Avans ve maaş takip yazılımı nedir? Nasıl seçilir?

İş gücü hacmi yüksek olan işletmeler, personel ile ilgili takip işlemlerinde zorluk yaşayabilir. Aylık maaş takip işlemlerinin yanında, zamanı belirsiz olan avans taleplerini takip etmek de oldukça çetrefilli olabilir. Bu yüzden, avans ve maaş takibini kolaylaştıran yazılımlar işletmelerin en çok tercih ettiği yöntemlerden biridir.

Avans ve maaş takibi nedir?

Avans, işçinin maaş günü gelmeden önce işverenden kendi talebi doğrultusunda aldığı ödemedir. Bu, işçinin henüz çalışmadığı günlerin ödemesini önden almayı talep ettiği ücret anlamına da gelebilir. Genellikle işçi, maddi açıdan zor durumda kaldığında işverenden avans talep edebilir.

İşçiye avans verildiğinde, bu tutar işçinin bir sonraki maaş ödemesinden düşülür. Yani, avans aslında işçinin işverenden aldığı borçtur. Bu ödeme, genelde iki taraf için de son çaredir.

Avans ödemesi, İş Kanunu’nda özel bir yere sahip olmadığından yapılıp yapılmayacağı işverenin inisiyatifindedir. Yani, işçi işverenden avans talep ettiğinde işveren, bu talebi onaylayabilir ya da reddedebilir.

Maaş takibi nedir?

İşçi ya da işveren, maaş takibini bordro üzerinden gerçekleştirebilir. Bordro, diğer adı ile ücret pusulası, işçinin o ay hak kazandığı brüt ücreti, yapılan tüm kesintileri, varsa ek ödemeler ve net ücreti gösteren ayrıntılı bir belgedir.

4857 sayılı İş Kanunu, her işçi için ayrı ayrı ücret pusulası hazırlanmasını işveren için zorunlu tutar. Kanunda, bordroda yer alması gereken tüm bilgiler belirtilir. 

İş Kanunu’na göre, bir maaş bordrosunda bulunması gereken bilgiler şöyledir:

• İşçinin ismi ve soyismi
• Ödemenin yapılacağı tarih
• Fazla çalışma, hafta sonu ve bayram tatilleri, genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete eklenen tutarlar
• Ücretten kesilen vergi, sigorta primi, nafaka, icra, avans mahsubu gibi kesintilere ait tutarlar
• Ücretin ödendiği tarih
• İşverenin imzası

Bunların yanında, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun bordro üzerinde gerekli gördüğü birtakım bilgiler de mevcuttur. Bunlar;

• İşyeri sicil numarası,
• Bordronun tarihi,
• Sigortalının adı ve soyadı,
• Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası,
• Ücretin ödendiği toplam gün sayısı,
• İşçiye ödenen ücretin miktarı,
• Ücretin alındığına dair işçinin imzası olacak şekildedir.

Vergi Usul Kanunu’na göre bordroda olması istenen bilgiler ise aşağıdaki gibidir:

• Hizmet erbabına ait ad ve soyad
• Ücretin alındığına dair imza veya mühür
• Mümkünse vergi karnesinin tarihi ve numarası
• Aldığı aylık, haftalık, günlük, saatlik ya da parça başı ücret
• Çalışma süresi ya da ücretin hak edildiği süre
• Ücretten düşülen vergilerin tutarı

Maaş takibi, işverenin her işçi için ayrı ayrı inceleyebileceği ya da gerektiğinde geri dönüp bakabileceği bir alandır. İşçilere ait aylık ücret bordroları özlük dosyalarında ay ay muhafaza edilir. Ancak, son yıllarda, teknolojinin de sürekli gelişmesinin etkisi ile arşivler dijital ortama hızla taşınmaktadır.

Maaş takibi kavramı yalnızca işveren için değil, işçi için de geçerli olan bir kavramdır. İşçi, yaptığı işin aylık karşılığını biliyor olsa da fazla çalışma ya da fazla sürelerle çalışma, ikramiye, prim ya da sosyal yardım aldığı durumlarda o ayki hak edişini takip etmek isteyebilir. Bunu da en rahat şekilde bordro üzerinden takip edebilir.

İşçi ve işveren, maaş takibini kağıt ortamında hazırlanan ücret pusulası üzerinden yapabileceği gibi yeni nesil bordro yazılımları ile dijital ortamda da bu takibi gerçekleştirebilir.

Avans ve maaş takip yazılımı nedir?

Başta kurumsal işletmeler olmak üzere orta ve büyük ölçekli çoğu işletme, birçok alanda kağıt ortamında elle takip etme sisteminden ayrılarak elektronik ortamda kullanabilecekleri yazılımları tercih eder. Finansal takipler bunlardan biridir.

İşveren, çok sayıda personel çalıştırdığı iş yerinde avans ve maaş takibini, kullandığı yazılım üzerinden yapmayı tercih edebilir. Bu yazılımlar, takip işlemlerini ayrıntısı ile yapmayı sağlarken kağıt, mürekkep gibi masrafları minimuma indirerek zaman israfının da önüne geçer.

