Artık Herkes Öğrensin: İnsan Kaynakları Çalışanı Ne İş Yapar?

Emre Doğrubakar

Kaç yaşına gelirseniz gelin, ister 23 yaşında taze bir mezun yeni bir beyaz yakalı olun, ister departmanınızın en yüksek rütbeli yöneticisi, daima maruz kaldığınız ve cevap verirken zorlandığınız tek bir soru var:

“Evladım sen ne iş yapıyorsun?”

Artık herkes öğrensin: İnsan Kaynakları Çalışanı Ne İş Yapar?

Evet sevgili insan kaynakları departmanı çalışanları, hadi büyük şehirlerdeki orta yaş grubundaki insanlar artık insan kaynakları diye bir birime kısmen aşinalar diyelim; peki “İnsan kaynakları nedir?” ve “İnsan kaynakları çalışanı ne yapar?” sorusunun cevabını ufacık çocuğa, uzak akrabaya, yayladaki amcana, yazlıktaki komşuna nasıl açıklayacaksın?

Bu sorulara bir de seni gayet iyi tanıyıp yaptığın işin ne olduğunu bilmelerine rağmen anlamazdan gelen satış ve pazarlama departmanındaki arkadaşlarının “Yahu sen ne iş yapıyorsun ki zaten tüm gün?!” şeklinde sıkıştırmaları eklenince iş iyice çığrından çıkıyor.

Ama dik dur, eğilme sevgili insan kaynakları gönüllüsü! İşte bu yazıyı senin elini kuvvetlendirmek ve bu sorular karşısında strese girmeden, kan beynine sıçramadan yaptığın işi tane tane anlatmanı kolaylaştırmak için yazıyoruz. Unutma, biz senin tarafındayız!

Müsaadenizle “insan kaynakları” tamlamasını yazı boyunca herkesin yaptığı gibi İK olarak kısaltıp kullanacağız.

1. Öncelikle insan kaynakları nedir (veya insan kaynakları departmanı nedir) sorusunu yanıtlayalım!

İK departmanı şirketlerin çalışan profilini belirleyen, adaylar arasından şirkete uygun olanları seçen, onlarla tanışan, onları işe alan, şirkete adapte eden ve tüm bu süreçleri titizlikle takip eden, çalışanların taleplerini alan ve karşılayan departmandır.

Kısacası İK, şirketteki tüm insanların yani personelin şirkete verimli olacak şekilde yönetilip yönlendirilmesinden sorumlu departmandır, birazdan adım adım detaylara da gireceğiz.

2. İşe alım için iş ilanı oluşturmanın incelikleri

Geldik birinci adıma, yani herkesin çok kolay sandığı ama gerçekte hiç de kolay olmayan o sürece: İşe alım için iş ilanı oluşturma faslı. Burada çok kritik dengeler var. İlan oluşturulacak pozisyonu tam olarak anlatabilmek, yapılacak işleri ve o işlerin doğurduğu gereklilikleri net bir şekilde tarif etmek, alınacak kişinin niteliklerini doğru tespit edebilmek ve uzun vadeli bir birlikteliğin ilk adımlarını atmak.

Yo dostlar yo, İK’cı olmak daha ilk adımdan zor. Hem şirketi tanı, hem pozisyonları bil, hem bunları doğru ifade et…

3. Başvurular arasından ideal adayın seçilmesi

Türkiye gibi genç nüfusun sonsuz olduğu bir ülkede, her yıl vasıflı vasıfsız iki yüz kadar üniversite on binlerce öğrenciyi mezun ederken, yani iş bulma talebi, yeni çalışana olan ihtiyaçtan çok daha fazla olunca 2 kişilik bir iş için yeri geliyor binlerce aday başvuru yapıyor.

Bu adayları şirketin istekleri ve pozisyonun ihtiyaçları doğrultusunda görüşülebilecek sayılara indirebilmek bile başlı başına korkunç bir mesai ama bu mesai tabii ki hiçbir İK’cıyı yıldırmadı, yıldıramaz da!

4. İş görüşmeleri ya da bir diğer adıyla mülakat süreci

Yüzlerce öz geçmiş (CV) arasından ideal olanlar seçildi ve geriye onları şirkete davet edip yüz yüze tanımak kalıyor. İbretlik iş görüşmesi soruları başlıklı yazımızda bu konuya değinmiştik, isteyenler tekrar burdan göz atsın.

