Doğru vardiya yönetimi ile verimi artırmanın yolları

Vardiyalı çalışma, 7/24 çalışan işletmeler için en uygun yöntem olarak gözükse de vardiya yönetimi zor bir süreç olarak göze çarpıyor. Ancak vardiya yönetimi bu kadar karmaşık olmak zorunda değil. Bu yazıda sorunsuz çalışan bir vardiya yönetimi optimize ederek ekip üretkenliğini ve verimliliği artırabilmeniz için doğru vardiya yönetiminin yollarını bulacaksınız.

Vardiya sistemi nedir?

Vardiyalı çalışma, çalışanlara şirketlerindeki belirli işlemleri yürütmek için belirli bir zaman dilimi atanmasıdır. Diğer bir ifadeyle, çalışanların çalışma saatlerinden daha uzun süre çalışabilmesi için işyerinde birbirinin ardı ardına gelen çalışma sürelerinin farklı gün ve gecelerde düzenlenmesi yöntemine vardiyalı çalışma denir.

Vardiyalı çalışanlar, müşteri desteği cephesinde, satış cephesinde veya müşterilerin 7/24 yardıma ihtiyaç duyduğu herhangi bir rolde çalışıyor olabilir. Normal çalışma saatlerinin çok ötesinde hizmet vermesi gereken birçok sektörde vardiyalı çalışma kaçınılmazdır. Bu sistem, akşam, gece ve sabah erken vardiyaları ile sabit veya dönüşümlü vardiya sistemlerini içerebilir.

Başarılı bir vardiya yönetiminin önemi

Bazı çalışanlar diğerlerinden daha fazla çalışma saati aldığında, bir çalışan program zaten yayınlandıktan sonra vardiyaları değiştirmeye çalıştığında veya belirli vardiyalarda personel yetersiz kaldığında sorunlar kolayca ortaya çıkabilir. Bu nedenle vardiya saatlerinin planlanması, vardiya sistemi ile çalışılan iş kolları için çok önemlidir.

Başarılı bir vardiya yönetimi süreci, her çalışan için çalışma programını düzenlemeye, çalışan gereksinimlerini ayarlamaya ve müşteri yönetimine yardımcı olur. Çalışan kaydının uygun bir şekilde tutulması kompakt ve verimli iş yönetimi için son derece faydalıdır. Bu, tüm iş hedefinizi karşılayan iyi koordine edilmiş bir çalışma programı oluşturmanızı sağlar. Çalışanlar çalışma planları hakkında net bir fikre sahip olur, rollerini ve sorumluluklarını tam olarak öğrenirler. Bunun yanı sıra çalışan programı becerilere göre bölümlere ayrılacağı için iş girişimlerinizi verimli bir şekilde yürütebilirsiniz. Eğer bir çalışan hastalanırsa bir başkası devam eden iş sürecine zarar vermeden onun yerini hızla doldurabileceğinden vardiya süreci nedeniyle çalışan çok yönlülüğü artar.

Webinar alarmı ⏰ Vardiya uygulaması özellikleri ve kullanımı

Kolay İK vardiya yönetimi uygulamasının özelliklerini ve kullanımını konuştuğumuz webinarımızı izleyin.

Verimliliği arttırmak için vardiya yönetiminde neler yapılmalıdır?

Verimliliği arttırmak için vardiya yönetiminde şu adımlar takip edilmelidir:

• Yöneticileri eğitin

Şirket yöneticilerinin vardiyalı çalışma operasyonlarının özel zorlukları, riskleri ve yükümlülükleri konusunda eğitilmesi gerekir. Çünkü merkezden bir yöneticinin 7/24 vardiyalı operasyonların zorluklarıyla bağlantıda kalması zordur. Ayrıca vardiyalı çalışanlarının güvenliğini ve performansını istemeden tehlikeye atabilecek kararlar alma yetkisine de sahiptirler. Bu kararların birçoğu, insan işleyişinin sınırlamalarını hesaba katmayarak 24 saatlik bir operasyonun etkinliğini tehlikeye atabilir

• Doğru kişiyi işe alın

Herkes vardiyalı çalışmaya uygun değildir. Ayrıca vardiyalı çalışma sistemi için doğru kişiyi belirlemenize yardımcı olabilecek kanıtlanmış bir test süreci yok. Bu sistem için işe alım yaparken öncelikle kaç vardiya çalışanına ihtiyacınız olduğunu anlamak önemli. İşte doğru kişiyi işe alabilmeniz için birkaç ipucu:

· Potansiyel adayın bu iş kolu için nitelikli olduğundan veya pozisyonu gereği eğitilebilir olduğundan emin olun.

· Farklı vardiya saatlerinde çalışmaya hazır adayları tercih edin.

· Çalışanların taban ücretlerinden daha fazlasını kazanmalarını sağlamak için hedefler ve teşvikler belirleyin.