Avans yazılımı sayesinde her personel için yaptığınız avans işlemlerini ayrı ayrı takip edebilirsiniz. Ayrıca maaş yazılımı kullanarak verilen avansı bordroya yansıtabilir, avansın ücretten düşüp düşmediğini görüntülüyebilirsiniz. Bunların haricinde, her bir işçiyi ayrı ayrı sisteme tanımlayarak işçinin hangi ay ne kadar ücret aldığını, fazla ya da eksik çalışmalarını, ücret üzerinde yapılan tüm kesintileri incelemeniz mümkün olur. Dilerseniz çıktı alıp kağıt ortama basarak da bordroları belgeleme imkanı bulabilirsiniz.

Avans ve maaş takip yazılımını kimler kullanır?

Avans ve maaş takip işlemlerini yapan birim şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Şahıs şirketleri ve küçük ölçekli işletmeler kendi bünyelerinde bir muhasebe uzmanı çalıştırabileceği gibi dışarıdan aldıkları mali müşavir desteği ile muhasebe işlerini halledebilir. Bu işletmelerde muhasebe uzmanı avans ve maaş takibini yürütür. Haliyle avans ve maaş takip yazılımını da muhasebe birimi kullanır. Ancak kurumsal işletmelerde insan kaynakları maaştan sorumlu birim olduğu için bu yazılımı insan kaynaklarında bordro uzmanı kullanacaktır.

Avans ve maaş takip yazılımı neden kullanılır?

Avans ve maaş yazılımı, bu tip ödemelerin girdi ve çıktılarını daha kolay şekilde takip edebilmek için kullanılır. Bu tür yazılımlar sayesinde işçiye dönem ortasında verilen avanslar girilerek kayıt altına alınır. Böylece ay sonu geldiğinde hangi işçiye ne kadar avans verildiği sistemde kayıtlı olduğundan gerekli kesintiler yapılarak bordroya yansıtılabilir. Maaş avansı bordroda özel kesintiler kapsamında değerlendirilir.

Maaş yazılımı, işçilerin ay ay ne kadar maaş aldığını, tüm kesintileri ya da ek ödemeleri kayıt altına alabilen bir programdır. Böyle yazılımları kullanarak personele yapılan ödemeleri takip edebilme kolaylaşır. İşletmeler, bu tip yazılımları kullanım ve takip kolaylığı sağladığı için kullanmayı tercih eder.

Avans ve maaş takip yazılımının faydaları nelerdir?

Avans ve maaş yazılımı kullanmak, şirketlere ve çalışanlara birçok fayda sağlar. Peki, bu faydalar nelerdir?

• Elektronik ortam üzerinde personele dair avans ve maaş takibi yapabilirsiniz.
• Personele ödenen maaşların, kesilen sigorta primlerinin tümünü kontrol edebilirsiniz.
• Avans ödemelerini ve fazla mesaileri bu yazılım ile kontrol ve takip edebilirsiniz.
• Şirket bünyesindeki tüm çalışanların maaşları ve ödemelerine dair rapor elde edebilir, çıktı alabilir ve yönetime kolaylıkla sunabilirsiniz.
• Tüm personellerin kişisel bilgilerini kayıt altında tutarak dilediğiniz zaman kolayca ulaşabilirsiniz.

Avans ve maaş yazılımı insan kaynakları profesyonellerinin yanı sıra çalışanlar için de fayda sağlar. İşveren bu yazılım sayesinde çalışanların her birini sisteme tanımlar ve gerektiğinde bilgi paylaşımında bulunur. Bu tür yazılımlar, işveren ve işçi için ayrı kullanım alanları açar. Böylece, çalışanlar kendi hesapları üzerinden online olarak gerekli işlemleri gerçekleştirme ve kişisel bilgiler, bordro, maaş bilgisi, ek ödemeler gibi birçok detayı görüntüleme fırsatı bulur. 

Avans ve maaş yazılımı seçerken nelere dikkat edilmelidir?

Avans ve maaş yazılımı tercihinde karşınıza pek çok seçenek çıkabilir. Öncelikle işletmenize en uygun özellikleri tercih etmelisiniz. En çok ihtiyaç duyduğunuz ve size kolaylık sağlayacak olan özellikleri belirleyebilirsiniz. Sonrasında ise birkaç unsura dikkat etmeniz sizin için faydalı olabilir. 

• Tercih edeceğiniz yazılımın bulut tabanlı olması erişilebilirlik ve maliyet açısından avantaj sağlar.
• Avans ve maaş yazılımı tercih ederken gelişmiş raporlama özelliğinin olmasına özen gösterebilirsiniz.
• Satın almadan önce deneme süresine sahip olan yazılımları tercih etmeniz, o yazılım hakkında fikir edinmenizi sağlar.
• Daha kolay veri paylaşımı ve şeffaf kullanım için hem işveren hem de işçi tarafından kullanılabilen yazılımları tercih edebilirsiniz.

Maaş takibi ve bordro hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için “Net maaş ve brüt maaş nedir ve nasıl hesaplanır?” adlı içeriğe de göz atabilirsiniz.

Kurumsal işletmelerin en çok ihtiyaç duyduğu ücret değerlendirme, performans, vardiya gibi personele dair tüm işlem ve takibi kolaylıkla yapabilmek için tıklayın ve Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.