Mülakat sürecinde insan sarrafı olmak çok önemli, karşıdaki aday gerçekleri mi söylüyor, şirkete faydalı olacak mı, ortama uyum sağlayabilir mi ve bunlar gibi daha birçok soruyu karşıdakinin yüzünden, gözünden, konuşmalarından, hal ve tavırlarından anlamak gerek. İşte kahraman İK’cılar bu yüzden var.

5. İşe alım tamam, şimdi sırada yeni personeli resmi olarak şirkete kaydetmek var

En ideal adayı buldunuz, seçtiniz, siz onu şirket adına sevdiniz, o da sizin şirketi ve koşulları sevdi, el sıkıştınız. Şimdi bu işin bir de evrak boyutu var. Artık yeni çalışanınızın tüm özlük dosyalarını toparlamak, düzenlemek ve kayıt altında tutmak sizin göreviniz. Resmi belgeler, şirketin özel olarak talep ettiği belgeler, sizin çalışana dair aldığınız notlar ve daha nice dosya… Bir ton iş daha!

6. Oryantasyon ve adaptasyon süreçlerinin yönetimi

İşe alım tamam, evrak işleri tamam, geldik yeni çalışanın şirkete alıştırılması sürecine. Bu noktada doğru programı yapmak, yeni çalışanı gerekli kişilerle tanıştırıp işi öğrenmesini ve şirketi sevmesini sağlamak tamamen İK’cının kontrolünde.

Yeni girdiğiniz bir ortamda size doğru bir oryantasyon programı yapılır ve doğru kişilerle tanıştırılırsanız kendinizi hızlıca oranın bir parçası gibi hissedersiniz. Eğer bu planlama düzgün yapılmazsa belki daha bir ay bile olmadan ortamdan uzaklaşırsınız ve onca çaba ve mesai herkes için boşa gider. Anlayacağınız üzere yine iş İK’cılara düşüyor.

7. Çalışanların en büyük derdi tatil zamanları ve bu derdin de dermanı İK departmanı

Yeni çalışan alma sürecini yukarıdaki maddelerde anlattık, şimdi İK departmanının tüm şirket çalışanlarını ilgilendiren görev ve sorumluluklarına gelelim. İzin, izin, izin! O cefâkar İK departmanı çalışanları olmasa belki yılda 2 haftalık izninizi bile doğru düzgün yapamayacağınız biliyor musunuz?

Çalışanların izin taleplerinin birbiriyle çakışmaması, şirketin de çalışanın da mağdur olmaması, herkesin adil bir şekilde çalışıp adil bir şekilde tatil yapması da İK’cıların elindedir. Tabii ki izin talep ve onaylarının takibi, kullanılan ve kalan izinlerin tespiti de bu işin bir diğer zor tarafıdır.

8. Hangi ekipman hangi çalışana zimmetli, kim ne kadar avans istedi?

Şirketten şirkete değişiklik gösterse de pek çok firmada mesai ücretleri, masraf formları, avans talepleri de önce insan kaynakları departmanından geçer sonra muhasebeye ulaşır, tabii bunun takibini ve kaydını tutmak da çileli İK’cıların bir diğer görevidir. Tabii bir de şirketin görevi gereği çalışana zimmetlediği araç gerecin takibi de yine çoğu firmada İK’dan geçer.

9. Peki performans ve memnuniyeti kim ölçecek? Tabii ki İK’cı!

Evet şirkete yeni birilerini alıp yerleştirmekle işler bitmiyor. Hali hazırdaki çalışanları da ekibe yeni katılanları da belli aralıklarla değerlendirmek, varsa memnuniyetsizliklerini ve sebeplerini öğrenmek, bunları gidermek için gerekli adımları atmak da “Amaaaan ne iş yapıyorlar ki canııııım!” dediğiniz sevgili insan kaynakları çalışanımızın görevi.

Neyse ki 360 performans değerlendirmesi gibi yoğun emek gerektiren anketleri de artık çalışanların bilgisayar üzerinden yanıtlayabilecekleri platformlar var ama yine de anketi yapıp sonuçları toparlamak eskisine oranla çok hızlı olsa da çözüm üretme süreci daima meşakkatli bir süreç.