• Standartlaştırılmış bir işe alım süreci yaratın

İşe alımdan sonra vardiyalı çalışanlara görevleri, görevlerinin amacı ve işlerini kolaylaştırmak için kullanabilecekleri tüm teknik araçlar hakkında kapsamlı bir alıştırma sağlamanız çok önemlidir. Ürünleri/hizmetleri ve özelliklerini, sahip olduğunuz müşteri türlerini, çalışma kapsamını, müşterilerle iletişim için temel kuralları ve en iyi uygulamaları belgelemeyi çalışın ve bunların tüm vardiya çalışanlarınız için kolay erişilebilir olduğundan emin olun.

Vardiyalı çalışanlarınızın ilk haftalarında onların sorularına anında yardımcı olmak için hazır olmanız yararlı olacaktır. Çalışma ortamında rahat etmelerini ve görevlerinde başarılı olmalarına yardımcı olmak için şirketinizle ilgili bilgi sahibi olmalarını da sağlayabilirsiniz.

• Yazılımlarla programlarınızı planlayın

Bir panel aracılığıyla her vardiyalı çalışanınız için vardiya programlarını kolayca ayarlayabilirsiniz. Görsel bir panel her bir çalışanı ve her gün için vardiya saatlerini görüntülemenize ve değişiklik yapmanıza olanak tanır. Böylece vardiya saatleri tekrar eden bir şekilde ayarlanabilir. Programları planlarken dikkat etmeniz gereken birkaç temel kural şunlardır:

·   Programları bir ay önceden ayarlayın.

·   Fazla mesaiyi minimumda tutun.

·   Çalışanlara her hafta 2 gün izin ile biraz nefes alma alanı verin.

·   Ardışık gece vardiyalarından kaçının.

• Bir iletişim kanalı kurun

Vardiyalı çalışanlarınız için özel bir iletişim kanalı iletişimi kolaylaştırır. Böyle bir kanal, vardiyalı çalışanların bir sonraki vardiyalı çalışan grubuna yardımcı olacak önemli ayrıntılar hakkında mesajlar bırakmasına ve çalışmaları hakkında sorular sormasına imkan tanır. Bilgi paylaşımının yanı sıra, acil bir durumu olan vardiya çalışanları kanala hızlı bir şekilde yazabilir, böylece sizin veya yöneticinin bir yedek bulabilmesi ve boş vardiyalardan kaçınması sağlanır. Öte yandan bu sayede ortak çalışma saatleri olmamasına rağmen iş arkadaşlarıyla sanal olarak bağ kurabileceklerdir.

• Teşvikler verin

Teşvikler, çalışanlarınızı çalışmalarıyla etki yaratmaya teşvik etmenin harika bir yoludur. Vardiyalı çalışanlar için monoton bir vardiya işlerinde daha az değerli hissetmelerine neden olabilir. Bu sebeple onlar için teşvikler belirlemeniz faydalı olabilir. Çalışanların kazandığı teşvikler ya da ödüller için hali hazırda bir paneliniz yoksa onu kurmak ve haftalık olarak güncellemek de önemli olabilir. Çalışanlarınızın ilerlemeleri hakkında şeffaf olmaları ve daha fazlasını başarmak için motive olmaları için bu panele erişimlerini sağlayabilirsiniz.

• Raporları analiz edin

Vardiya planlama panelinizi filtrelemek ve analiz etmek kolaydır. Raporların analiz edilmesi verimliliğin görülmesini sağlayacağı gibi tekrarlanan devamsızlığı tespit etmenize ve daha fazla vardiyayı kaçırmadıklarından emin olmak için söz konusu çalışanlara göz kulak olmanıza yardımcı olur. Bu şekilde vardiyalarını kaçıran çalışanlara yalnızca çalıştıkları süre için ödeme yapılmasını sağlayabilir ya da fazla mesai alan ve daha iyi sonuçlar getiren vardiyalı çalışanları ödüllendirebilirsiniz

• Çalışanlarla sık sık görüşün

Yapılan işi, karşılaştıkları engelleri ve zorlukları ya da gelecek ayın hedeflerini gözden geçirmek için çalışanlarınızla birebir görüşmeler yapabilir, bu zamanı vardiya programlarına nasıl uyum sağladıklarını ve ne gibi değişiklikler istediklerini sormak için kullanabilirsiniz. Bu görüşmeler özellikle gece vardiyasında çalışanlarla konuşarak gece çalışmalarının onları olumsuz etkileyip etkilemediğini anlamak için önemlidir.

Kolay İK ile verimliliğinizi arttırın

Yazılım veya dijital çözümlerden yararlanmak, özellikle daha büyük bir iş gücü için vardiyaları yönetirken zamandan ve emekten tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Personel yönetimi yazılımı Kolay İK’nın sunduğu modern çözümler ile çalışanlarınızın müsait vakitleri dahil geniş veri havuzundan yararlanarak günlük, aylık ve haftalık vardiya programları oluşturabilir, bu şekilde iş gücü planlamanızı hatasız bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. İşletmenizin boyutu ve çalışanlarınızın sayısı ne olursa olsun, Kolay İK’nın yazılımı sayesinde başarılı bir vardiya yönetimi sağlayarak verimliliği arttırabilirsiniz. Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin!

Kaynakça:

https://www.circadian.com/blog/item/41-9-ways-to-be-a-better-shiftwork-manager.html

‍