdır olacaktır bu da çalışanlarınızda artan stres ve hayal kırıklığına yol açar. 

Veya tıp alanında çalışıyorsanız ve bir doktor için boşluğunuz varsa bu, diğer doktorların fazla mesai yapmasına veya hizmet eksikliği nedeniyle hasta memnuniyetsizliğine neden olur. Bir boşluğu doldurmak için gereken süreyi ölçebilmek, işletmenizin kârlılığını da etkileyen çok önemli bir İK ölçümüdür.

Doldurulmamış pozisyonların maliyetini azaltmanızı sağlar

Doldurma zamanı, bir kuruluşun paradan tasarruf etmesine yardımcı olur. Ölçümlemeleriniz doğru planlamalar yapmanızı sağlar.

İlk olarak, iş ilanları maliyetlidir. Bir rolün reklamı ne kadar az zaman alırsa, tasarrufunuz o kadar büyük olur. Bunun yanı sıra bir rol boş olduğunda, işlerin aksamaması için çalışanların fazla mesai yapmaları gerekir bu da size her boş geçen zaman için paraya mal olur. 

Doldurma Süresini Nasıl Ölçebilirsiniz?

Doldurma süresi kuruluşunuzun belirli bir pozisyonu doldurması için geçen gün sayısıdır. Bunu hesaplamak için başlangıç ​​noktasını belirlemeniz gerekir. Yukarıda bahsettiğimiz gibi, bu genellikle iş ilanının yayınlandığı zamandır. Ancak, rolün İK departmanına bildirildiği günü de seçebilirsiniz. Benzer şekilde, son noktanız adayın iş teklifini kabul etmesi veya işteki ilk günü olabilir.

Örneğin, şirketiniz 1 Ocak’ta bir pazarlama müdürü rolünün reklamını yaptıysa ve başlangıç ​​noktası olarak “reklam tarihini” kullanmaya karar verdiyseniz ve aday teklifi kabul edip 1 Mart’ta başladıysa bu rolü doldurma süresiniz 60 gündür. 

Bir kuruluş olarak, başlangıç ​​ve bitiş noktası seçimlerinizde tutarlı olmanız gerekir. Bu tutarlı verilere sahip olabilmeniz ve bunları ilgili kıyaslamalarla karşılaştırabilmeniz içindir.

Doldurma Süresi için örnek bir formül vermek gerekirse

Örnek olarak, kuruluşunuzda beş yöneticiyi işe aldığınızı ve yöneticilerinizi işe almanızın sırasıyla 15, 60, 10, 30 ve 40 gün sürdüğünü varsayalım. Hesaplamanız şöyle görünecek:

Doldurma Süresi Hesaplama
Doldurma Süresi Hesaplama

Böylece bir yönetici için ortalama doldurma süreniz 31 gün olacaktır.

Doldurma Sürenizi Nasıl Kısaltabilirsiniz?

Ortak süreçleri kısaltın

İşe alım süreçlerinde işe alım görevlisi ile işe alım müdürü arasındaki iletişim çok önemlidir. Açık hedefler gerektiren bir süreç olduğu için çıktıların her iki taraf için de net olduğundan emin olun. 

Ortak süreçlere başka bir örnek de, vaka çalışmaları. Vaka çalışmalarının adayların tamamlaması ve yöneticilerin değerlendirmeleri için çok fazla zaman aldığını fark ederseniz, süreci hızlandırmak için oyunlaştırmayı düşünün veya bir otomasyon aracı kullanın.

Mevcut pozisyonlar için önceki adayları yeniden değerlendirin

Bir aday veri tabanı oluşturun. Her pozisyon açıldığında sıfırdan aday aramak zorunda değilsiniz. Aday veri tabanınızda, bir işe alım sürecinin son aşamalarına gelmiş veya bir pozisyon doldurulduktan sonra başvurmuş olabilecek birçok nitelikli aday zaten var.

Yetenek havuzunuzdan daha önce ön eleme yaptığınız adaylara tekrar ulaşın, süreci tekrar aktifleştirin. Önceden yapılmış kontroller ile adayları tekrar gözden geçirmeye gerek olmadığı için zamandan ve paradan tasarruf edeceksiniz.

Doldurma sürenizi gözden geçirin

Doldurma süresinin birçok katmanı vardır. Hangi aşamanın çok uzun sürdüğünü bulun ve onu nasıl geliştirebileceğinizi düşünün.

Etkili bir tavsiye programı oluşturun

İş arkadaşlarınıza açık iş ilanlarını hatırlatın, önerileri için teşvikler sunun. Onlara iş tanımını içeren bir e-posta gönderin ve nitelikli adaylar önermelerini isteyin. Bu süreç, iş ilanı ve öz geçmiş taraması için harcanan zamanı azaltacaktır.

Var olan İK süreçlerinizi dijitalleştirin

İşe alım İK departmanlarının ilgilenmesi gereken görevlerden sadece bir tanesi. İşe alım süreçleriniz devam ederken var olan görevlerinizin aksamadığına emin olun.

İnsan kaynakları uygulaması Kolay İK ile personel yönetimi, performans değerlendirme, vardiya, ücret değerlendirme, raporlama ve izin yönetimi gibi zaman alan süreçlerinizi saniyeler içerisinde tamamlayın.

Kolay İK’yı ücretsiz deneyerek, süreçlerinizi dijitale taşıyın.

Content Specialist

Hemen kullanmaya başlayın, işinizi geleceğe taşıyın
Dijital Köprü ayrıcalıkları

QNB Finansbank Dijital Köprü Platformu'nun ayrıcalıklarını görmek için tıklayın

Bilgi Alın
15 dakikada Kolay İK'yı tanıyın

Müsait olduğunuz zamanı belirleyin, size Kolay İK uygulamalarını anlatalım

Randevu Oluşturun