İş yerinde etkili iletişim ipuçları

Etkili iletişim kurma becerileri sadece iş dünyası için değil, tüm sosyal ilişkilerde hayatı kolaylaştıran bir kabiliyet. Ancak söz konusu sağlıklı bir iletişim ağı oluşturmak olduğunda, bunun tek tarafın çabasıyla başarılamayacağı da ayrı bir gerçek. Etkili iletişim ağı oluşturmak bir ekip işidir.

İş yerinizde etkili iletişim ağı oluşturmak, sadece ekibiniz arasındaki ilişkiyi sağlamlaştırmakla kalmaz, sağladığı pozitif enerji ile çalışanlarınızı motive eder ve hedeflerinizi başarıyla gerçekleştirmenizde büyük katkı sağlar. Ofisinde iletişimsizlik yaşayan biriyseniz, aslında ne demek istediğimizi anlıyorsunuzdur; birbirinden kopuk ilerleyen süreçler, planlama eksiklikleri, üzerinde kafa yorulmamış fikirler, gerginlikler ve bir türlü derli toplu hale getirilemeyen uzun ve karmaşık yazışmalar... Ofis içi kötü bir iletişimin varlığını belli eden bu birkaç örnek bile şirketinizi varoluş amacından ve hedeflerinden çok uzaklara sürükleyebilir.

Yöneticilerin, eğitimcilerin ve çalışanların %86'sı iş yerindeki başarısızlıkların gerçek sebebinin etkisiz iletişim ve zayıf iş birliği olduğunu ifade ediyor.

Kabul edelim, iletişim sorunlarını sıfıra indirmek neredeyse imkansız, her ekipte bazen anlaşmazlıklar ve küçük çatışmalar olabilir. Ancak etkili iletişim ağı oluşturmanızı sağlayacak bazı önerilere dikkat ederek, iletişim sorunlarını minimumda tutabilir, var olan sorunları ise daha büyük sorunlara yol açmadan çözebilirsiniz. Elbette öncelikle etkili iletişim nedir sorusunun cevabını tam anlamıyla kavramak gerekir.

Etkili iletişim nedir?

“Günaydın, merhaba, nasılsın”, insanlarla iletişim kurmak için en çok kullandığınız kelimeler olabilir; ekip arkadaşlarınızla da öyle. Bu sözcükler sayesinde iletişime açık olduğunuzu belli edersiniz; bir anlamda ilk adımı atarsınız. Ancak iş yerinde iletişim denildiğinde asıl kastedilen, işiniz gereği sahip olduğunuz sorumlulukları yerine getirmek için yöneticileriniz ve diğer çalışanlarla kurmak zorunda olduğunuz ilişkidir. Çalıştığınız projenin güncel durumu, yöneticilere ve ekip arkadaşlarınıza vereceğiniz geri bildirimler, fikir alışverişleri, işle ilgili şirket içi yazışmalar bu iletişimin kapsamına girer. Ahenk içinde ilerleyen bir iletişim ağı, organizasyonun bütünlüğünü sağlama konusunda kritik bir öneme sahiptir.

Amerikalıların %80'inden fazlasına göre çalışanlar arası etkili iletişimin sağlanması, işverenlere güven duymayı kolaylaştırıyor.

Etkili iletişim ağı oluşturmanın iş yeriniz için faydaları

İş yerinde iyi bir iletişim ortamı oluşturmak, üretkenlikten müşteri ilişkilerine, şirketinizin başarısından oluşturacağınız kültüre kadar pek çok şeye yansıyacağı ve katkı sağlayacağı için önemlidir. Etkili bir iletişim ağı kurmanın hem çalışanlarınız hem de şirketiniz açısından oluşturacağı faydaları şöyle sayabiliriz:

• İş birliğini artırır: İşleri konusunda birbirlerini yeterince bilgilendiren çalışanlarınızın birbirlerine uyum göstererek, iş birliği içinde çalışması çok daha kolaydır.
• Kriz yönetimini kolaylaştırır: İletişim sorunları, bir kriz anının etkilerini daha şiddetli hale getirebilir. Sorunları şeffaf bir şekilde konuşabilen, etkili iletişim kurabilen ekipler, birlikte hareket ederek çözüm bulma konusunda daha profesyonel davranabilirler.
• Verimliliği artırır: Zayıf iletişim becerileri projelerin teslim tarihlerinin uzamasına ve ortaya konan işlerin kalitesinin düşmesine yol açar. Etkili bir iletişim ağı oluşturmaksa ekiplerin uyum içinde ve daha büyük bir motivasyonla çalışmalarını sağlar.

McKinsey tarafından yapılan bir araştırmaya göre geliştirilmiş iletişim ve iş birliği becerileri, çalışanların üretkenliğini %20-25 oranında artırabilir.