10. Şirket içi görüşmeler, iyileştirmeler ve sürdürülebilirlik

Evet düzenli değerlendirmeler yapıldı, sonuçlar analiz edildi, problemleri olan çalışanları teker teker çağırıp o problemlere çözüm aramak da çileli İK’cımızın görevi.

Yeri geliyor birer Güzin Abla oluyorlar yeri geliyor çalışanla patron arasında bir köprü. Bazen sizi hayatınızı karartan bir pozisyon veya departmandan kurtarıp yeni ufuklar açacak bir yere yönlendiriyorlar bazen de moralinizi yükseltip kendinize olan inancınızı tazelemenize yardımcı oluyorlar. Daha ne yapsın bu insanlar?!

11. Peki şirket ruhu yaratma?

Teker teker herkese şirketi anlatıp sevdirmek hem zor hem de ekip ruhuna uygun olmayabilir. Bu noktada ne oluyor peki? Sevgili İK’cılar hemen ekip çalışmaları, oyunlar, şirket pikniği gibi etkinlikler bularak şirket kültürünün oluşmasına ve insanların hep birlikte bir şeyler yapmasına vesile oluyorlar.

Bu bir takım çalışması eğitimi de olabilir, ofisçe çıkılan bir akşam yemeği de, çalışanların doğum günlerinde yapılan sürpriz kutlamalar da, artık şirket takvimine ne uyuyorsa!

12. Raporlamalar raporlamalar raporlamalar…

Profesyonel hayatta işler dönüp dolaşıp rakamlara geliyor. Hangi departmanın aylık masrafı daha çok, hangi şubede çalışan değişimi oranı çok yüksek, şirketteki erkek kadın çalışan oranı ne gibi pek çok sorunun cevabını önünde raporlanmış halde görmek isteyen yönetici veya patronlar oluyor ki böylece çalıştığınız şirketin geleceğine yön verebilsinler.

Yine bu güzide iş de tıpkı diğerleri gibi sevgili İK departmanımızın ellerinden öpüyor. Tamam Kolay İK kullanıyorsanız belki raporları tek tık ile çekebiliyorsunuz ama yine de ismi bile korkutucu.

13. Şimdi gidin o İK’cıya sarılın!

Şimdi bu yazıyı okuduktan sonra hâlâ İK nedir? İK’cı dediğin ne iş yapar ki gibi cümleler kuruyorsunuz vallahi size diyecek bir lafımız yok. Biz sizin yerinizde olsak koşup ilk gördüğümüz İK’cıya sarılır affını dilerdik. Belki bu çilekeş insanların acıları böylece biraz da olsa hafifler.

Ve siz İK’cılar, sizler de bu yazıyı elden ele uzatın, paylaşın, anlatın ki insanlar sizin ne işlerle boğuştuğunuzu bilsinler, hakkınızda rahat rahat ileri geri konuşamasınlar. Bir şirketin can damarlarından birinin insan kaynakları departmanı olduğunu, personel yönetimi doğru düzgün yapılmayan hiçbir şirketin ayakta kalamayacağını öğrensinler!

Bir de ufak bir not: Şayet Kolay İK kulanırsanız bu yukarıdaki işlerin büyük kısmını, hatta personel yönetimine dair olan tüm işlerinizi (özlük dosyalarının tutulmasıizin ve harcama yönetimiraporlamaeğitimler360 performans değerlendirmezimmet yönetimi…) çok daha kolay ve güvenli bir şekilde halledebilirsiniz, hem de çok uygun fiyatlara!

İnanmıyorsanız hemen kayıt olup yazılımı ücretsiz olarak denemeye başlayın!

Dijital Pazarlama Yöneticisi

Hemen kullanmaya başlayın, işinizi geleceğe taşıyın
Ücretsiz deneyin

Kurulum gerektirmeden kendi demo hesabınızı oluşturun, Kolay İK'yı tanıyın

Ücretsiz Deneyin
Dijital Köprü ayrıcalıkları

QNB Finansbank Dijital Köprü kampanyası ayrıcalıklarını görmek için tıklayın

Bilgi Alın