• Çalışan bağlılığını artırır: Şirketinizde iyi bir iletişim ortamının kurulması, çalışanlarınızın daha mutlu bir ortamda çalıştıkları anlamına gelir. Çalışanlarınızın iş yerlerine ve ekip üyelerine ait hissetmelerini sağlayan bu durum, verimliliklerine yansırken diğer tarafta onları yeni iş arayışlarına itmeyeceği için şirketinizin çalışan sirkülasyonunu da azaltır.
• Yaratıcı fikirleri teşvik eder: Etkili ve açık iletişimin mümkün olduğu bir ortamda, insanlar fikirlerini paylaşma konusunda daha cesur davranabilirler. Yöneticilerin ve ekip üyelerinin beyin fırtınası yapabildikleri bir ortamda şirketinize değer katacak inovasyonlar geliştirilebilir.
• Şirketinizin imajını güçlendirir: Etkili iletişim, uyumlu ve mutlu çalışanlar, verimli iş süreçleri, artan müşteri memnuniyeti... İletişimin pek çok kapıyı açacak anahtar olduğu doğru. Bu imaj, sizinle çalışmak isteyen kişilerin ve kurumların sayısında da fark yaratır.

İş yerinizde nasıl etkili iletişim ağı oluşturursunuz?

‍

Şimdi asıl konuya gelelim, iş yerinizde etkili bir iletişim ağını nasıl oluşturabilirsiniz? Aslında bu, pek çok bileşene sahip bir stratejiyle var olabilir. Bu konuda size yardımcı olacak birkaç önerimiz var.

• Çalışanlarınızdan beklentileriniz konusunda net olun: Bir iş konusunda yanlış anlaşılmalar, sadece zaman kayıplarına değil, boşa sarf edilen iş gücü sebebiyle gerginliklere de yol açar. Bunun önüne geçmek için net talimatlar verin ve çalışanlarınızın sorumluluklarının farkında olduğundan emin olun.
• Çalışanlarınızın ihtiyaçlarını anlayın: Etkili bir iletişim kurmanın en önemli kriterlerinden biri herkesin kendini rahat hissedeceği bir ortam yaratmaktır. Ofise gergin bir şekilde gelen ve sürekli diken üstünde olan bir çalışanın sağlıklı iletişim kurmasını bekleyemezsiniz. Çalışanlarınızı daha yakından tanımaya ve onların da birbirlerini tanımalarını sağlayacak ortamlar yaratmaya çalışın. Böylece onları daha yakından tanıyarak, ihtiyaçlarını daha iyi anlayabilirsiniz.
• İletişiminizi güçlendirecek teknolojik araçlardan faydalanın: Dijital dönüşüm ve teknolojik gelişmeler, iletişim konusunda da birçok yenilikçi çözümü hayatımıza soktu. Çalışanlarınızın ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre farklı kanallar kullanmak, daha kolay iletişim kurmanızı sağlar.
• Yüz yüze iletişim kurun: İletişim ne söylediğiniz kadar nasıl söylediğinizle de ilgilidir ve yazı dilinin ses tonu, jest ve mimiklerden azade olduğunu aklınızdan çıkarmayın. Çalışanlarınızla mümkün olduğunca yüz yüze görüşerek hem birbirinizi daha iyi tanıyabilir hem de söylemek istediklerinizi yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde aktarabilirsiniz. Uzaktan çalışanlarınızla sesli ya da görüntülü görüşmeler düzenleyerek bu açığı kapatabilirsiniz.
• İletişimin iki yönlü olduğunu unutmayın ve dinlemeye özen gösterin: Cevaplamak için değil anlamak için dinleyin, böylece önemli olan konuya odaklanabilirsiniz. İletişim sorunlarının çoğunun gerçekten dinlememekten kaynaklandığını unutmayın.
• Açık iletişim ortamı yaratın: Açık iletişimin mümkün olduğu ortamlarda insanlar sorumluluk almaktan, hatalarını sahiplenmekten ve düşüncelerini dile getirmekten çekinmezler. Böyle bir ortam daha çözüm odaklıdır.
• Geri bildirim kültürü oluşturun: Açık iletişim kültürünün benimsendiği şirketlerde geri bildirim kültürü de gelişmeye müsaittir. Çalışanlarınızın geri bildirimde bulunabileceği uygulamalar kullanın, onlara açıkça fikirlerini sorun ve cevaplarını önemsediğinizi gösterin.
• Başarıları kutlayın: Geri bildirim çift yönlü bir eylemdir. Sadece çalışanlarınızdan geri bildirim beklemek yerine, başarılarını kutlayarak siz de onlara geri bildirimde bulunun. Bu motivasyonlarını artıracağı gibi iletişim kurmaya daha açık olmalarını da sağlayacaktır.

Kolay İK ile etkili iletişim için daha çok veriye sahip olun

İnsan kaynakları ve personel yönetimi uygulaması olan Kolay İK ile daha etkili bir iletişim ağı oluşturmak için toplantılar, davetler, yemekler ve eğitimler düzenleyebilir, çalışanlarınızı bu etkinliklerden haberdar edebilirsiniz. Ayrıca çalışanların mesailerini takip edebilir, izin, avans, ikramiyeleri planlayabilir ve her an ulaşmaları gereken dokümanları onlarla paylaşabilirsiniz. Şimdi tıklayın, Kolay İK’yı 15 gün boyunca ücretsiz deneyin.

Kaynakça:

https://leadgrowdevelop.com/communication-in-the-workplace-statistics-for-2020/

https://www.slideshare.net/LexiconDSM/9-statistics-that-prove-you-need-internal-communications

https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy